2023_CBS_00444 - Collegebeslissing betreffende de stand van zaken van Gemeente zonder Gemeentehuis Oproep 4 - 24/7 dienstverlening in samenwerking met Tomorrowlab

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 7 november 2016 van prefusiebestuur Aalter betreffende het instappen in een structureel partnership met Tomorrowlab/Living Tomorrow;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2019 betreffende de goedkeuring van de verlenging van de participatieperiode van het Partnership met Tomorrowlab/Living Tomorrow met het oog op de ontwikkeling van Smart City-initiatieven; 

Gelet op de collegebeslissing van 26 oktober 2020 betreffende de goedkeuring van de stand van zaken van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 1 februari 2021 betreffende de goedkeuring omtrent de uitwerking van projecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 5 juli 2021 betreffende de stand van zaken en het vervolg van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 28 maart 2022 betreffende de goedkeuring van de overeenkomst 'Living Tomorrow 2030 - Smart City Platform';

Gelet op de collegebeslissing van 18 juli 2022 betreffende de terugkoppeling op deelname Gemeente zonder Gemeentehuis Oproep 4 - 24/ dienstverlening;

Gelet op de collegebeslissing van 27 juni 2022 betreffende de stand van zaken en het vervolg van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 17 oktober 2022 betreffende de stand van zaken en het vervolg van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 5 december 2022 betreffende de stand van zaken en het vervolg van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 19 december 2022 betreffende de stand van zaken van Gemeente zonder Gemeentehuis Oproep 4 - 24/7 dienstverlening in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 27 maart 2023 betreffende het voorstel van PoC in het kader van het project GzG 24/7 dienstverlening;

Overwegende dat om de voortgang van het project kwalitatief te bewaken, er periodiek gerapporteerd zal worden aan het college; 

Overwegende dat een testopstelling zou geplaatst worden aan het gemeentehuis waarbij burgers, verenigingen en ondernemingen gedurende 4 weken onderstaande processen kunnen testen;

• Afhalen van documenten en attesten;
• Afhalen van het eerste internationaal paspoort;
• Aankoop van Aalterbonnen;
• Afhalen en terugbrengen van feestmateriaal;
• Afhalen en terugbrengen van sleutels;
• Afhalen van rijbewijzen;

Overwegende dat de meldingen naar gebruikers via mail of sms via een automatische weg zullen verlopen; dat dit in 3 talen (NL/FR/EN) is; dat als de producten in de testopstelling na 2 dagen nog aanwezig zijn, een herinnering wordt verstuurd; dat termijnen om gebruikers van de testopstelling in te lichten zelf in te stellen zijn;

Overwegende dat deze testopstelling wordt geplaatst in samenwerking met Tomorrowlab en hun partners nl. itsme^®, Telloport en Dexxis; 

Overwegende dat deze testopstelling zal bestaan uit:

• Touchscreen;
• 5 lockers van 24 cm x 48 cm;
• 4 lockers van 48 cm x 48 cm;

Overwegende dat deze testopstelling zou geplaatst worden aan de linkervoorzijde van het gemeentehuis; dat deze van stroom en netwerk kan voorzien worden; dat hiervoor een kleine boring nodig is; dat na verwijdering van de testopstelling de boring niet meer zichtbaar zal zijn;

Overwegende dat de testopstelling gefaseerd zal uitgerold worden; dat volgende planning wordt vooropgesteld:

1. Fysieke installatie en aansluiting: week van 29 mei 2023;
2. Intern testen: week van 29 mei 2023;
3. Extern testen: week van 5 juni tot en met 30 juni 2023;
4. Persmoment: week van 19 juni 2023;
5. Afbraak: week van 3 juli 2023;

Overwegende dat simultaan de lessons learned en conclusies zullen worden opgemaakt en worden gedeeld met andere steden en gemeenten; dat er breder wordt gekeken dan louter het lockergebruik; dat de gebruikte technologieën zullen worden geanalyseerd naar breder gebruik;

Overwegende dat het in latere fase mogelijk zal zijn om op te schalen naar meerdere lockers met verschillende maten; 

Overwegende dat na afronding van het project volgend resultaat wordt beoogd:

1. Blauwdruk van de processen die voor een kleine en middelgrote gemeente kunnen getransformeerd worden naar een 24/7 concept en welke niet;
2. Concrete acties/toepassingen/oplossingen ter ondersteuning van een 24/7 dienstverleningsconcept toegepast op 3 thema's: Aanvragen en documenten, Evenementen, Mobiliteit en Werken;
3. Duidelijk overzicht van de besparingen op vlak van geld, tijd en andere middelen;

Overwegende dat het project finaal moet afgerond en ingediend zijn op 12 juli 2023;