2023_CBS_01447 - Collegebeslissing betreffende het gebruik van een onderzoekscontract voor opzoekingen in het gemeentelijk archief

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, meer bepaald artikel II.38 betreffende het indienen van een aanvraag tot openbaarmaking voor wetenschappelijke doeleinden; 

Overwegende dat een burger toestemming heeft gevraagd om de registers van college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraadsregisters van Lotenhulle uit de periode net na de oorlog tot aan de fusie van 1977 in te zien; dat hij dit doet in het kader van een onderzoek naar de geschiedenis van de jongensschool uit Lotenhulle; 

Overwegende dat heel wat gegevens die in deze registers staan nog niet openbaar zijn; dat er ook heel wat persoonsgegevens in staan, waardoor de termijn voor inzage in de volledige registers volgens de openbaarheidsregels van het Bestuursdecreet (art. II.33 tot II.36) op 120 jaar komt; 

Overwegende dat in het Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de aanvragen tot openbaarmaking voor wetenschappelijke doeleinden, vermeld in artikel II.38 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, de mogelijkheid wordt gegeven aan onderzoekers verbonden aan een universiteit, een hogeschool of een erkende onderzoeksinstelling om niet openbare gegevens in te zien; dat voor alle andere onderzoekers deze mogelijkheid er niet is, waardoor heel wat onderzoek door enthousiaste enkelingen dreigt stil te vallen; 

Overwegende dat daarom door heel wat besturen het onderzoekscontract in het leven werd geroepen; dat het onderzoekscontract een document is waarin nagegaan wordt welk soort gegevens de onderzoeker wil gebruiken voor welk doel; dat bovendien er via de ondertekening van dit onderzoekscontract wordt gewezen op de te volgen wetgeving en privacyregeling en de verantwoordelijkheid deels bij de onderzoeker wordt gelegd om deze te volgen; dat met het gebruik van het onderzoekscontract het bestuur een mogelijkheid biedt om wetenschappelijk en historisch onderzoek niet in de weg te staan;

Overwegende dat het onderzoekscontract als volgt is opgebouwd:

• Identificatie van de onderzoeker
• Beschrijving van de studie
• Beschrijving van de soort aanvraag (raadpleging, reproductie en/of publicatie)
• Beschrijving van de nodige bestuursdocumenten
• Motivering van de aanvraag
• Verbintenis van de onderzoeker
• Beslissing van het lokaal bestuur met motivatie

Overwegende dat de algemeen directeur en of zijn gemachtigde met betrekking tot het archiefbeheer, na het evalueren van het ingevulde onderzoekscontract al dan niet inzage geven in de gevraagde Bestuursdocumenten; 

Overwegende dat het ontwerp van onderzoekscontract werd afgetoetst met en goedgekeurd door de DPO;