2023_CBS_02910 - Collegebeslissing betreffende het principe voor de inrichting, de uitrusting en de omgevingsaanleg van het multifunctioneel centrum op de kloostersite (PG-0010)

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en latere wijzigingen;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren (140.000,00 euro excl. btw);

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 12 juli  2022 betreffende de goedkeuring van de aangepaste raming voor de opdracht Sloop, ontwerp en bouw van een multifunctioneel centrum op het voormalig Kloosterdomein in Knesselare, ten bedrage van 9.377.638,81euro (incl. btw); 

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020 – 2025 van het lokaal bestuur, waarbij voor de aanleg van de buitenomgeving kloostersite 420.000,- euro werd ingeschreven en voor de binneninrichting en uitrusting van het multifunctioneel complex 850.000,- euro;

Gelet op de collegebeslissing van het pre-fusiebestuur Knesselare van 16 september 2015 betreffende de aankoop van tafels, stoelen en transportkarren voor het ontmoetingscentrum Kloosterstraat in Knesselare;

Gelet op de collegebeslissing van 12 april 2021 betreffende de goedkeuring van de scope voor het multifunctioneel centrum in Knesselare;

Gelet op de collegebeslissing van 12 juli 2022 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht Sloop, ontwerp en bouw van een multifunctioneel centrum in Knesselare aan Tijdelijke Maatschap BASIL-AB, Langendamdreef 32 in Aalter;

Gelet op de collegebeslissing van 24 oktober 2022 betreffende de goedkeuring van het contract voor de opdracht Sloop, ontwerp en bouw van een multifunctioneel centrum in Knesselare, waarin de gescheiden facturatie Aannemer-Opdrachtnemer en Ontwerper-Opdrachtnemer is opgenomen;

Gelet op de collegebeslissing van 27 februari 2023 betreffende het verlenen van een omgevingsvergunning (OMV_2022118968) in Aalter, Kloosterstraat 77A voor de realisatie van een nieuw multifunctioneel centrum en het vellen van bomen;

Gelet op de collegebeslissing van 20 maart 2023 betreffende het uniformiseren van de uitrusting in gemeentelijke gebouwen in functie van de geplande nieuwbouwprojecten, waaronder het multifunctioneel centrum in Knesselare;

Overwegende dat volgende essentiële uitrusting noodzakelijk is voor de ingebruikname van het multifunctioneel centrum en niet vervat zit in de oorspronkelijke opdracht Sloop, ontwerp en bouw van een multifunctioneel centrum in Knesselare: 

Overwegende dat de vermelde aantallen indicatief zijn en geoptimaliseerd kunnen worden bij verdere uitwerking van de opdracht;

Overwegende dat conform en in navolging van de collegebeslissing van 20 maart 2023 betreffende het uniformiseren van de uitrusting in gemeentelijke gebouwen in functie van de geplande nieuwbouwprojecten volgende essentiële uitrusting als afzonderlijke opdracht voorzien wordt via de meest gerede procedure:

• levering van alle sanitair materiaal (toiletborstels, zeepdispensers, houders voor handdoekpapier, vuilnisbakken, hygiënische vuilbakjes) via het raamcontract met de firma BOMA (Noorderlaan 131 in Antwerpen), in samenspraak met de cel Gebruiksbeheer en Evenementen,  en de uitgaven te betalen met het beschikbare krediet onder budgetsleutel 2023/ACT-1734/0705-39/221007;
• levering van koffieautomaten (schenktoog, leskeuken en kinderopvang) via het raamcontract met de firma Selecta nv (Industrieweg 10 A in Boom), en de uitgaven te betalen met het beschikbare krediet onder budgetsleutel Gelijkblijvend Beleid van de cel Communicatie, Coördinatie en IT;
• aankoop van het nodige ICT-materiaal (raming 80.338,13 euro incl. btw): 2 beamers, 1 informatiescherm (zalengebruik), 1 I-screen (slim stadsmeubilair), de nodige WIFI-hotspots en de switching volgens de meest gerede procedure via de cel Communicatie, Coördinatie en IT, en de uitgaven te betalen met het beschikbare krediet onder budgetsleutel 2023/ACT-1734/0705-39/240100;
• aankoop van podiumelementen (raming 41.675,70 euro incl. btw) volgens de meest gerede procedure via de cel Gebruiksbeheer en Evenementen, en de uitgaven te betalen met het beschikbare krediet onder ACT-1734/1734/0705-39/221007;
• levering van opklapbare tafels (raming 32.404,77 euro incl. btw): 76 stuks en 2 transportkarren, rekening houdend met de verbetervoorstellen, via het raamcontract van de Creat aankoopcentrale (Stropstraat 1 in Gent) met de firma Sedus;
• levering van stapelbare stoelen (raming 13.028,43 euro incl. btw): deels te recupereren uit het bestaand ontmoetingscentrum in Knesselare (154 stuks), deels aangevuld met 150 nieuwe identieke exemplaren inclusief 7 transportkarren, leverbaar uit stock via de oorspronkelijke leverancier Metafox nv (Stationsstraat 176 in Ardooie);

