2023_CBS_00185 - Collegebeslissing betreffende de vraag tot terugbetaling van onkosten aan De Toevlucht vzw

Gelet op de collegebeslissing van 26 september 2022 waarin de organisatie van Wintergloed door de Academie voor muziek, woord en dans werd goedgekeurd; 

Gelet op de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen; goedgekeurd door de gemeenteraad op 21 november 2022, waar in hoofdstuk 4 artikel 114 de bepalingen beschreven staan voor activiteiten 'in samenwerking met het lokaal bestuur';

Overwegende dat de Academie voor muziek, woord en dans voor de organisatie van Wintergloed 2022, net zoals bij de vorige edities, opnieuw heeft samengewerkt met De Toevlucht vzw; dat Wintergloed tijdens de periode van de 'Warmste Week' met als thema 'kansarmoede' wordt georganiseerd; dat deze samenwerking niet geformaliseerd werd in een overeenkomst;

Overwegende dat De Toevlucht vzw hotdogs en drankjes verkocht aan het publiek; 

Overwegende dat de deelnemende leerlingen van de Academie door middel van een bonnetje een hapje en drankje op kosten van het lokaal bestuur konden afhalen aan de stand  van De Toevlucht; 

Overwegende dat er via een bestelbon aankopen werden gedaan voor deze drankjes en worsten binnen het raamcontract; dat dit de geraamde aankopen waren voor de deelnemende leerlingen; dat  door de Academie geen bestelaanvraag werd opgemaakt voor de aankoop van de broodjes voor de hotdogs van de leerlingen;

Overwegende dat  De Toevlucht vzw de broodjes voor de hotdogs (ook van de leerlingen) bij de warme bakker heeft aangekocht (buiten het raamcontract en zonder bestelbon); dat De Toevlucht vzw zelf ook dranken en (toebehoren voor de) hotdogs heeft aangekocht;

Overwegende dat De Toevlucht vzw gedurende vijf dagen de volledige organisatie van dit drank- en eetstandje voor haar rekening heeft genomen: boodschappen, vrijwilligers om het standje te bemannen, logistiek heeft ondersteund; 

Overwegende dat De Toevlucht vzw de aankoop van de broodjes voor de leerlingen, na afloop van het schoolproject, via onkostennota voorlegt aan het gemeentebestuur om deze terug te betalen; 

Overwegende dat de kostprijs voor deze broodjes 455,00 euro bedraagt; dat dit de aankoop is voor ongeveer 750 leerlingen die deelgenomen hebben;