2023_CBS_01099 - Collegebeslissing betreffende het advies van de cultuurraad betreffende het gebruik van een nieuw logo en communicatiemogelijkheden van adviesraden

Gelet op de adviesvraag van de cultuurraad van 21 februari 2023 betreffende de modaliteiten tot het goedkeuren van een nieuw logo waarbij men de vraag stelt naar de geijkte procedure tot het goedkeuren van een nieuw logo voor de cultuurraad;

Gelet op de bijkomende adviesvraag van de cultuurraad van  27 februari 2023 betreffende de mogelijkheden om eigen communicatiekanalen te beheren;

Gelet op de analysenota van 29 maart 2023 opgemaakt door de cel Organisatiebeheersing, houdende de mogelijkheden van beide vragen, vertrekkende vanuit de regelgeving;

Overwegende dat, conform het Algemeen reglement van de adviesraden, de adviesraden alle initiatieven mogen nemen om hun opdracht te vervullen; dat dit impliceert dat het gebruiken en communiceren van een nieuw logo, samen met andere eigen communicatie, toegelaten is; dat de adviesraad dit mag doen in volle onafhankelijkheid van partijpolitieke invloeden; dat bijgevolg het gebruik van een nieuw logo volledig onder de bevoegdheid van de cultuurraad zelf valt;  

Overwegende dat artikel 36 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad van 25 januari 2019 eveneens geen beperkingen oplegt inzake het voeren van communicatie door de erkende gemeentelijke adviesraden, noch het ontwerpen en gebruik van een nieuw logo verbieden;

Overwegende dat in het huishoudelijk reglement van de cultuurraad eveneens geen specifieke bepalingen zijn opgenomen;

Overwegende dat eveneens advies werd opgevraagd aan het Agentschap Binnenlands Bestuur; dat wanneer het lokaal bestuur een goedkeuring van logo's van adviesraden door het beleid wenst, dit dient opgenomen te zijn in het goedgekeurde Algemeen Reglement voor Adviesraden; dat dit echter een wijziging van het Algemeen Reglement op Adviesraden vereist;

Overwegende dat bijgevolg wordt voorgesteld om aan de cultuurraad mee te delen dat het ontwerp en goedkeuring van een nieuw logo de bevoegdheid is van de gemeentelijke cultuurraad zelf; dat het wel wenselijk is dat na goedkeuring door de cultuurraad het gemeentebestuur hiervan wordt geïnformeerd via het dienstadres beleidsopvolging@aalter.be;

Overwegende dat momenteel alle pagina's van de gemeentelijke erkende adviesraden worden beheerd door het gemeentebestuur met volgende onderdelen:

• een algemeen informatieluik met als contact de cel Organisatiebeheersing met dienstadres beleidsopvolging@aalter.be;
• een specifieke pagina per erkende adviesraad met telkens een dienstadres van een cel als contact.

Overwegende dat wordt voorgesteld om de algemene pagina op de website te behouden met het algemeen overzicht van de erkende gemeentelijke adviesraden, het Algemeen Reglement op de adviesraden; het te gebruiken sjabloon om een advies in te dienen, ... en andere mogelijke richtlijnen en informatie vanuit het gemeentebestuur; dat deze pagina als contact de cel Organisatiebeheersing heeft met als dienstadres beleidsopvolging@aalter.be; 

Overwegende dat wordt voorgesteld om de erkende gemeentelijke adviesraden dezelfde mogelijkheden aan te bieden op de website als de erkende verenigingen om volgende redenen:

• bij de specifieke pagina van elke erkende adviesraad staat als contact telkens een dienstadres van een cel van het gemeentebestuur  vermeld;  het is wenselijk dat een gemeentelijke adviesraad, net zoals een erkende vereniging, zelf zijn coördinaten/aanspreekpunten dient te bepalen; 
• het is aan te raden dat een adviesraad over een eigen e-mailadres beschikt waarbij zij onafhankelijk en in eigen naam communicatie kan voeren; dat het opportuun is om hiervoor geen @aalter.be adres te gebruiken;  
• dat de adviesraad zelf bepaalt welke informatie zij op de website publiek wenst te maken; dat het gemeentebestuur op die manier volledig in orde is met de GDPR-wetgeving; 
• ten gevolge van de goedkeuring van de codex, waarbij de erkenningsprocedure van verenigingen volledig is losgekoppeld van de adviesraden, dient er  geen advies meer gevraagd te worden aan een adviesraad; 
• de vraag tot deelname tot een adviesraad dient rechtstreeks aangevraagd te worden aan de adviesraad zelf (door de huidige vermelding van een dienstadres van een cel  fungeert de administratie  enkel als een doorgeefluik); 
• dat net zoals bij de erkende verenigingen eveneens een link naar een eigen website kan gelegd worden.

Overwegende dat momenteel een prijsvraag lopende is voor de lancering van een nieuwe website, maar dat de realisatie ervan niet op korte termijn wordt voorzien; dat het toch belangrijk is om op korte termijn enkele kleine aanpassingen te realiseren om efficiëntiewinsten te bekomen; dat volgende twee opties mogelijk zijn:

• op de pagina van de verenigingengids het bijkomende klantentype C1/4 Erkende adviesraden Aalter te gebruiken om zo de erkende adviesraden in staat te stellen om hun eigen contactgegeven, conform de GDPR-regeling, zelf te laten beheren. Deze aanvullingen kosten geen geld, doch zal enkel een 4 à 5 uur in beslag nemen van de cel Communicatie, coördinatie en IT.
• een bijkomende pagina voor de erkende adviesraden te laten maken door de firma LCP, met dezelfde functionaliteiten als de pagina Verenigingengids. Hiervoor werd ondertussen een offerte verkregen, waarbij de totale kostprijs 1.850 euro inclusief btw bedraagt;

Overwegende dat het niet opportuun is om nog dergelijke investering te doen, met een nieuwe website in het vooruitzicht, wordt uiteindelijk voorgesteld om  op de pagina van de verenigingengids het bijkomende klantentype C1/4 Erkende adviesraden Aalter te gebruiken om zo de erkende adviesraden in staat te stellen om hun eigen contactgegeven, conform de GDPR-regeling, zelf te laten beheren. Deze aanvullingen kosten geen geld, doch zal enkel een 4 à 5 uur in beslag nemen van de cel Communicatie, coördinatie en IT.

Overwegende dat eveneens wordt voorgesteld om in de volgende wijziging van het Algemeen Reglement voor Adviesraden een specifiek luik op te nemen inzake gebruik van logo's en communicatie; dat wordt voorgesteld om de eerstvolgende wijziging van het Algemeen Reglement voor Adviesraden te laten plaatsvinden na de installatie van het nieuwe bestuur in 2025;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 in bijzonderheid artikel 304;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 14 juni 2021 betreffende het Algemeen reglement op de adviesraden;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 29 december 2018 betreffende het gebruik van gemeentelijke communicatiemiddelen; 

Gelet op gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2019 houdende de bekrachtiging van het huishoudelijk reglement van de cultuurraad;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 21 november 2022 houdende de goedkeuring van de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025 van het lokaal bestuur, meer bepaald het actieplan AP0801_002 Inhoudelijk en financieel ondersteunen van de adviesraden in hun werking met volgende doelstelling: de Aalterse adviesraden zijn ideeënleveranciers die een volwaardige en actieve rol spelen in de beleidsvoering. Om hen te begeleiden in hun opdracht (formuleren van beleidsadviezen) wordt onder andere financiële steun voorzien;