2023_CBS_01216 - Collegebeslissing betreffende tijdelijke contracten voor onderhoud van technische installaties in ArtA'A in afwachting van het nieuwe technisch beheerscontract met totale waarborg

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 5 december 2005 betreffende de gunning van de dienstenopdracht Technisch beheerscontract Sportpark aan de firma Dalkia, Fernand Demetskaai 52 in Brussel, thans Veolia;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 26 oktober 2009 betreffende de gunning van de dienstenopdracht Technisch beheerscontract met totale waarborg - totaal patrimonium aan de firma Dalkia, Fernand Demetskaai 52 in Brussel, thans Veolia;

Gelet op de collegebeslissing van 2 december 2019 betreffende de tijdelijke verlenging van het 'Technisch beheerscontract met totale waarborg - totaal patrimonium' met de firma Veolia nv en te nemen maatregelen ifv de uiteindelijke beëindiging van het contract;

Gelet op het proces-verbaal van voorlopige oplevering van cascoruimte tot Kunstencentrum thans, ArtA'A, van 25 september 2020;

Gelet op de collegebeslissing van 16 november 2020 betreffende een tweede tijdelijke verlenging van het 'Technisch beheerscontract met totale waarborg - totaal patrimonium' met de firma Veolia nv; waarbij uitsluiting van het luik 'totale waarborg' werd overeengekomen;

Gelet op de collegebeslissing van 29 maart 2021 betreffende het vernieuwen van de opdracht 'Technisch beheerscontract met totale waarborg - totaal patrimonium';

Gelet op het proces-verbaal van voorlopige oplevering  van cascoruimte tot Kunstencentrum thans, ArtA'A van 2 april 2021;

Gelet op de collegebeslissing van 7 juni 2021 betreffende de goedkeuring om gebruik te maken van de divisie 'Aanvullende diensten' van Farys - CREAT (recht als A-vennoot) voor de opdracht 'Aanstellen van een studiebureau voor project technieken, nieuwbouw of renovatie';

Gelet op de collegebeslissing van 8 november 2021 betreffende de derde tijdelijke verlenging van het 'Technisch beheerscontract met totale waarborg - totaal patrimonium' met de firma Veolia;

Gelet op de collegebeslissing van 2 mei 2022 betreffende de vierde tijdelijke verlenging van het 'Technisch beheerscontract met totale waarborg - totaal patrimonium' met de firma Veolia;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 12 juli 2022 betreffende de goedkeuring van de prijsvraag (lastvoorwaarden, raming en gunningswijze) technisch beheerscontract met totale waarborg - patrimonium;

Gelet op de collegebeslissing van 19 december 2022 betreffende de vijfde en laatste tijdelijke verlenging van het 'Technisch beheerscontract met totale waarborg - totaal patrimonium' met de firma Veolia;

Gelet op de collegebeslissing van 27 maart 2023 betreffende de stopzetting van de plaatsingsprocedure voor de opdracht 'Technisch beheerscontract met totale waarborg - patrimonium';

Gelet op de collegebeslissing van 27 maart 2023 betreffende de zesde tijdelijke verlenging van het 'Technisch beheerscontract zonder totale waarborg - totaal patrimonium' met de firma Veolia tot een uiterste datum van 31 december 2023 en Veolia hiertoe te bevragen in functie van beschikbaarheid en voorwaarden;

Overwegende dat het huidige (verlengde) technisch beheerscontract met totale waarborg – totaal patrimonium met de firma Veolia, afliep op 31 maart 2023; dat de plaatsingsprocedure voor de opdracht 'Technisch beheerscontract met totale waarborg - patrimonium' stopgezet werd; 

Overwegende dat binnen voorgenoemde uitbreiding van het contract met Veolia, in ArtA'A slechts kleine interventies werden uitgevoerd; dat regulier onderhoud via afroep werd uitgevoerd door de oorspronkelijke installateurs van de technieken en installaties; dat werd voorzien dat onderhoud van de technische installaties van het kunstencentrum zou worden meegenomen in het nieuwe onderhoudscontract met totale waarborg; dat door de vertraging van de gunning van deze opdracht gezocht moet worden naar een andere oplossing om structureel onderhoud te organiseren; dat schade en slijtage zouden ontstaan indien er gedurende de overgangsperiode geen onderhoud wordt uitgevoerd;

Overwegende dat voor onderstaande zaken (niet limitatief) zeker opvolging, onderhoud en interventie nodig is tijdens de overgangsperiode;

• HVAC (Heating Ventilation en Airconditioning)
• Liften
• Draaideur
• Elektrisch gestuurde deuren
• Rook en warmte afvoer
• Audiovisuele en specifieke technieken
• Zonnepanelen;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in afwachting van het nieuwe beheerscontract over te gaan tot het afsluiten van tijdelijke contracten (voor één jaar en al dan niet aan regietarieven) met de oorspronkelijke installateurs en leveranciers dewelke deze opdrachten tot hiertoe uitvoerden; dat voor de kosten verbonden aan deze taken nog geen budget werd voorzien; dat na raming van voorgenoemde kosten, de nodige kredieten voorzien dienen te worden bij de eerstvolgende wijziging van de meerjarenplanning;

Overwegende dat, rekening houdende met het voorgaande, wordt voorgesteld om deze opdrachten op te starten via de meest gerede procedure (prijsvraag bij de originele installateurs);