Notulen  Vast Bureau

Artikel 89 van het decreet over het lokaal bestuur: De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 24 oktober 2022 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in 2023;

Gelet op het voorstel van kalender:

Maandag 1 mei 2023 - geen vast bureau;

Maandag 8 mei 2023 - vast bureau & raad voor maatschappelijk welzijn;

Maandag 15 mei 2023 - vast bureau;

Maandag 22 mei 2023 - vast bureau;

Maandag 29 mei 2023 - geen vast bureau;

Gelet op artikel 74 juncto artikel 19 van het decreet lokaal bestuur: De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn beslist tot bijeenroeping van de raad voor maatschappelijk welzijn en stelt de agenda van de vergadering op. De agenda bevat in ieder geval de punten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld;

Gelet op het huishoudelijk reglement, goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn op 25 januari 2019;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 24 oktober 2022 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en de raad voor maatschappelijk welzijn in 2023;

Gelet op het aanbod van TMVS, een dienstverlenende intergemeentelijke vereniging opgericht in 2017;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 april 2022 betreffende de toetreding als A-vennoot tot Tussengemeentelijke Maatschappij voor Services en het aanstellen van een vertegenwoordiger;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 21 maart 2022 betreffende de toetreding als A-vennoot tot Tussengemeentelijke Maatschappij voor Services;

Gelet op de kapitaalinbreng én de voorgeschreven betalingsmodaliteiten zoals beschreven in het toetredingsdossier; 

Gelet op de statuten van TMVS dv;

Gelet op de brief van 6 april 2023 betreffende de uitnodiging voor de algemene jaarvergadering van TMVS;

Gelet op de dagorde van de algemene jaarvergadering op 20 juni 2023:

1. Wijziging van het vermogen
2. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge wijziging van vermogen 
3. Verslag van de Raad van Bestuur over boekjaar 2022
4. Verslag van de commissaris
5. a. Goedkeuring van de jaarrekening over boekjaar 2022 afgesloten per 31 december 2022
   b. Goedkeuring van de voorgestelde winstverdeling over boekjaar 2022
6. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris
7. Actualisering presentievergoeding 
8. Statutaire benoemingen
9. Varia;

Overwegende dat de heer Michael Ally werd aangeduid als vertegenwoordiger;

Overwegende dat het mandaat moet worden vastgesteld voor elke algemene vergadering;

Overwegende dat de raad voor maatschappelijk welzijn hiervoor bevoegd is;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 mei 2019 betreffende het definitief vaststellen van de definiëring van het dagelijks personeelsbeheer;

Gelet op de beslissingen genomen door de algemeen directeur aangaande het dagelijks personeelsbeheer;

Overwegende dat het vast bureau ter zitting geïnformeerd werd over deze beslissingen door de algemeen directeur;

Gelet op de goedkeuringslijst van de aanrekeningen  2023 L81, 2023 L82, 2023 L94, 2023 L99, 2023 L105, 2023 L107, en 2023 L115;

Gelet op artikel 177 1° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid instaat voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025;

Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor:

- het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;

- het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;

Overwegende de opgemaakte bestelbonnen BB/O/2023/76 - BB/O/2023/89;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 7 dat bepaalt dat een Huis van het Kind een lokaal samenwerkingsverband is tussen actoren op vlak van preventieve gezinsondersteuning;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 8 dat stelt dat een Huis van het Kind minimaal inzet op preventieve gezondheidszorg, opvoedingsondersteuning en activiteiten met als doel om ontmoeting en sociale cohesie te bevorderen;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025 van het lokaal bestuur;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 28 mei 2019 betreffende de oprichting van Huis van het Kind Aalter;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 8 augustus 2018 houdende de goedkeuring van de aanvraag voor de projectoproep 'Gezinsarmoede effectief en efficiënt bestrijden;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 23 augustus 2018 houdende de goedkeuring van de aanvraag voor de projectoproep 'Gezinsarmoede effectief en efficiënt bestrijden';

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 3 juni 2019 betreffende het plan van aanpak voor het project 'elk kind telt: investeren in de toekomst';

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 30 januari 2023 betreffende de principiële goedkeuring voor de organisatie van activiteiten in het kader van project MIRIAM;

Overwegende dat het bestuur aan de externe subsidieverlener correct wil rapporteren en verantwoorden, conform de gestelde criteria zoals opgenomen in DS377;

Overwegende dat het bestuur op die manier invulling geeft aan artikel 217 van het decreet lokaal bestuur; om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt;

Overwegende dat de uitbouw van een Huis van het Kind is opgenomen in het meerjarenplan 2023/1 2020-2025 onder AP0501_010 Aalter zet in op de uitbouw van een netwerk Huis van het Kind;

