2023_VB_00273 - Beslissing van het vast bureau betreffende de toewijs van de kandidaat voor de concessie voor diensten van negen jaar voor de exploitatie van de sociale kruidenier in de Rijsestraat 1 bus 0A

Gelet op artikel 293 van het decreet over het lokaal bestuur dat stelt dat onroerende goederen van de gemeente en van de autonome gemeentebedrijven altijd vervreemd worden volgens de principes van mededinging en transparantie, behalve als er een motivering wordt gegeven voor een afwijking daarvan;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 15 juli 2020 betreffende de goedkeuring van de jaarlijkse nominatieve subsidie aan vzw De Toevlucht;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 september 2021 betreffende bekrachtiging project Rijsestraat – bouwen van Lokaal Opvanginitiatief, sociale kruidenier en noodwoning.  Beslissing van het vast bureau tot gunning van de opdracht;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 december 2021 betreffende goedkeuring van de nominatieve subsidie aan vzw De Toevlucht   voor de huur van het pand gelegen in de Sint-Jozefstraat 6;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025 van het lokaal bestuur in het bijzonder actie 1738: Bouwen van een ruimte voor een sociaal kruidenier (i.s.m. De Toevlucht), een noodwoning en LOI;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juni 2023 betreffende de goedkeuring aan de concessie voor diensten met leidraad en ontwerpovereenkomst. Sociale kruidenier in de Rijsestraat 1 bus 0A;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 8 juni 2020 betreffende de goedkeuring van een jaarlijkse nominatieve subsidie aan vzw De toevlucht;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 6 december 2021 betreffende de toekenning van een nominatieve subsidie aan vzw De Toevlucht voor het betalen van de huur van het lokaal van de voedselbedeling;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 15 mei 2023 betreffende de principiële goedkeuring aan de concessie voor diensten met leidraad en ontwerpovereenkomst voor het uitbaten van de sociale kruidenier in de Rijsestraat 1 bus 0A;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 17 juli 2023 betreffende de samenstelling van de jury voor het uitbaten van de sociale kruidenier in de Rijsestraat 1 bus 0A;

Gelet op de e-mail van 22 februari 2023 van GD&A Advocaten betreffende het advies over de concessie voor diensten;

Gelet op het ramingsdocument, opgemaakt voor de concessie voor diensten van een sociale kruidenier;

Gelet op het kadastraal plan en legger van de site;

Gelet op de nota van GD&A Advocaten betreffende het advies over de mogelijkheden van de een-op-een toewijzing van een gebruiksrecht;

Gelet op de leidraad, de concessieovereenkomst en het verzoek tot toelichting, opgemaakt door GD&A Advocaten voor de concessie voor diensten van een sociale kruidenier;

Gelet op het ingediende voorstel van De Toevlucht Aalter vzw;

Gelet op het definitief beoordelingsverslag;

Overwegende dat de benedenverdieping van het gebouw in de Rijsestraat 1 bus 0A wordt aangewend als sociale kruidenier; dat een sociale kruidenier instaat voor het aanbieden van kwaliteitsvoeding en basisproducten voor mensen in armoede;

Overwegende dat het gebouw voorzien wordt van een hogere afwerkingsgraad dan casco; dat het volgende ter beschikking gesteld wordt aan de sociale kruidenier: een koelcel, koeltoog en twee diepvrieskoffers; dat de benedenverdieping van het gebouw in de Rijsestraat 1 bus 0A verder wordt uitgerust en ingericht op kosten van de sociale kruidenier; dat de sociale kruidenier het volgende nog moet voorzien: schilderwerken, raamdecoratie, keukenwand incl. toestellen en alles wat betreft los meubilair;

Overwegende dat geopteerd werd om de sociale kruidenier te voorzien door middel van een concessie voor diensten, dit is een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel, waarbij de eigenaar diensten laat verrichten en beheren door een private partij; 

