2023_CBS_01682 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring voor de samenwerking met vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter voor de organisatie van ’t ParK In

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 21 november 2022 betreffende de goedkeuring van de aanpassing van de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van een verenigingen en het gebruik van zalen en materialengebruik, meer bepaalt artikel 114;

• §1. Activiteiten “In samenwerking met het lokaal bestuur” zijn te beschouwen als activiteiten waarbij: 
  1. Een klantencategorie zoals bepaald in DEEL I. ALGEMENE BEPALINGEN, artikel 1, het initiatief opneemt en voorafgaande (in overleg) wordt vastgelegd wie optreedt als organisator/ communicator,
  2. De inhoud en het verdere verloop van de activiteit gezamenlijk wordt vastgelegd, 
  3. Alle overige afspraken, tegemoetkomingen, taken… eveneens vastgelegd worden in een samenwerkingsovereenkomst, 
  4. De interne opvolging gebeurt door de cel, aangeduid door het bestuur; 

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025, meer bepaalt actieplan 0401_003: Kinderen en jongeren stimuleren om cultuur te creëren, tonen en beleven, actie 1075: Organiseren van acties ter bevordering van jeugdcultuur in samenwerking met Jeugdcentrum Kadans met als doelstelling: 

• Stimuleren van kinderen en jongeren om aan jeugdcultuur te doen door een aanbod uit te werken bestaande uit: workshops, optredens, theatervoorstellingen, …   georganiseerd door de cel Jeugdwerk en welzijn;
• Het gemeentelijk Jeugdcentrum Aalter vzw ondersteunen, stimuleren of faciliteren als actieve partner in lokale samenwerkingsverbanden tussen onderwijs, welzijn, cultuur en jeugd;

Gelet op de vraag van vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter om samen te werken voor de organisatie van hun festival ’t ParK In op zaterdag 23 september 2023 ontvangen op 11 april 2023;

Overwegende dat vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter in naam van hun vrijwilligers volgende vraag richt naar het college van burgemeester en schepenen: 

• Op zaterdag 23 september 2023 organiseren wij als Kadans ’t ParK In, dit is de ‘opvolger’ van ’T Endezomer Festival. Het zou een evenement zijn die door zal gaan in het park aan Kadans met een cocktailbar, bar, zithoek en podium met bands en vervolgens Dj’s. Het volledige concept kan ik verder via een overleg uit de doeken doen. Echter zouden wij hiervoor graag beroep doen op het budget: ACT-1075 Organiseren van acties ter bevordering van jeugdcultuur in samenwerking met Jeugdcentrum Kadans. Met dit budget zouden wij enkele bands en Dj’s willen betalen en om kinderanimatie te voorzien. Ik liet mij vertellen dat de kinderanimatie in het verleden vooral werd gedragen door de jeugddienst en zou graag weer beroep willen doen op deze samenwerking;

Overwegende dat er op 17 april 2023 een overleg plaatsvond tussen vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter en gemeentebestuur Aalter om het concept van ’t ParK In uit de doeken te doen; 

Overwegende dat er voorgesteld wordt om samenwerking op te starten tussen cel Jeugdwerk en welzijn en vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter voor:

• Het organiseren van kinderanimatie op zaterdag 23 september 2023 van 14.00 u tot 17.00 u op het festival ’t ParK In,
• De kosten van de artiesten te betalen met de middelen beschikbaar op actie 1075: Organiseren van acties ter bevordering van jeugdcultuur in samenwerking met Jeugdcentrum Kadans;

Overwegende dat dit evenement de mogelijkheid biedt om de gemeentelijke vakantiewerkingen en bijhorende vrijwilligerswerking te promoten; dat er voorgesteld wordt dat de vrijwilligers van de gemeentelijke vakantiewerkingen de kinderanimatie begeleiden;

Overwegende dat voor de organisatie van ’t ParK In een samenwerkingsovereenkomst wordt opgesteld zoals bepaald in de codex, artikel 114§1; dat de samenwerkingsovereenkomst ter goedkeuring voorgelegd wordt aan de gemeenteraad;

Overwegende dat het gemeentebestuur instaat voor volgende zaken: 

• Kinderanimatie te organiseren van 14.00 u – 17.00 u en de kosten voor zich te nemen, 
• Vrijwilligers te voorzien en te vergoeden voor de ondersteuning tijdens de kinderanimatie, 
• De vrijwilligers te verzekeren voor de schade die de vrijwilliger aan derde en aan de organisatie berokkent bij het verrichten van vrijwilligerswerk met betrekking tot de kinderanimatie,
• De kosten voor de artiesten voor zich te nemen, 
• Het project te promoten via de bestaande gemeentelijke communicatiekanalen;

Overwegende dat vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter instaat voor volgende zaken: 

• De totaal organisatie van ’t ParK In op zich te nemen, 
• Ondersteuning te bieden aan cel Jeugdwerk en welzijn voor de kinderanimatie van 14.00 u – 17.00 u,
• Na aanstelling van de artiesten de verdere logistieke opvolging op zich te nemen, 
• De bar open te stellen tijdens de kinderanimatie en de nodige vrijwilligers te voorzien,
• De vrijwilligers die instaan voor de organisatie van ’t ParK In, met uitzondering van de kinderanimatie, te verzekeren voor Burgerlijke Aansprakelijkheid en Lichamelijke Schade ten gevolge van een ongeval, 
• Het logo van Aalter en JAAK op te nemen in affiches en flyers ter promotie van ’t ParK In, 
• Het evenement te promoten via de bestaande communicatiekanalen van vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter, 
• Een evaluatie en financieel verslag op te stellen dat het gemeentebestuur kan opvragen;

Overwegende dat er voldoende budget voorzien is op actie 1075: Organiseren van acties ter bevordering van jeugdcultuur in samenwerking met Jeugdcentrum Kadans voor de organisatie van ’t ParK In; 

Overwegende dat de kosten voor de kinderanimatie en de artiesten voor ’t ParK In betaald zullen worden met de middelen beschikbaar op actie 1075: Organiseren van acties ter bevordering van jeugdcultuur in samenwerking met Jeugdcentrum Kadans;

Overwegende dat de kosten voor de vrijwilligersvergoeding betaald worden met de middelen beschikbaar op Actie 1016: Het geven van een onkostenvergoeding aan vrijwillige animatoren;