Gelet op artikel 217 van het decreet lokaal bestuur dat stelt: ‘Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.'
Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 19 december 2022 betreffende de aanpassing van het meerjarenplan 2023/1 2020 - 2025 van het lokaal bestuur met onder meer volgende strategische nieuwbouwprojecten:
Gelet op de vergadering van 17 januari 2023 betreffende ‘een geïntegreerde aanpak ontwikkeling en beheer', meer bepaald rond het uniformiseren van de uitrusting in gemeentelijke gebouwen in functie van kostenefficiënt onderhoud en herstel, op vlak van personeelsinzet en duurzaamheid;
Overwegende dat een overheid als 'goede huisvader' dient te waken over een kostenefficiënte inzet van mensen en middelen; dat het onderhoud van het gebouwenpatrimonium een grote budgettaire impact heeft; dat het aangewezen is om het gebouwenpatrimonium daarom zo kostenefficiënt mogelijk uit te rusten; dat uniformisering daartoe kan bijdragen;
Overwegende dat het uniformiseren van de uitrusting in het gemeentelijk patrimonium in grote lijnen in 3 hoofdthema's kan ingedeeld worden:
Overwegende dat een aantal aandachtspunten en uitdagingen werden geformuleerd waarmee rekening gehouden moet worden bij de verdere uitwerking van dit principe (snelheid van technische evolutie, softwarekoppelingen, automatisatie, verschillende functies in de gebouwen, beleidsvisie en wensen, personeelsinzet, mededinging van de markt, ...); dat de doelstelling gefaseerd, duurzaam en toekomstgericht moet zijn; dat dit principe via de rol budgetbeheerder verder uitgewerkt zal worden;
Overwegende dat een aantal nieuwbouwprojecten momenteel in uitvoeringsfase komen; dat het aangewezen is om het kader rond uniformisering voor zover mogelijk te integreren in deze projecten; dat daarom reeds enkele principes worden voorgesteld; dat de focus voorlopig gelegd wordt bij de (on)roerende uitrusting die ingedeeld wordt in volgende groepen:
Uitrusting sanitaire ruimtes
Overwegende dat voor de uitrusting van sanitaire ruimtes reeds uniformiteit over het volledige gebouwenpatrimonium is ingevoerd via de lopende raamcontracten voor poetsproducten, poetsmaterialen en disposables; dat het aangewezen is deze uniformiteit door te trekken in de nieuwe locaties;
Los meubilair – uitrusting polyvalente zalen ( verplaatsbare tafels en stoelen )
Overwegende dat de uitrusting van de ontmoetingscentra en voetbalkantines recent vernieuwd werd; dat elke locatie voorzien werd van uniforme opplooibare tafels en stoelen met bijhorende opbergkarren; dat na evaluatie de stoelen goed worden bevonden en dat er klachten zijn over de kwaliteit van de tafels omwille van mankementen aan het vouwsysteem; dat deze klachten niet op alle locaties even veel naar voor komen; dat de leverancier van de tafels en stoelen vooraf verwittigd had dat de kwaliteit van de tafels ( zowel het tafelblad als het vouwsysteem ) budget-gebonden was en voor verbetering vatbaar; dat verbeteringsvoorstellen in overweging kunnen genomen worden bij nieuwe aankopen; dat het aangewezen is om nieuwe locaties uit te rusten met tafels en stoelen die minstens qua vorm en typologie afgestemd zijn op deze in de andere locaties, mits eventueel rekening te houden met de verbetervoorstellen; dat de aankoop van dergelijk meubilair kan gelanceerd worden buiten de opdracht van de bouwprojecten waardoor genoten kan worden van schaalvoordeel;
Los meubilair – niet specifiek; ( vb. bureaustoel, bureautafels, … )
Overwegende dat voor los meubilair gebruik kan gemaakt worden van de beschikbare raamcontracten via Creat; dat deze raamcontracten reeds aangewend zijn voor de herinrichting van de werkplekken; dat gekozen kan worden voor gelijkaardige types of materialen binnen het beschikbare gamma van deze raamcontracten;