Overwegende dat de onroerende goederen van het lokaal bestuur altijd vervreemd worden volgens de beginselen van behoorlijk bestuur, in het bijzonder de principes van mededinging, gelijkheid en transparantie; dat de geraamde waarde van de concessie voor diensten onder de drempel van 5.382.000 euro (excl. btw) viel, waardoor de concessiewet niet van toepassing was voor de marktraadpleging;

Overwegende dat door GD&A Advocaten een leidraad en een overeenkomst werd geschreven met als voorwerp de exploitatie van de sociale kruidenier in de Rijsestraat; dat deze documenten gepubliceerd werden op het online platform e-Procurement; dat met de publicatie alle geïnteresseerde partijen de kans krijgen om een voorstel in te dienen; 

Overwegende dat de raad voor maatschappelijk welzijn in 2020 goedkeuring verleende om de jaarlijkse nominatieve subsidie van 10.000 euro aan te wenden voor: de ondersteuning van kansarme Aalternaren, de bedeling van voedselpakketten en de uitbating van de sociale kruidenier in de Rijsestraat; dat dit bedrag wordt toegekend aan de sociale kruidenier; dat bij de toewijs van de sociale kruidenier, de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn principieel kan worden opgeheven; 

Overwegende dat in het kader van de concessie voor diensten de benaming van de nominatieve subsidie wordt gewijzigd naar een concessievergoeding van het OCMW aan de begunstigde; dat de concessievergoeding maximaal 20 procent van de inkomsten van de sociale kruidenier mag omvatten; dat bij een concessie voor diensten het exploitatierisico bij de begunstigde dient te liggen; dat wanneer de concessievergoeding groter wordt dan 20 procent van de inkomsten, het risico van de exploitatie wordt verschoven naar de eigenaar; dat dit mogelijks kan leiden tot een herkwalificatie van de concessie voor diensten naar een overheidsopdracht; 

Overwegende dat de jaarlijkse concessievergoeding bepaald werd op maximaal 10.000 euro; dat in het eerste jaar een concessievergoeding uitgekeerd wordt van 10.000 euro aan de begunstigde en daarna de vergoeding jaarlijks te bepalen is op basis van de inkomsten van de sociale kruidenier (met een maximum van 10.000 euro); dat bij een overschrijding van 20 procent van de inkomsten, de concessievergoeding desgevallend verminderd zal worden naar verhouding van de overschrijving van voormeld percentage;

Overwegende dat de duurtijd van de concessie voor diensten vastgelegd werd op negen jaar; dat na deze periode er een nieuwe marktraadpleging noodzakelijk is, waarbij de mogelijkheid bestaat dat de zittende sociale kruidenier de concessie opnieuw krijgt toegewezen voor een nieuwe periode van negen jaar; 

Overwegende dat het dossier gepubliceerd werd op het online platform e-Procurement van 13 juni 2023 tot en met 17 juli 2023 (11u); dat er één voorstel tijdig ontvangen werd; dat de kandidaat, De Toevlucht Aalter vzw, hun voorstel presenteerde aan de beoordelingscommissie op 7 augustus 2023;

Overwegende dat er een definitief beoordelingsverslag werd opgemaakt; 

Overwegende dat er een volledigheids- en regelmatigheidsonderzoek gebeurde aan de hand van de bepalingen in de leidraad; dat de kandidaat voldoet aan de minimale eisen tot deelneming; 

Overwegende dat het voorstel van de kandidaat getoetst werd aan de beoordelingscriteria van uit de leidraad, namelijk: missie en visie, relevante ervaring, plan van aanpak en samenwerking met armoedebestrijdingsinitiatieven; dat de beoordeling van deze criteria hierna wordt uiteengezet:

