Notulen  Vast Bureau

Artikel 89 van het decreet over het lokaal bestuur: De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 24 oktober 2022 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in 2023;

Gelet op het voorstel van kalender:

Maandag 6 februari 2023 - vast bureau

Maandag 13 februari 2023 - vast bureau

Maandag 20 februari 2023 - vast bureau

Maandag 27 februari 2023 - vast bureau;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 mei 2019 betreffende het definitief vaststellen van de definiëring van het dagelijks personeelsbeheer;

Gelet op de beslissingen genomen door de algemeen directeur aangaande het dagelijks personeelsbeheer;

Overwegende dat het vast bureau ter zitting geïnformeerd werd over deze beslissingen door de algemeen directeur;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025;

Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor:

- het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;

- het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;

Overwegende de opgemaakte bestelbonnen O/2023/14 - O/2023/32;

Gelet op de wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen;

Gelet op de wet van 12 januari 2007 betreffende de opvang van asielzoekers en van bepaalde andere categorieën van vreemdelingen;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 5 februari 2004 betreffende de oprichting van een lokaal opvanginitiatief;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 20 april 2009 betreffende de oprichting van een lokaal opvanginitiatief;

Gelet op de beslissing van de raad van maatschappelijk welzijn van 25 januari 2019 betreffende de goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het lokaal opvanginitiatief;

Gelet op de beslissing van de raad van maatschappelijk welzijn van 8 juli 2019 betreffende de goedkeuring van de overeenkomst met Fedasil met nummer 44084-1 houdende materiële opvang van asielzoekers in een lokaal opvanginitiatief;

Overwegende dat Fedasil een ontwerpreglement heeft opgemaakt dat van toepassing is op alle individuele en collectieve opvangstructuren;

Overwegende dat het huishoudelijk reglement in zes delen is opgedeeld waarvan de eerste vijf delen gemeenschappelijk zijn voor alle opvangstructuren en het zesde deel specifiek is voor elke opvangstructuur;

Overwegende dat er een aantal wijzigingen werden aangebracht in het huishoudelijk reglement; dat het wekelijks leefgeld veranderd is; dat er een waarborgsysteem wordt ingevoerd voor de ontvangen sleutels, zijnde de sleutels van de woning, de slaapkamer en de fiets;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 7 dat bepaalt dat een Huis van het Kind een lokaal samenwerkingsverband is tussen actoren op vlak van preventieve gezinsondersteuning;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 8 dat stelt dat een Huis van het Kind minimaal inzet op preventieve gezondheidszorg, opvoedingsondersteuning en activiteiten met als doel om ontmoeting en sociale cohesie te bevorderen;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 8 augustus 2018 houdende de goedkeuring van de aanvraag voor de projectoproep 'Gezinsarmoede effectief en efficiënt bestrijden;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 23 augustus 2018 houdende de goedkeuring van de aanvraag voor de projectoproep 'Gezinsarmoede effectief en efficiënt bestrijden';

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 28 mei 2019 betreffende de oprichting van Huis van het Kind Aalter;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 3 juni 2019 betreffende het plan van aanpak voor het project 'elk kind telt: investeren in de toekomst';

Overwegende dat het bestuur aan de externe subsidieverlener correct wil rapporteren en verantwoorden, conform de gestelde criteria zoals opgenomen in DS377;

Overwegende dat het bestuur op die manier invulling geeft aan artikel 217 van het decreet lokaal bestuur; om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt;

Overwegende dat de uitbouw van een Huis van het Kind is opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025 onder AP0501_010 Aalter zet in op de uitbouw van een netwerk Huis van het Kind;

Overwegende dat het project 'Elk kind telt' i.s.m. Welzijnsband Meetjesland is opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025 onder AP0501_010; 

Overwegende dat het project MIRIAM een project is dat zich richt op alleenstaande moeders in armoede; dat de alleenstaande moeders intensief en individueel worden opgevolgd; dat er ook een collectief groepsaanbod wordt georganiseerd; dat hiervoor een casemanager werd aangesteld, een maatschappelijk werker die zich toespitst op de begeleiding van deze groep moeders; dat er een subsidiebedrag verkregen wordt à rato van het aantal te begeleiden groepen; dat het gaat over een bedrag van 57.500 euro; dat een klein OCMW maximum 2 groepen kan begeleiden; dat deze middelen kunnen worden ingezet voor personeelskost en werkingsmiddelen; dat er een project werd ingediend voor 3 jaar; dat er tijdens het eerste projectjaar geen co-financiering gevraagd wordt; dat tijdens het 2de en 3de projectjaar een co-financiering van 25 procent wordt gevraagd; dat dit neerkomt op een bedrag van 14.375 euro per jaar; dat dit gedekt kan worden met de inbreng van reeds bestaande personeelsleden;  

