2023_CBS_04094 - Collegebeslissing betreffende de projectoproep Gemeente zonder Gemeentehuis - Projectvoorstel Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger - Uitvoeren van een gebruikersonderzoek

Gelet op het initiatief van ABB 'Gemeente zonder gemeentehuis', een relanceproject waarbij Vlaanderen steden en gemeenten ondersteunt die samen innovatieve, digitale oplossingen uitwerken om hun dienstverlening en interne werking klantgerichter te maken; dat de opening van de eerste projectoproep gelanceerd werd op 21 september 2021;

Gelet op de beslissing van de Vlaamse regering van 9 december 2022 betreffende het plan Vlaamse Veerkracht: subsidie voor het transformatieve ontwikkelings- en implementatietraject in het kader van de zesde oproep 'Gemeente zonder gemeentehuis'; 

Gelet op ACT-2047 Gemeente zonder gemeentehuis in het meerjarenplan 2020-2025;

Gelet op ACT-2098 Gemeente zonder gemeentehuis - Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger in het meerjarenplan 2020-2025;

Gelet op ACT-1587 Onderhouden van de gemeenteapp zoals opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025;  

Gelet op ACT-1630 Ontwikkeling en verdere uitrol Smart City-initiatieven (Smart Flanders-programma ABB) zoals opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025;

Gelet op ACT-1343 Toetsen van de afstemming van de dienstverlening op de noden van de beroepsactieve bevolking;

Gelet op ACT-1352 Toetsen van de afstemming van de dienstverlening op de noden van de jongeren;

Gelet op ACT-1353 Toetsen van de afstemming van de dienstverlening op de noden van de senioren;

Gelet op ACT-1354 Toetsen van de afstemming van de dienstverlening op de noden van de verenigingen;

Gelet op ACT-1355 Toetsen van de afstemming van de dienstverlening op de noden van de bedrijven;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 12 september 2022 betreffende de bekrachtiging van de samenwerkingsovereenkomsten voor projectoproep Gemeente zonder Gemeentehuis Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger;

Gelet op het programma Lokale Besluiten en geLinkte Open Data (LBLOD) van het Agentschap Binnenlands Bestuur waarbij lokale besturen in Vlaanderen hun besluiten en andere documenten moeten publiceren en melden als gelinkte open data; dat op deze manier mensen en (zoek)machines de informatie kunnen raadplegen en hergebruiken; 

Gelet op de collegebeslissing van 2 mei 2022 betreffende principebeslissing voorstel project Gemeente zonder Gemeentehuis integratie besluitvorming in Onze Stad App;

Gelet op de collegebeslissing van 22 augustus 2022 betreffende het projectvoorstel Raadpleegomgeving op maat van de burger in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis; 

Gelet op de collegebeslissing van 29 augustus 2022 betreffende de samenwerkingsovereenkomsten voor het projectvoorstel Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger in het kader van de projectoproepen Gemeente zonder Gemeentehuis;

Gelet op de collegebeslissing van 11 april 2023 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, raming, gunningswijze en uit te nodigen firma's voor de opdracht 'Gemeente Zonder Gemeentehuis (GZG) - Raadpleegomgeving in de broekzak van de burger';

Gelet op de collegebeslissing van 11 september 2023 betreffende de projectoproep Gemeente zonder Gemeentehuis - Projectvoorstel Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger - Partnership overeenkomst Digitaal Vlaanderen;

Gelet op de bijkomende voorwaarde in het subsidieproject ACT-2098 van het Agentschap Binnenlands Bestuur om een verplichte nulmeting uit te voeren;

Gelet op het gegeven dat een nulmeting moet gebeuren vóór aanvang project, bij voorkeur in Q1 2024, met een nieuwe meting na de oplevering van het project in Q4 2025 - Q1 2026;

Overwegende dat het project "Gemeente zonder gemeentehuis" kadert in het relanceplan Vlaamse Veerkracht, een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19; dat het relanceplan is onderverdeeld in 7 speerpunten, 35 clusters en 180 projecten; dat digitale transformatie één van de zeven prioriteiten is in het Vlaamse relanceplan; 

Overwegende dat om digitale transformatie bij lokale besturen te versnellen, de Vlaamse Regering de subsidieoproepen ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ inricht; dat een projectsubsidie Gemeente zonder Gemeentehuis inhoudt dat 80% van de totale kosten voor digitale transformatie gesubsidieerd wordt door Vlaamse relancemiddelen;

Overwegende dat in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis projectoproep 6 – specifiek gericht op grootschalige transformaties – het projectvoorstel ‘Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger’ is uitgewerkt; 

Overwegende dat de centrale doelstellingen van het project zijn:

1. Het verkleinen van de afstand tussen de burgers en beleidsmakers;
2. Het bereiken van een betere betrokkenheid van burgers bij besluitvorming;
3. Het realiseren van een betere toegankelijkheid van de raadpleegomgeving;
4. Het behalen van een hogere klantvriendelijkheid van de raadpleegomgeving;
5. Het opzetten van een app-first strategie als beste en meest inclusieve manier om de burger te bereiken.