Overwegende dat de 154 bestaande stoelen uit het ontmoetingscentrum in Knesselare in goede staat verkeren en kunnen gerecupereerd worden; dat de oorspronkelijke leverancier nog een rest van dit type stoelen op stock heeft en aan een gunstige prijs kan aanbieden; 

Overwegende dat de 48 bestaande tafels in het ontmoetingscentrum in Knesselare al te zeer zijn beschadigd; dat bij de aankoop van nieuwe tafels rekening gehouden wordt met de verbetervoorstellen (transporteerbaar, stevig werkblad met afgeronde hoeken om schade te vermijden);

Overwegende dat het bibliotheekmeubilair, omvattende alle bibliotheekrekken en ander bibliotheekmeubilair volgens de opsomming hierboven (een frontlader, twee boekenwagens, de nodige zitgelegenheden (met uitzondering van de stoelen) en tafeltjes, schrijnwerk), op vlak van keuze van de materialen en de kleurzetting het architecturaal ontwerp in hoge mate mee bepaalt; dat de inrichting van de bibliotheek Knesselare losgekoppeld wordt van de inrichting van de bibliotheek in Ursel omdat het gaat om een totaal andere inrichting, het project in handen is van andere ontwerpers, de plaatsing op een totaal andere locatie moet gebeuren, de kleurzetting wellicht anders zal zijn, de koppeling van de beide dossiers omwille van de hierboven genoemde redenen wellicht geen financiële voordelen zou opleveren, en dit mogelijks een ernstige vertraging van uitvoering zou betekenen; dat het ontwerp van het meubilair afgestemd moet worden op de beschikbare ruimte en dient opgemaakt te worden op basis van de door de bibliotheek aangeleverde collectiegegevens en in overleg met het bibliotheekpersoneel;

Overwegende dat het meubilair voor het Buitenschoolse Kinderopvanginitiatief een zeer divers gamma beslaat (zie de opsomming hierboven) en niet leverbaar is via de Creat aankoopcentrale; dat het geheel van meubels en inrichting een homogene indruk moet geven wat materialen en kleurzetting betreft en het uitzicht en de sfeer van de ruimten bestemd voor de kinderopvang in hoge mate mee bepaalt;

Overwegende dat volgende interieurelementen architecturaal mee bepalend zijn voor de beleving van de ruimte, deel uitmaken van een groter geheel aan schrijnwerk (kasten, tabletten) omdat zij dienen ingebouwd te worden (koelkast), of onlosmakelijk met het gebouw verbonden zijn inzake technische vereisten (stroomtoevoer, stabiliteit, akoestiek):

• de zeteltjes en tafeltjes van de onthaalruimte
• de mobiele koelkast van de foyer
• de podiumdoeken en het podiumbrede scherm
• de lichtbruggen met basistechnieken theater: licht en geluid (op voorstel van de cel Gebruiksbeheer en Evenementen)
• de schminktafel met spiegel voor de artiestenruimte
• de werktafel, de bedieningswagen en de koelkast voor de leskeuken
• kast berging polyvalente ruimte 
• 37 meter tentoonstellingsrails met de nodige ophanghaken;

Overwegende dat de toewijzing van voorgaande elementen als afzonderlijke opdracht, niet alleen nefast kan zijn voor het groter architecturaal geheel, maar ook mogelijks kan leiden tot kostenstijgingen omdat architecturale aanpassingen zich kunnen opdringen, en kan leiden tot vertraging aangezien de infrastructuur in dat geval pas na voorlopige oplevering kan worden aangebracht;

Overwegende dat om voorgaande redenen wordt voorgesteld om de opdracht Studie en uitvoering van de uitrusting en inrichting van het multifunctioneel centrum op de kloostersite, meer bepaald de inrichting van de bibliotheek, de kinderopvang en de interieurelementen die om technische of architecturale redenen onlosmakelijk met het gebouw verbonden zijn, toe te vertrouwen aan het design- en buildteam; 

Overwegende dat de kostprijs voor de opdracht Studie en uitvoering van de uitrusting en inrichting van het multifunctioneel centrum op de kloostersite geraamd wordt op 340.104,80 euro incl. btw;

Overwegende dat de totaliteit van de uitgaven voor de inrichting en de essentiële uitrusting (inclusief afzonderlijke opdrachten) van het multifunctioneel centrum in Knesselare geraamd wordt op 602.742,57 euro incl. btw;  

Overwegende dat in de oorspronkelijke opdracht vaste trussen voorzien zijn voor de polyvalente ruimte; dat een voorstel werd gedaan om de trussen bedienbaar te maken; dat voorgesteld wordt om bij het oorspronkelijke voorstel te blijven en enkel met drie vaste trussen te werken omwille van de aanzienlijke meerkost voor het installeren van een takelsysteem (5.551,59 euro voor vaste trussen, 13.484,27 euro voor manueel bedienbare trussen en 25.074,75 euro voor elektrisch bedienbare trussen) en het esthetische aspect (het bedieningssysteem is performant zichtbaar voor het publiek); dat aan deze keuze geen budgettaire impact is gekoppeld;

