2023_CBS_00708 - Collegebeslissing betreffende de samenwerkingsovereenkomst met vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter voor de organisatie van ‘Lochtink’

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 8 februari 2021 betreffende de goedkeuring van het retributiereglement gemeentelijke vakantie-initiatieven;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 21 november 2022 betreffende de goedkeuring van de aanpassing van de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van een verenigingen en het gebruik van zalen en materialengebruik, meer bepaalt artikel 114;

• §1. Activiteiten “In samenwerking met het lokaal bestuur” zijn te beschouwen als activiteiten waarbij: 
1. Een klantencategorie zoals bepaald in DEEL I. ALGEMENE BEPALINGEN, artikel 1, het initiatief opneemt en voorafgaande (in overleg) wordt vastgelegd wie optreedt als organisator/ communicator,
2. De inhoud en het verdere verloop van de activiteit gezamenlijk wordt vastgelegd, 
3. Alle overige afspraken, tegemoetkomingen, taken… eveneens vastgelegd worden in een samenwerkingsovereenkomst, 
4. De interne opvolging gebeurt door de cel, aangeduid door het bestuur; 

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025, meer bepaalt actieplan 0406_001:Aalter organiseert een gevarieerd en kwalitatief speel- en beweegaanbod tijdens alle vakanties, actie 1084: Organiseren van activiteiten voor tieners doorheen het jaar in samenwerking met Kadans met als doelstelling: 

• Organisatie van activiteiten tijdens alle schoolvakanties voor jongeren vanaf twaalf tot en met vijftien jaar.  Concreet wil de gemeente hiermee voorzien in een eigen jeugdwerkaanbod.
• Vanaf 2023 wordt deze actie uitgebreid naar het volledige jaar in samenwerking met Jeugdwerking Kadans;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025, meer bepaalt actieplan 0405_001: De monitoren van het gemeentelijk jeugdwerk kunnen rekenen op een brede ondersteuning, actie 1016: Het geven van een onkostenvergoeding aan vrijwillige animatoren met als doelstellingen:

• Om kwaliteitsvol gemeentelijk jeugdwerk te garanderen (Speelpleinwerking, Kleuter- & Kinderwerking, Tienerwerking en Gammetoen) zal de nodige ondersteuning geboden worden aan de monitoren van het jeugdwerk. Zij zijn immers een bepalende factor om tot kwaliteit te kunnen komen,
• Onkostenvergoeding voor de vrijwillige (hoofd)animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen. De vergoeding wordt vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen aan de hand van de maximale onkostenvergoeding die jaarlijks wordt geïndexeerd; 

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 24 oktober 2022 betreffende de principiële goedkeuring van de organisatie van Lochtink 2023 in samenwerking met vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 5 december 2022 betreffende de goedkeuring van de organisatie van ‘Lochtink’ in samenwerking met vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter in 2023; 

Overwegende dat vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter voorstelt om in samenwerking met het gemeentebestuur een tienerwerking uit te werken onder de noemer ‘Lochtink’; dat Lochtink bestaat uit drie luiken en als volgt georganiseerd wordt: 

Overwegende dat de organisatie van ‘Lochtink’ reeds van start is gegaan op 8 februari 2023;

Overwegende dat het retributiereglement gemeentelijke vakantie-initiatieven onderstaande bepaalt:

• Artikel 5: Bedrag
   §2. De activiteiten van de Kleuter- en Kinderwerking en de Tienerwerking zijn tegen geraamde kostprijs (afhankelijk van het aantal deelnemers, exclusief de animatorenvergoeding en -kosten, inclusief 50% van de geraamde vervoerskosten per persoon);

Overwegende dat in overleg met vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter de inschrijvingen verlopen via het gemeentelijk inschrijfplatform; dat het inschrijvingsgeld voor ‘How To Workshop’ geïnd worden door vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter en terug geïnvesteerd worden in de organisatie van ‘Lochtink’; dat in overleg met vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter er een vast bedrag van 5 euro wordt gevraagd voor het inschrijvingsgeld van ‘How To Workshop’ om de deelname aan ‘Lochtink’ zo laagdrempelig mogelijk te houden; dat het inschrijvingsgeld reeds gecommuniceerd werd in de promotie van ‘Lochtink’; dat het bedrag van 5 euro niet conform is met de bepaling in artikel 5 van het retributiereglement gemeentelijke vakantie-initiatieven; 

Overwegende dat er een uitzondering gevraagd wordt op het retributiereglement artikel 5 voor het inschrijvingsgeld van ‘How To Workshop’; dat de uitzondering op het retributiereglement voorgelegd wordt aan de gemeenteraad;

Overwegende dat het gemeentebestuur van Aalter instaat voor volgende zaken: 

• De kosten van de organisatie van Lochtink voor zich te nemen (kosten van drank, versnapering, workshops, materiaal, vervoer), 
• Ondersteuning te bieden aan vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter bij de organisatie van Lochtink, 
• Vrijwilligers te voorzien en te vergoeden voor ondersteuning tijdens de organisatie van Lochtink,  
• De vrijwilligers te verzekeren voor de schade die de vrijwilliger aan derde en aan de organisatie berokkent bij het verrichten van vrijwilligerswerk met betrekking tot de organisatie van Lochtink,
• De inschrijvingen op te volgen via het gemeentelijk inschrijfplatform Recreatex,
• Het project te promoten via de bestaande gemeentelijke communicatiekanalen; 

Overwegende dat vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter instaat voor volgende zaken: 

• Het inschrijvingsgeld van How To Workshop in ontvangst te nemen en te investeren in de organisatie van Lochtink, 
• De organisatie van Lochtink op zich te nemen, 
• De deelnemers te verzekeren voor Burgerlijke Aansprakelijkheid en Lichamelijke Schade ten gevolge van een ongeval, 
• Het jeugdhuis open te stellen aan de deelnemers voor en na Lochtink, 
• Het jeugdcentrum ter beschikking te stellen voor de organisatie van Lochtink,
• Het project te promoten via de bestaande communicatiekanalen van vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter en in de Aalterse scholen, 
• De sociale media opgemaakt voor Lochtink (Facebook en Instagram) te beheren,
• Jaarlijks een evaluatie en financieel verslag op te stellen dat het gemeentebestuur kan opvragen; 

Overwegende dat voor de organisatie van ‘Lochtink’ een samenwerkingsovereenkomst wordt opgesteld zoals bepaald in de codex, artikel 114§1; dat de samenwerkingsovereenkomst ter goedkeuring voorgelegd wordt aan de gemeenteraad;

Overwegende dat de kosten voor de organisatie van ‘Lochtink’ betaald worden met de middelen beschikbaar op actie 1084: Organiseren van activiteiten voor tieners doorheen het jaar in samenwerking met Kadans;