Functie-specifiek materiaal ( vb. bibliotheekrekken, archiefrekken, podiumelementen… )
Overwegende dat het aangewezen is om functie-specifiek materiaal (bibliotheekrekken, podiumelementen, …) af te stemmen op elkaar zodat bij herlocalisatie of uitbreiding het materiaal over de locaties heen compatibel en aansluitbaar is; dat voor functie-specifiek materiaal geen beschikbare raamcontracten gekend zijn; dat gekozen kan worden voor vast meubilair (maatwerk) in degelijke maar goedkope materialen of voor los modulair meubilair (standaardmaten); dat los meubilair een polyvalente invulling / aanpassing van de ruimte in de toekomst eenvoudiger mogelijk maakt; dat een kostenafweging op basis van de vereisten kan aantonen welke keuze het kostenefficiëntst is; dat vast meubilair integraal deel uitmaakt van het gebouw en daarom idealiter kan opgenomen worden in de opdracht van het bouwproject; dat los meubilair los van de opdracht van het bouwproject kan gelanceerd worden via de meest gerede procedure;
Overwegende dat volgende uitrusting specifiek is aan het gebouw of deel uitmaakt van het gebouw en daarom best mee opgenomen wordt in de opdracht van het bouwteam bij nieuwe projecten:
Overwegende dat parallel of in een volgende fase volgende thema’s verder worden uitgewerkt:
Akkoord te gaan met het principe voor het uniformiseren van de uitrusting in gemeentelijke gebouwen in functie van kostenefficiënt onderhoud en herstel, op vlak van personeelsinzet en duurzaamheid.
Akkoord te gaan om de uniformiteit in de uitrusting van de sanitaire ruimtes door te trekken over de nieuwe locaties, hiervoor beroep te doen op de bestaande raamcontracten voor poetsproducten, poetsmaterialen en disposables en de informatie over het materiaal door te geven aan de verschillende bouwteams van de huidige en toekomstige nieuwbouwprojecten.
Akkoord te gaan om het los meubilair- uitrusting van de “polyvalente zalen” in nieuwe projecten minstens qua vorm en typologie af te stemmen op de recent vernieuwde tafels en stoelen in de bestaande feestzalen en voetbalkantines, hiervoor een afzonderlijke marktbevraging over de locaties heen te organiseren volgens de meest gerede procedure en rekening te houden met eventuele verbetervoorstellen bij de omschrijving van de opdracht.
Akkoord te gaan om functie-specifiek materiaal (vb. bibliotheekrekken, archiefrekken, podiumelementen…) af te stemmen op elkaar in functie van compatibiliteit en aansluitbaarheid over de locaties heen, het onderzoek naar de meest kostenefficiënte oplossing te voeren en afhankelijk van de keuze vast meubilair op te nemen in de opdracht van het bouwteam en voor los meubilair een afzonderlijke martkbevraging te organiseren volgens de meest gerede procedure.
Akkoord te gaan om voor los meubilair - niet specifiek afgestemd op een project ( vb. bureaustoel, bureautafels… ) beroep te doen op de beschikbare raamcontracten via Creat en de keuzes binnen het gamma maximaal af te stemmen op bestaande meubilering qua type en materiaalgebruik.
Akkoord te gaan om los meubilair - specifiek afgestemd op het project ( vb. rollende vestiaire, verplaatsbare balies, … ) op te nemen in de opdracht van het bouwteam van de nieuwbouwprojecten.
Akkoord te gaan om vast meubilair ( vb. balie, ingewerkte kasten, … ) op te nemen in de opdracht van het bouwteam van de nieuwbouwprojecten.
Akkoord te gaan om het principe van de uniformiteit verder uit te laten werken voor volgende thema’s:
Akkoord te gaan dat ondanks de principiële keuze, afwijkingen steeds mogelijk zijn, dit na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.