Overwegende dat er in Aalter één moedergroep is opgestart; dat een groep tussen de 12 en 15 moeders telt; dat deze werking kan worden ingebed binnen het OCMW, waarbij een sterke samenwerking is met Huis van het Kind Aalter en het project 'Elk kind telt'; dat met de verkregen projectmiddelen een voltijds casemanager werd aangeworven; dat de co-financiering kan worden opgenomen door de personeelskost van een reeds bestaand personeelslid in te brengen; 

Overwegende dat Huis van het Kind Aalter merkt dat een bepaalde groep moeders extra ondersteuning nodig heeft op vlak van opvoeding, vooral voor moeders die er alleen voor staan en die geconfronteerd worden met puberende kinderen, hun vraag naar vrijheid, het stellen van grenzen; dat dit een belangrijk impact heeft op de ontwikkeling van de jongeren maar ook op financieel vlak; dat de idee is om de moedergroep te richten op alleenstaande moeders met tienerkinderen; dat de verschillende werkingen op die manier een link leggen, ter versterking van moeder en kind; 

Overwegende dat de casemanager van het project MIRIAM voltijds is aangesteld; 

Overwegende dat er een planning werd opgemaakt met nieuwe groepsactiviteiten voor het Project MIRIAM; dat er gewerkt wordt rond verschillende thema's; dat er verschillende uitstappen zullen georganiseerd worden met de kinderen;

Overwegende dat er knutselmateriaal, speelgoed en kerstgeschenken voorzien worden voor de kinderen van de MIRIAM mama's; dat hiervoor gebruik gemaakt wordt van de bestaande raamcontracten; dat hiervoor een budget voorzien wordt van ongeveer 300 euro;

Overwegende dat er voor de activiteiten zo veel mogelijk gebruik zal gemaakt worden van het gratis aanbod van Huis van het Kind en zijn partners;

Overwegende dat er voor de activiteiten zo veel mogelijk gebruik zal gemaakt worden van de bestaande raamcontracten;

Overwegende dat er voor het organiseren van de activiteit in de krokusvakantie rekening moet gehouden worden met de verplaatsingsafstand van het museum naar de bowling; dat de meeste praktische oplossing Overpoort Bowling is; dat hierdoor geen prijsvergelijking kan opgemaakt worden;

Overwegende dat er voor het organiseren van de vorming 'Veilig gebruik van sociale media' slechts beroep kan gedaan worden op een uniek aanbod van Child Focus; dat hierdoor geen prijsvergelijking kan opgemaakt worden; 

Overwegende dat er voor het organiseren van de vorming 'Verzorging en hygiëne' slechts beroep kan gedaan worden op een uniek aanbod van 'Gezonde buurten' (Christelijke Mutualiteit); dat hierdoor geen prijsvergelijking kan opgemaakt worden; 

Overwegende dat er voor het organiseren van de vorming 'Energie' beroep zal gedaan worden op de partner Veneco; 

Overwegende dat er voor de activiteiten waar geen raamcontract voorhanden is een prijsvergelijking zal gedaan worden;

Overwegende dat Huis van het Kind verschillende vormingen organiseert; dat de vormingen 'Veerkrachtig ouderschap na scheiding' betalend is; dat deze vorming 20 euro per persoon kost; dat de kostprijs voor de mama's van project MIRIAM die deze vorming via Huis van het Kind willen volgen  mag bekostigd worden met de toegekende subsidies; dat de totale kost, mochten alle mama's hieraan willen deelnemen hiervoor maximaal 240 euro bedraagt;

Overwegende dat er een weekend zal georganiseerd worden voor de MIRIAM mama's in samenwerking met Rap op Stap; dat in het kader van het empowerment de mama's bij de organisatie hiervan zullen betrokken worden; dat er nog geen zicht is op de kostprijs hiervan;

Overwegende dat er voor het inrichten van activiteiten voor project MIRIAM voor 2023 een budget voorzien is ten bedrage van 6.125,53 euro; dat de kostprijs van reeds geplande activiteiten op dit moment geraamd wordt op 3.750 euro; dat deze raming voorzien is op de aanwezigheid van alle deelnemers; dat er nog voldoende budget over is voor de organisatie van de nog niet ontwikkelde activiteiten; dat het overige bedrag van de subsidie ten bedrage van 75.087,53 euro zal ingezet worden voor het bekostigen van personeel;