Overwegende dat het project 'Elk kind telt' in samenwerking met Welzijnsband Meetjesland is opgenomen in het meerjarenplan 2023/1  2020-2025 onder AP0501_010; 

Overwegende dat het project MIRIAM een project is dat zich richt op alleenstaande moeders in armoede; dat de alleenstaande moeders intensief en individueel worden opgevolgd; dat er ook een collectief groepsaanbod wordt georganiseerd; dat hiervoor een casemanager werd aangesteld, een maatschappelijk werker die zich toespitst op de begeleiding van deze groep moeders; dat er een subsidiebedrag verkregen wordt à rato van het aantal te begeleiden groepen; dat het gaat over een bedrag van 57.500 euro; dat een klein OCMW maximum 2 groepen kan begeleiden; dat deze middelen kunnen worden ingezet voor personeelskost en werkingsmiddelen; dat er een project werd ingediend voor 3 jaar; dat er tijdens het eerste projectjaar geen cofinanciering gevraagd wordt; dat tijdens het 2de en 3de projectjaar een cofinanciering van 25 procent wordt gevraagd; dat dit neerkomt op een bedrag van 14.375 euro per jaar; dat dit gedekt kan worden met de inbreng van reeds bestaande personeelsleden;  

Overwegende dat er in Aalter één moedergroep is opgestart; dat een groep tussen de 12 en 15 moeders telt; dat deze werking kan worden ingebed binnen het OCMW, waarbij een sterke samenwerking is met Huis van het Kind Aalter en het project 'Elk kind telt'; dat met de verkregen projectmiddelen een voltijds casemanager werd aangeworven; dat de cofinanciering kan worden opgenomen door de personeelskost van een reeds bestaand personeelslid in te brengen; 

Overwegende dat Huis van het Kind Aalter merkt dat een bepaalde groep moeders extra ondersteuning nodig heeft op vlak van opvoeding, vooral voor moeders die er alleen voor staan en die geconfronteerd worden met puberende kinderen, hun vraag naar vrijheid, het stellen van grenzen; dat dit een belangrijk impact heeft op de ontwikkeling van de jongeren maar ook op financieel vlak; dat de idee is om de moedergroep te richten op alleenstaande moeders met tienerkinderen; dat de verschillende werkingen op die manier een link leggen, ter versterking van moeder en kind; 

Overwegende dat de casemanager van het project MIRIAM voltijds is aangesteld; 

Overwegende dat er een planning werd opgemaakt met nieuwe groepsactiviteiten voor het Project MIRIAM; dat er gewerkt wordt rond verschillende thema's; dat er verschillende uitstappen zullen georganiseerd worden met de kinderen;

Overwegende dat er voor de activiteiten zo veel mogelijk gebruik zal gemaakt worden van het gratis aanbod van Huis van het Kind en zijn partners;

Overwegende dat er voor de activiteiten zo veel mogelijk gebruik zal gemaakt worden van de bestaande raamcontracten;

Overwegende dat er voor de werking van project Miriam een gsm-toestel en abonnement moet voorzien worden;

Overwegende dat bij de opstart van het project de telefoon van het buddyproject werd overgenomen, dat de buddywerking in maart 2023 opnieuw werd opgestart;

Overwegende dat de aankoop van een GSM niet kan ingebracht worden in het subsidiedossier aangezien deze aankoop aanzien wordt als een investering door de POD en de investeringskosten niet ingebracht kunnen worden in de subsidie;

Overwegende dat geen krediet voorzien werd voor de aankoop van een GSM, dat hiervoor krediet kan verschoven worden van de exploitatiekredieten van “ACT-1667: Organiseren van 'Wijk-a-Kar' om de cohesie in de buurtwijken te versterken.”, aangezien deze actie ook in 2023 niet in uitvoering zal gebracht worden;

Overwegende dat de abonnementskost wel kan ingebracht worden in het subsidiedossier als werkingskost;

Gelet op het decreet van 7 juni 2013 betreffende het Vlaamse integratie- en inburgeringsbeleid, laatst gewijzigd op 1 maart 2022;

Gelet op het Besluit van de Vlaamse regering van 29 januari 2016 houdende de uitvoering van het decreet van 7 juni 2013 betreffende het Vlaamse integratie- en inburgeringsbeleid, laatst gewijzigd op 1 maart 2022;

Gelet op de projectoproep van het departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, gegeven op 25 juli 2018;

Gelet op de beslissing van de secretaris-generaal tot toekenning van een subsidie van de Vlaamse Gemeenschap voor het jaar 2018 aan OCMW Aalter voor het project 'Arm in arm, zij aan zij';