Overwegende dat dit voorstel past binnen eerdere initiatieven van het lokaal bestuur, met name het gebruik van de gemeentelijke app en de deelname aan het LBLOD-project; 

Overwegende dat via de raadpleegomgeving burgers toegang krijgen tot de openbaar toegankelijke beslissingen van de beleidsorganen; dat de huidige raadpleegomgeving een solide omgeving is, maar berust op een goed geïnformeerde gebruiker die het jargon en reilen en zeilen van lokale besturen kent om zoekacties tot een goed einde te brengen; dat het geen omgeving is waar een ‘doorsnee’ inwoner gemakkelijk inzicht krijgt in het werk van de lokale beleidsmakers; 

Overwegende dat Gemeente zonder Gemeentehuis de opportuniteit biedt om deze grootschalige transformatie op vlak van beleidsnabijheid voor de burger en gelinkt notuleren voor de lokale besturen te realiseren met een projectsubsidie van 80%; dat de lokale besturen die het projectvoorstel indienen, een voortrekkersrol opnemen en de toon zetten op vlak van gelinkt notuleren en open data voor de komende jaren;

Overwegende dat volgende besturen hun officiële akkoord hebben gegeven om deel te nemen aan het project: 

• Aalst 
• As
• Beringen 
• Berlaar
• Gent
• Haacht 
• Halle 
• Lommel
• Nijlen 
• Opwijk
• Sint-Truiden  
• Zemst 

Overwegende dat de kostprijs voor het OSLO traject met Digitaal Vlaanderen opgevangen wordt door de subsidies die deel uitmaken van de financieringsbron SWO000 relancemiddelen ontvangen van Agentschap Binnenlands Bestuur;

Overwegende dat een werkgroep opgericht werd met de deelnemende besturen om de nulmeting op te stellen. Met de werkgroep werd beslist om de nulmeting uit 3 onderdelen op te maken:

1. Stadmonitor resultaten d.d. 2020 (bijlage 1). De resultaten van 2023 worden gepubliceerd in januari 2024 en zullen toegevoegd worden;
2. Statistieken externe website raadpleegomgeving van de deelnemende besturen via Matomo (bijlage 2);
3. Enquête met doelgerichte vragen (bijlage 3).

Overwegende dat de resultaten van de Stadsmonitor te generiek zijn; dat niet-gerelateerde beleidsbeslissingen tot dit project de resultaten van de Stadsmonitor kunnen beïnvloeden;

Overwegende dat de leverancier Cipal geen gratis websitestatistieken meer voorziet op de raadpleegomgeving van de lokale besturen, sinds Google Analytics volgens de GDPR-regelgeving uitgesloten werd; er een betalende GDPR-proof leverancier ingeschakeld dient te worden; dat de leverancier Cipal kosteloos de integratie van Matomo invoegt in de notuleringssystemen Notula en e-Notulen; dat een licentiekost verbonden is aan het gebruik van Matomo als statistiektool; dat een analyse uitgevoerd werd om een inschatting te bepalen (bijlage 2); dat de vermoedelijke kost tussen 585 en 1050 euro bedraagt, naar gelang de duurtijd van het project tot een korte tijd na het afsluiten van het project en het vermoedelijk aantal hits; dat een afzonderlijke licentie vereist is en niet gehangen kan worden aan de Matomo licentie van het project websitevernieuwing van de websiteleverancier LCP; dat het budget kan gebruikt worden van het project vernieuwing van de website 2023/ACT-1869/0119-23/240100/GEMEENTE/CBS/0/IP0802_003;

Overwegende dat de uitvoering van een doelgerichte bevraging, aan een brede doch gerichte doelgroep, met specifieke vragen in directe relatie tot dit project; dat een enquête samengesteld werd met maximaal 10 gerichte vragen; waarbij zo veel mogelijk Aalterse klantentypes bevraagd zullen worden; dat de enquête zowel digitaal als op papier ter beschikking wordt gesteld; zowel via sociale media als via de balie verspreid wordt; dat aan de collega's gevraagd wordt om familie en vrienden uit te nodigen tot de bevraging; alsook via andere kanalen (bijlage 1);

Overwegende dat de enquête door de 13 deelnemende besturen uitgevoerd wordt, indien hun beleid dit goedkeurt;

Overwegende om de enquête te lanceren bij de start van het nieuwe jaar 2024; met een doorlooptijd van 5 maanden; om de resultaten van het lokaal bestuur Aalter en andere lokale besturen te verwerken en te interpreteren in Q3 2024; dat mochten er specifieke bemerkingen uit de bevraging naar boven komen, deze eventueel mee opgenomen kunnen worden in het traject van het project;

Overwegende om aan deelnemende personen (met uitzondering van medewerkers lokaal bestuur en mandatarissen) Aalterbonnen te waarde van 25 euro te verloten; tot 100 deelnemers 5 Aalterbonnen; tussen 200-300 deelnemers 10 Aalterbonnen, enz.