2023_CBS_01176 - Collegebeslissing betreffende de organisatie van de dansvoorstelling van de Academie voor muziek, woord en dans

Gelet op ACT 1288 - Organiseren van schoolprojecten zoals opgenomen in de meerjarenplanning 2023/1 2020-2025 van het lokaal bestuur, goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 december 2022;

Overwegende dat de leerlingen van de dansafdeling van de Academie voor muziek, woord en dans hun grote podiummoment tijdens de dansvoorstelling kennen; dat dit een evenement is waar reikhalzend naar uitgekeken wordt; dat alle leerlingen van de derde en de vierde graad en het laatste jaar van de tweede graad aan deze editie deelnemen;

Overwegend dat de titel van de dansvoorstelling 'Dans' is; dat 'gebarentaal' als rode draad doorheen de dansvoorstelling loopt;

Overwegende dat de leerlingen dansen tijdens 2 voorstellingen:

• zondag 14 mei 2023 om 13.30 u
• zondag 14 mei 2023 om 16.00 u;

Overwegende dat deze dansvoorstellingen (en een paar repetities) met ongeveer 80 dansers doorgaat in het auditorium van het gemeentehuis; dat het auditorium een voldoende grote dansvloer heeft en plaats biedt aan een groot publiek; dat het auditorium voor al deze momenten tijdig gereserveerd werd;

Overwegende dat aan de organisatie van de dansvoorstellingen uitgaven verbonden zijn

• voor de huur van een dansvloer die bovenop het parket kan gelegd worden; dat deze dansvloer kan geleend worden bij het MUDA, kunstsecundaire school in Evergem aan 160,00 euro; 
• voor de huur van een intercomset om contact te hebben tussen regie en coulissen; dat een intercomset kan gehuurd worden aan 54,45 euro binnen het raamcontract met DG Lighting;
• voor de aankoop van kostuums; dat een afzonderlijke gunning voor deze aankoop voorgelegd wordt aan het college van burgemeester en schepenen;

Overwegende dat aan de organisatie van de dansvoorstellingen logistieke ondersteuning verbonden is; dat de cel middelenbeheer zorgt voor het transport van de dansvloer; dat de cel communicatie, coördinatie en IT het e-loket voor de reservaties online plaatst; dat de techniek tijdens de voorstelling en de repetities verzorgd wordt door de cel gebruiksbeheer en evenementen en dat de nodige afspraken hiervoor werden gemaakt; dat de dag van de uitvoering voor de nodige helpende handen beroep gedaan wordt op de ouders van de dansers, aangevuld met extra handen vanuit de cel COBA; dat hiervoor overuren zullen gepresteerd worden die zoveel als mogelijk binnen de dagelijkse werking van de cel kunnen gerecupereerd worden, dat hier nu nog geen gedetailleerd overzicht van is; dat de voorbereiding, het opvolgen van reservaties, het communiceren met leerlingen, ouders en leerkrachten, de opmaak van een draaiboek, het opruimen en klaarzetten van de zaal en materiaal, ... tot de dagelijkse werking van de cel COBA behoort en in de planning van de cel opgenomen wordt;