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 5 september 2022 betreffende de opschaling van het vaccinatiecentrum en de tijdelijke aanpassing van het takenpakket binnen de cel Jeugdwerk en welzijn;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 3 juni 2019 betreffende het plan van aanpak voor het buddyproject 'arm in arm, zij aan zij';

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 19 september 2018 houdende de goedkeuring van het indienen van de aanvraag betreffende de projectoproep 'persoonlijke en duurzame netwerkversterking bij mensen in armoede - informele netwerken'; 

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 20 september 2018 houdende de goedkeuring van het indienen van de aanvraag betreffende de projectoproep 'persoonlijke en duurzame netwerkversterking bij mensen in armoede - informele netwerken';

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 19 augustus 2019 betreffende het inschakelen van vrijwilligers in kader van het buddyproject 'arm in arm, zij aan zij';

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 23 november 2020 betreffende het organiseren van maandelijkse infosessies voor het buddyproject 'Arm in arm, zij aan zij';

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 28 september 2021 betreffende het indienen van een dossier voor de projectsubsidie 'Proeftuinen sociale netwerking en participatie voor inburgeraars';

Overwegende dat de buddywerking actief is in Aalter sinds 2019; dat de buddywerking in 2021 werd uitgebreid met de Omarmd werking; dat deze specifiek was toegespitst op anderstalige nieuwkomers; dat deze projectmiddelen in 2022 afgelopen zijn en er sindsdien een tijdelijke stop op de buddywerking zat; 

Overwegende dat er beslist werd om nog verder in te zetten op de buddywerking; dat er gekozen wordt om de 2 werkingen ineen te laten vloeien in een algemene buddywerking; dat deze zal verder gaan onder de naam Buddywerking Aalter; 

Overwegende dat de beide visies onder de loep werden genomen en er een nieuwe visietekst en plan van aanpak werden opgemaakt; dat hier enkele kleine aanpassingen aan zijn gebeurd; dat de vernieuwde buddywerking laagdrempelig en toegankelijk is voor alle inwoners van Aalter die nood hebben aan een buddy;

Overwegende dat er voor deze vernieuwde werking nieuw promomateriaal moet ontwikkeld worden; dat hiervoor een overleg met de cel Communicatie, coördinatie en IT heeft plaats gevonden; dat er bekeken is hoe het communicatieplan kan doorgevoerd worden; dat het bestaande logo kan behouden worden; dat de bestaande formulieren zijn aangepast aan de vernieuwde visie; dat de bestaande kanalen zullen gebruikt worden om promo te voeren; dat er 3x per jaar een oproep zal verschijnen in TotAalter; dat er ingezet wordt op het delen van positieve buddyverhalen; dat een interview met een bestaand buddykoppel zal gepubliceerd worden in TotAalter; dat er door de buddycoördinator zal geïnvesteerd worden in een persoonlijke voorstelling van het project bij verschillende stakeholders;

Overwegende dat er wordt ingezet op het bereiken van nieuwe deelnemers en vrijwilligers; dat er hiervoor maandelijks een infomoment zal plaats vinden; dat er maandelijks de mogelijkheid tot een intervisiemoment wordt aangeboden; dat er ook vormingen zullen aangeboden worden; dat deze planning op een later tijdstip zal worden vastgelegd rekening houdend met de mogelijkheden van de buddycoördinator en de werklast van de cel Jeugdwerk en welzijn; dat het belangrijk is om vrijwilligers te binden aan het lokaal bestuur van Aalter; dat er wordt ingezet op een warm onthaal op deze momenten met een hapje en een drankje;

Overwegende dat de Vlaamse overheid op 1 januari 2023 het inburgeringsdecreet waarin de 4de pijler beschreven staat heeft ingevoerd; dat in dit decreet een rol voor de lokale besturen is weggelegd omtrent het ontsluiten van het aanbod voor anderstalige nieuwkomers; dat er vanuit het Agentschap Integratie en Inburgering vaak wordt gekeken naar de buddywerking om deze pijler vorm te geven; dat er echter veel meer bij komt kijken bij het uitrollen van een integratiebeleid binnen een gemeente; dat een halftijdse buddywerking niet gelijk staat aan een integratieambtenaar; 

Overwegende dat het ontsluiten van het aanbod verzekerd wordt door middel van:

- een pagina voorzien op de website van gemeente Aalter waarbij het aanbod van naburige gemeenten wordt opgelijst;

- de mogelijkheid om in de buddywerking te stappen, mits beschikbaarheid van vrijwilligers en de mogelijkheid om correct te matchen;

Overwegende dat er niet vanuit gegaan mag worden dat een doorverwijzing door het Agentschap van Integratie en Inburgering automatisch gelijk staat aan een opstart van de 4de pijler; dat er in overleg wordt gegaan met het Agentschap hierrond om wederzijdse verwachtingen duidelijk te stellen;