2023_CBS_01008 - Collegebeslissing betreffende het voorstel van PoC in het kader van het project GzG 24/7 dienstverlening

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 7 november 2016 van prefusiebestuur Aalter betreffende het instappen in een structureel partnership met Tomorrowlab/Living Tomorrow;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2019 betreffende de goedkeuring van de verlenging van de participatieperiode van het Partnership met Tomorrowlab/Living Tomorrow met het oog op de ontwikkeling van Smart City-initiatieven; 

Gelet op de collegebeslissing van 26 oktober 2020 betreffende de goedkeuring van de stand van zaken van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 1 februari 2021 betreffende de goedkeuring omtrent de uitwerking van projecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 5 juli 2021 betreffende de stand van zaken en het vervolg van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 28 maart 2022 betreffende de goedkeuring van de overeenkomst 'Living Tomorrow 2030 - Smart City Platform';

Gelet op de collegebeslissing van 18 juli 2022 betreffende de terugkoppeling op deelname Gemeente zonder Gemeentehuis Oproep 4 - 24/7 dienstverlening;

Gelet op de collegebeslissing van 27 juni 2022 betreffende de stand van zaken en het vervolg van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 17 oktober 2022 betreffende de stand van zaken en het vervolg van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 5 december 2022 betreffende de stand van zaken en het vervolg van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 19 december 2022 betreffende de stand van zaken van Gemeente zonder Gemeentehuis Oproep 4 - 24/7 dienstverlening in samenwerking met Tomorrowlab; 

Gelet op de mail van Tomorrowlab van 24 maart 2023 betreffende het opzetten van een PoC selfstation Living Tomorrow/Aalter; 

Overwegende dat Aalter in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis (GzG) wenst te werken aan een 24/7 dienstverleningsconcept waarbij de burgers, scholen, verenigingen, organisaties, bedrijven en ondernemers 24/7 toegang hebben tot de gemeentelijke diensten, zowel online als in fysieke vorm;

Overwegende dat met deze aanpak het gemeentebestuur wil inzetten op een vernieuwend aanbod aan hoogtechnologische diensten dat toonaangevend wordt op vlak van technologie, duurzaamheid, maatschappij en bestuur; dat hierbij een visie is ontwikkeld waarbij de gemeentelijke diensten ontzorgd worden en verscheidene taken van de gemeentelijke diensten gedigitaliseerd en geautomatiseerd kunnen worden;

Overwegende dat er na onderzoek is gebleken dat er dient gestreefd te worden naar een dienstverlening die geënt wordt op volgende principes:

1. Flexibiliteit naar de burger staat centraal;
2. De burger kan 24/24, 7/7 toegang krijgen en documenten aanvragen, afgeven of ophalen bij de gemeente;
3. De burger krijgt ook onafgebroken toegang tot bepaalde delen van gemeentelijke gebouwen voor het uitoefenen en bijwonen van sportactiviteiten, hobby's of het verenigingsleven;

Overwegende dat Tomorrowlab een klantenreis heeft uitgewerkt op basis van bovenstaande principes; dat deze principes reeds getoetst zijn bij een aantal andere lokale besturen; dat Tomorrowlab bijkomend een analyse heeft gemaakt van de producten die digitaal aangeboden worden via de gemeentelijke website; dat hieruit is gebleken dat het aanvragen en ophalen van documenten heel wat potentieel heeft om verder uit te werken;

Overwegende dat volgende stappen zullen genomen worden om verder vorm te geven aan een 24/7 dienstverleningsconcept:

• Verkennende gesprekken voeren met andere gemeentes die input kunnen leveren, die deelnemen aan het verloop van de Proof of Concept of die het draagvlak hiervoor kunnen verbreden;
• Gebruikersonderzoek (december 2022 - januari 2023);
• Opsporen en wegwerken van missing links bij de projectpartners (december 2022 - januari 2023);
• Onderzoeken grenzen privacy & security;
• Opzetten e-inclusie-traject;
• Onderzoeken naar schaalbaarheid van het concept naar andere gemeenten en hun noden (januari 2023);
• Uitwerking van een Proof of Concept (eerste kwartaal 2023, evaluatie tweede kwartaal);

Overwegende dat hiermee ook wordt voldaan aan de dwingende voorwaarden die de jury van de projectoproep heeft opgelegd nl.

• Aalter moet het project opstarten met een gebruikersonderzoek om de huidige digitale drempels en noden bij de diverse doelgroepen in kaart te brengen;
• Aalter moet het innovatieproces openstellen voor andere lokale besturen door ze te laten meelopen tijdens de loop van het project en niet enkel aan het einde van de rit;

Overwegende dat Tomorrowlab voorstelt om in samenwerking met ITSME een primeurtest uit te voeren rond het 24/7 afhalen van eID/rijbewijzen voor burgers; dat hiertoe een proefopstelling zal geplaatst worden in het gemeentehuis van Aalter; dat ITSME bereid is om dit met gesloten beurs te doen; dat deze proefopstelling bij voorkeur in de periode 22/05/2023 - 02/06/2023 geplaatst wordt gezien de looptijd van het project;