Overwegende dat in de omgevingsvergunning volgende bepaling werd opgelegd naar aanleiding van het vellen van 2 ceders en 1 meerstammige linde: "Heraanplanting wordt opgelegd met minstens 5 hoogstammige loof- of fruitbomen naar keuze, maat 10/12. De bomen worden aangeplant op een locatie naar keuze op het perceel van de aanvraag";

Overwegende dat de omgevingsaanleg niet opgenomen is in de gegunde opdracht aan het D&B-team; dat de intentie geuit werd om de basis omgevingsaanleg klaar te hebben tegen de voltooiing van de bouwwerken (juni 2024) aangezien ze noodzakelijk zijn voor de ingebruikname van het gebouw; dat de omgevingswerken deel uitmaken van het project onder ACT-1734 (PG-0010); dat er voor deze omgevingswerken een budget van 420.000 euro is voorzien onder ACT-1734; dat voorgesteld wordt Greet Cleppe en Jolijn Van Eenooghe aan het projectteam toe te voegen in functie van de omgevingsaanleg; 

Overwegende dat in de oorspronkelijke gunning aan het D&B-team 25.000,- euro werd opgenomen als stelpost voor de aankoop van fietsenrekken, zitbanken en vuilnisbakken en 4.221,- euro voor het inzaaien van de globale site; dat bij een gedeeld gebruik van de fietsenberging van de Sint-Franciscus basisschool de uitgave voor de aankoop van de fietsenrekken zou vervallen; dat het uitgraven van de wadi niet nominatief werd opgenomen in de offerte, maar dat dit een onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van de waterhuishouding van de site; dat het daarom noodzakelijk is dat er meer duidelijkheid wordt geschapen tussen het gegunde aandeel en de nog uit te voeren omgevingswerken;

Overwegende dat de kostprijs van de studie en uitvoering van de omgevingswerken die vallen buiten de gegunde opdracht Sloop, ontwerp en bouw van een multifunctioneel centrum in Knesselare (grondverzet, bestrating, wegenis, aanleg speelzone, groenzone en omheiningen, inzaaien, buitenmeubilair en speeltoestellen), geraamd wordt op 685.501,80 euro (incl. btw); 

Overwegende dat de omgevingsaanleg onlosmakelijk is verbonden met de globale inrichting van de site, zowel technisch als architecturaal; dat de toewijzing van de opdracht voor de omgevingsaanleg aan een andere aanbieder nefast kan zijn voor het groter architecturaal geheel, voor technische problemen kan zorgen en  kan leiden tot vertraging in de werken omdat zij pas zullen aangevat worden als alle bouwwerken voltooid zijn;

Overwegende dat daarom wordt voorgesteld om de opdracht Studie en uitvoering van de omgevingswerken op de kloostersite toe te vertrouwen aan het design- en buildteam; 

Overwegende dat bij verdere uitwerking het ontwerp van de omgevingsaanleg dient afgestemd te worden op de beschikbare financiële middelen en de stedenbouwkundige mogelijkheden; 

Overwegende dat de raming voor zowel de opdracht Studie en uitvoering van de uitrusting en inrichting van het multifunctioneel centrum op de kloostersite (340.104,80 euro incl. btw), als voor de opdracht Studie en uitvoering van de omgevingswerken op de kloostersite (685.501,80 euro incl. btw) minder dan 50% van de bestaande opdracht bedraagt;

Overwegende dat de totale raming van de voorgestelde uitbreiding van de oorspronkelijke opdracht Sloop, ontwerp en bouw van een multifunctioneel centrum in Knesselare, gegund aan Tijdelijke Maatschap BASIL-AB, Langendamdreef 32 in Aalter (800.904,- euro incl. btw), lager ligt dan 10% van het oorspronkelijk gegunde bedrag (9.377.638,81 euro);

Overwegende dat in het meerjarenplan 2023/1 2020-2025 onder ACT-1734 Aankoop en sloop klooster Knesselare en ontwikkelen van een nieuwe multifunctionele infrastructuur voor de aanleg van de buitenomgeving kloostersite 420.000,- euro werd ingeschreven op budgetsleutel 2023/ACT-1734/0705-39/221007  en voor de binneninrichting en essentiële uitrusting van het multifunctioneel complex 850.000,- euro beschikbaar is op budgetsleutel 2023/ACT-1734/0705-39/221007; 

Overwegende dat de realisatie van de omgevingsaanleg en inrichting en essentiële uitrusting binnen het beschikbare krediet dient te gebeuren; dat in dat opzicht een optimalisatie van ontwerp, uitvoering en/of aantallen zal doorgevoerd worden bij verdere uitwerking van de opdrachten;