• Missie en visie (30/30):
  • Missie:
    • Het hoofddoel van de kandidaat is het doorbreken van de vicieuze cirkel van armoede (+).
    • De kandidaat beoogt met de sociale kruidenier een soort van buurtwinkel met kwalitatieve producten aan sterk verminderde prijzen, als alternatief voor voedselpakketten. Op die manier wenst de kandidaat de cliënten enerzijds nog meer te versterken in de eigenwaarde en anderzijds de kans te geven om de boodschappen en gezinsbudgetten beter te kunnen managen en plannen (+).
    • De kandidaat wil een blijvende ontmoetingsplaats aanbieden, waar mensen van de doelgroep een luisterend oor vinden. Ook partners kunnen van deze ruimte gebruik maken, om het hulpverlenend netwerk rond de steunvrager mee te vormen (+).
    • Er is niet duidelijk omschreven waarom de beoogde sociale kruidenier in Aalter noodzakelijk is, maar men geeft wel aan dat zij reeds aan 723 individuele gezinnen/steunvragers hulp hebben geboden in Groot-Aalter en Ruiselede, goed voor meer dan 3.000 personen (+).
  • Visie:
    • De voedselhulp beantwoordt aan een basisbehoefte die niet is ingevuld. De kandidaat stelt dat het aanbieden van voedselhulp een middel is om de steunvrager te leren kennen en om vertrouwen te winnen. Door vertrouwen te creëren kan de kandidaat een activeringstraject opstarten (+).
    • Door lokale verenigingen te laten kennismaken met de werking van de sociale kruidenier, wil de kandidaat ‘een open huis’ zijn en bijdragen aan de bewustmaking rond het thema armoede (+).
• Relevante ervaring (20/20):
  • De kandidaat heeft ervaring als Welzijnsschakel Aalter, wat daarna De Toevlucht werd. Materiële hulp (meubels, huisraad, fietsen, kledij, …), was de eerste hulp die door de kandidaat werd verleend (+).
  • Kledingswinkel ’t Paskotje is een recente realisatie van de kandidaat. Voor sommige kledingstukken wordt een bijdrage gevraagd (tot maximum 2 euro) (+).
  • De kandidaat heeft ervaring in de begeleiding van steunvragers en de toeleiding naar betrokken partners voor lichamelijke en geestelijke gezondheid (+).
  • De kandidaat zet in op bewustmaking rond het thema ‘armoede’, met dialoog, met toneelgroep ‘Den Uitvlucht’, … (+).
  • De kandidaat staat sinds 2007 in voor voedselhulp in Aalter en bood hulp aan 723 gezinnen/steunvragers in Groot-Aalter en Ruiselede, voor meer dan 3.000 personen. De voedselhulp gebeurt op basis van maandelijkse voedselpakketten (+).
  • Gedurende de coronacrisis schakelde de kandidaat over van afhaalpunt naar het aan huis brengen van de pakketten (+).
  • De kandidaat wenst over te schakelen van maandelijkse voedselbedelingen (met vaste inhoud) naar een kruidenierssysteem, waarbij de cliënt zelf de producten meeneemt naar keuze (+).
• Plan van aanpak (24/30):
  • Beheer/ onderhoud/ uitbating:
    • De kandidaat voorziet in een gedetailleerd plan met de inrichting van de winkelruimte, de ontmoetingsruimte en de diverse ruimtes (+).
    • De kandidaat houdt rekening met de voedselveiligheidsnormen (+).
    • Voor bepaalde producten zal er een hoeveelheidsbeperking opgelegd worden, zodat er geen systeem ontstaat van ‘first comes first served’ (+).
    • De kandidaat beoogt dat de meerderheid van het productenaanbod betalend is. Een deel van de producten, hoofdzakelijk voeding, zal gratis worden aangeboden. Voor andere producten zal een bedrag worden aangerekend. Hierover zal steeds duidelijkheid zijn op het kassaticket of op het winkelrek (+).
    • Voor de uitbating beoogt de kandidaat om op het openingsmoment te werken met twee duo’s. Duo 1 houdt de sociale kruidenier open. Duo 2 ontvangt de cliënten in de ontmoetingsruimte (+).