Gelet op verordening EU nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2014 betreffende het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen, in het bijzonder het artikel 7§4;

Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder de artikelen 57§1, 60§3 en 61,1e lid;

Gelet op het reglement 2021 van de POD Maatschappelijke Integratie houdende de gratis verdeling van levensmiddelen ter beschikking gesteld aan de OCMW's en erkende liefdadigheidsorganisaties in het kader van het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 21 mei 2014 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2014 met vzw De Toevlucht;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 9 april 2015 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2015 (type 1) met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 20 mei 2015 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2015 met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 10 maart 2016  houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2016 (type 1) met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 20 april 2016 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2016 (type 1) met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 9 februari 2017 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2017 (type 1) met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 13 september 2017 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2017 (type 1) met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 15 februari 2018 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2018 (type 1) met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 21 maart 2018 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2018 (type 1) met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 8 juli 2019 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2019 (type 1) met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 15 juli 2020 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2020 (type 1) met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 september 2021 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2021 en 2022 (type 1) met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 17 juni 2019 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2019 (type 1) met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 8 juni 2020 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2020 (type 1) met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 5 juli 2021 houdende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst 2021 en 2022 (type 1) met vzw De Toevlucht en de goedkeuring van het individueel (gezins)attest;

Overwegende dat op 31 december 2013 het Europees voedselprogramma, in België beheerd door het Belgisch interventie- en restitutiebureau (BIRB), hield op te bestaan; dat het programma vervangen werd door een nieuw fonds: het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen (FEAD); dat de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie (POD MI) de erkenningen en het aantal erkende begunstigden overnam van het BIRB;

Overwegende dat volgens het reglement het OCMW de hoeksteen vormt bij het vaststellen wie meest behoeftig is; dat op gemeentelijk vlak alleen het OCMW in staat is te bepalen welke begunstigden het meest beantwoorden aan de definitie van meest behoeftigen;

Overwegende dat in vergelijking met vroeger voortaan slechts één algemene categorie van begunstigden wordt weerhouden: alle personen die onder de armoedegrens leven (15.513 euro voor een alleenstaande en 32.577,30 euro voor een gezin met 2 volwassenen en 2 kinderen);

Overwegende dat op basis van deze categorie elk OCMW en elke erkende partnerorganisatie een mechanisme op poten moeten zetten dat toelaat te verifiëren of de begunstigden wel degelijk onder deze categorie vallen, dit mechanisme zal gecontroleerd worden tijdens eventuele controles;

Overwegende dat wanneer de erkende partnerorganisatie een partnerschapsovereenkomst type 1 of 2 heeft met het OCMW van de gemeente, deze overeenkomst zelf kan dienen als mechanisme en dit voldoende is als bewijsstuk;

Overwegende dat de erkende partnerorganisaties een partnerschapsovereenkomst moeten afsluiten met het OCMW; dat deze overeenkomst het mechanisme om de meest behoeftigen te bepalen duidelijk moet uitleggen, dat er zijn drie mogelijke vormen zijn van partnerschapsovereenkomst:

• Type 1: de begunstigden van de erkende partnerorganisatie beschikken over een individueel (gezins)attest afgeleverd door het OCMW;
• Type 2: de lijst van begunstigden van de erkende partnerorganisatie werd goedgekeurd door het OCMW;
• Type 3: een partnerschapsovereenkomst tussen het OCMW en de erkende partnerorganisatie waarbij de erkende partnerorganisatie van het OCMW zelf mag nagaan of iemand behoort tot de categorie begunstigden;

Overwegende dat de levensmiddelen gratis en uitsluitend onder de meest behoeftigen moeten worden verdeeld;

Overwegende dat het de OCMW's en erkende partnerorganisaties toegestaan is de ontvangen levensmiddelen te verdelen onder een groter aantal meest behoeftigen dan het aantal begunstigden waarvoor ze erkend zijn voor zover dat deze begunstigden voldoen aan de ontvankelijkheidscriteria vastgelegd door het OCMW van hun gemeente;

Overwegende dat het prefusiebestuur van OCMW Aalter sedert 2009 samenwerkt met vzw De Toevlucht in het kader van de voedselbedeling; dat het prefusiebestuur van OCMW Knesselare sedert 2014 samenwerkt met vzw De Toevlucht in het kader van de voedselbedeling; dat de partnerovereenkomst type 1 reeds sedert 2014 elk jaar door de raad voor maatschappelijk welzijn werd goedgekeurd;