2023_CBS_02877 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring voor de organisatie van Dag van de Jeugdbeweging op 20 oktober 2023

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 21 november 2022 betreffende de goedkeuring van de aanpassing van de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van een verenigingen en het gebruik van zalen en materialengebruik, meer bepaalt artikel 114;

• § 1. Activiteiten “In samenwerking met het lokaal bestuur” zijn te beschouwen als activiteiten, waarbij:
1. het lokaal bestuur het initiatief neemt en bijgevolg optreedt als organisator/communicator van de activiteit,
2. het lokaal bestuur verantwoordelijk is voor de inhoud en het verdere verloop van de activiteit(en),
3. het lokaal bestuur beroep kan doen op een klantencategorie, zoals bepaald in DEEL I. ALGEMENE BEPALINGEN, artikel 1, om een inhoudelijke meerwaarde te creëren. Met deze klantencategorie wordt altijd een afsprakennota vastgelegd,
4. de interne opvolging gebeurt door de cel, aangeduid door het bestuur;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025, meer bepaalt actieplan 0405_002: Aalter zet zijn vrijwilligers in de kijker, actie 1567 Initiatieven organiseren om vrijwilligers jeugdwerkinitiatieven in de kijker te zetten in samenwerking met Kadans, met als doelstelling: 

• Doorheen het jaar organiseert de cel Jeugdwerk en welzijn in samenwerking met Gemeentelijk Jeugdcentrum Kadans vzw activiteiten voor het bedanken en voor het in de kijker te zetten van alle vrijwilligers van jeugdwerkinitiatieven. Hieronder horen onder andere de Week van de Vrijwilliger, Dag van de Jeugdbeweging, de nieuwjaarsreceptie ... Op deze manier bedanken wij de jeugdvrijwilligers voor hun eindeloze inzet en geeft het ook de kans om de vrijwilligers samen te brengen zodat de cel Jeugdwerk en welzijn de banden kan aanhalen alsook dat de vrijwilligers mekaar beter leren kennen;

Overwegende dat Dag van de Jeugdbeweging jaarlijks plaats vindt twee weken voor de herfstvakantie op vrijdag; dat de overkoepelende organisatie van Dag van de Jeugdbeweging getrokken wordt door verschillende koepels van negen jeugdbewegingen die erkend zijn door de Vlaamse Overheid; dat dit jaar Dag van de Jeugdbeweging plaats vindt op 20 oktober 2023; 

Overwegende dat het belangrijk is om de jeugdbewegingen te bedanken voor hun inzet en enthousiasme doorheen het jaar; dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om samen te werken met vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter voor de organisatie van Dag van de Jeugdbeweging op vrijdag 20 oktober 2023; dat er voorgesteld wordt om analoog met de organisatie van 2022 een Battle der jeugdbewegingen te organiseren; dat de Battle der jeugdbewegingen bestaat uit:

• Verschillende spelen en teamattracties doorheen jeugdcentrum waarbij de deelnemers punten kunnen winnen in naam van hun jeugdvereniging,
• Een finaal spel waar de twee best scorende jeugdverenigingen het tegen elkaar opnemen, 
• De winnaar van het finaal spel de Battle Beker, herinneringsplak en een bon van Materiaalmagazijn ter waarde van 150 euro in ontvangst krijgt; 

Overwegende dat alle leden (van een jeugdbeweging) van elke Aalterse erkende jeugdbeweging, jeugdhuis Kadans en animatoren van Speelpleinwerking JAAK worden uitgenodigd; dat de deelnemers op voorhand moeten inschrijven in naam van een jeugdvereniging via een digitaal formulier op de gemeentelijke website; 

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt dat alle aanwezige leden in uniform één gratis consumptie en pak frieten met snack aangeboden krijgen door het gemeentebestuur van Aalter; 

Overwegende dat er voor de organisatie van de Battle der jeugdbewegingen een afsprakennota wordt opgesteld zoals bepaald in de codex, artikel 114§1; dat de samenwerkingsovereenkomst ter goedkeuring voorgelegd wordt aan de gemeenteraad; 

Overwegende dat het gemeentebestuur Aalter volgende inbrengt: 

• De kosten en logistieke voorbereiding die gepaard gaan met de organisatie van de Battle der jeugdbewegingen op zich te nemen, 
• Eetkraam te voorzien met een gratis versnapering voor de deelnemers aan de  Battle der jeugdbewegingen, 
• De uitnodigingen en inschrijvingen op zich te nemen, 
• Twee personeelsleden te voorzien voor logistieke ondersteuning tijdens het evenement op vrijdag 20 oktober 2023, 
• Het evenement te promoten op de gemeentelijke website, TotAalter en de gemeentelijke sociale media;

Overwegende dat vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter volgende inbrengt: 

• Invulling te geven aan de Battle der jeugdbewegingen en de nodige communicatie met de leveranciers op zich te nemen met uitzondering van het eetkraam, 
• Het jeugdhuis open te stellen doorheen het evenement, 
• Het evenement te promoten op de sociale media van vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter;

Overwegende dat er twee personeelsleden ter beschikking worden gesteld voor logistieke ondersteuning tijdens het evenement; dat het evenement de kans biedt aan de cel Jeugdwerk en welzijn om te netwerken met de geëngageerde jeugd in Aalter waaronder de jeugdbewegingen, animatoren van Speelpleinwerking JAAK en vrijwilligers van jeugdcentrum Kadans; 

Overwegende dat er een eetkraam wordt voorzien voor het uitdelen van een gratis pak friet met snack tussen 18.00 u en 20.00 u en hiervoor de meest gerede procedure wordt opgestart; 

Overwegende dat er gekeken wordt voor verschillende teamattracties voor de Battle der jeugdbewegingen en hiervoor de meest gerede procedure wordt opgestart;  

Overwegende dat de winnende jeugdbeweging een beker van de Battle der jeugdbewegingen in ontvangst neemt; dat de beker nog aangekocht moet worden en hiervoor de meest gerede procedure wordt opgestart; 

Overwegende dat de winnaar een herinneringspaneel krijgt in jeugdcentrum Kadans; dat de winnaar van 2022 geen paneel in ontvangst kreeg; dat er voorgesteld wordt om zowel voor de winnaar van 2022 als de winnaar van 2023 een herinneringspaneel aan te kopen en hiervoor de meest gerede procedure op te starten; 

Overwegende dat het gemeentebestuur een raamcontract heeft bij: 

• Drukkerij Bulckens bvba, Grensstraat 9, Herenthout voor het leveren van promotioneel drukwerk;  

Overwegende dat de kosten van de Dag van de Jeugdbeweging geraamd worden op: 

• 150 euro voor een waardebon bij Materiaal Magazijn,
• 790 euro voor het voorzien van een eetkraam,
• 270 euro voor drankafname voor een gratis consumptie bij vzw jeugdcentrum Aalter,
• 51,09 euro voor twee herinneringspanelen bij Drukkerij Bulckens bvba, Grensstraat 9, Herenthout,
• 50 euro voor het aankopen van een bedrukte trofee,
• 2.690 euro voor teamactiviteiten;

Overwegende dat de Battle der jeugdbewegingen gepromoot wordt via de gemeentelijke website, TotAalter en sociale media;