    • Van de aanwezige vrijwilligers zal er telkens één verantwoordelijke worden aangesteld tijdens het openingsmoment. Deze persoon neemt een leidende rol op. Er wordt gewerkt met concrete taakfiches (+).
    • De vrijwilligers zijn mensen met verschillende profielen (met of zonder armoede-ervaring) (+), er zijn verschillende manieren waarop de vrijwilligers bij de sociale kruidenier terecht kunnen (+), echter is tewerkstelling volgens artikel 60 wellicht niet mogelijk, omwille van de beperkte uren (-). Er zijn wel andere vormen van sociale tewerkstelling of activering mogelijk (+).
    • De kandidaat organiseert vormingen voor de vrijwilligers (+).
  • Openingsuren:
    • Het is de bedoeling van de kandidaat om de sociale kruidenier en de ontmoetingsruimte zoveel mogelijk gelijktijdig open te houden op de vastgelegde momenten (+). Echter worden deze vastgelegde momenten niet concreet meegedeeld (-).
    • Bij aanvang voorziet de kandidaat om de sociale kruidenier te openen per 2 halve dagen (-), echter is het de bedoeling om de momenten te bepalen dat elke cliënt de mogelijkheid heeft om te komen winkelen, ook wie overdag werkt (+). De kandidaat kan besluiten om de openingsmomenten aan te passen, uit te breiden of te wijzigen, afhankelijk van de doelgroep (+).
  • Samenwerking met de eigenaar:
    • Om te bepalen wie cliënt is, wil de kandidaat samenwerken met de eigenaar en het OCMW Ruiselede. De Eigenaar bepaalt welke cliënten in aanmerking komen, om te winkelen in de sociale kruidenier (+). De sociaal werkers van de eigenaar en van het OCMW Ruiselede voeren een sociaal-financieel onderzoek en bepalen of er al dan niet een attest voor voedselhulp wordt toegekend (+).
    • Het budget van de cliënt wordt bepaald door de eigenaar, naargelang de noodzaak van de klantengroep. De kandidaat doet een voorstel waarbij er 4 budgetten zijn: 100%, 50%, zonder budget en noodbudget afhankelijk van gezinssamenstelling (+).
    • Voor personen die binnenstappen in de sociale kruidenier en voorafgaandelijk nog geen contact hadden met de eigenaar of het OCMW Ruiselede, wordt de eerste nood gelenigd. Daarnaast wordt de persoon doorverwezen naar het OCMW of een andere hulpverleningsorganisatie (+). 
    • De kandidaat stelt dat er een traject wordt uitgestippeld dat leidt tot grotere zelfredzaamheid (+). Wordt er hierbij samengewerkt met de eigenaar? Niet duidelijk (-).
    • De kandidaat beoogt een samenwerking met de eigenaar ter ondersteuning van de cliënten met digitale vragen (+). Echter is het niet concreet omschreven hoe de kandidaat deze samenwerking ziet (-).
    • De kandidaat bouwt verschillende niveaus van evaluatie in. Daarbij zal er tweemaal per jaar overleg gepleegd worden met de eigenaar en het OCMW Ruiselede voor de samenstelling van het cliënteel en de daaraan verbonden regels (+).
    • De kandidaat voorziet voortdurend overleg met de maatschappelijk werkers bij individuele dossiers (+).

Overwegende dat De Toevlucht Aalter vzw een totaal behaalt van 92/100; dat geopteerd wordt om, rekening houdende met voorgaande motivering, de concessie voor diensten van negen jaar voor de uitbating van de sociale kruidenier in de Rijsestraat 1 bus 0A, toe te wijzen aan De Toevlucht Aalter vzw;

Overwegende dat artikel 8 van de concessieovereenkomst werd gewijzigd omwille van een gewijzigde situatie van de elektriciteit; dat er slechts één hoofdaansluiting aanwezig is in het gebouw van de sociale kruidenier en het LOI; dat er gewerkt wordt met een tussenteller voor de sociale kruidenier; dat met het gewijzigde artikel in de overeenkomst, de afspraken hieromtrent worden vastgelegd;