2023_CBS_01037 - Collegebeslissing betreffende de organisatie van de opendeurdag voor de Academie voor muziek, woord en dans

Gelet op de de collegebeslissing van 27 maart 2023 betreffende het raadplegen van de bevolkingsregisters voor interne doeleinden;

Gelet op ACT-1288 - Organiseren van schoolprojecten zoals opgenomen in de meerjarenplanning 2023/1 2020-2025 van het lokaal bestuur, goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 december 2022;

Gelet op de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen; goedgekeurd door de gemeenteraad op 21 november 2022, waar in hoofdstuk 4 artikel 114 de bepalingen opgenomen staan voor activiteiten 'in samenwerking met het lokaal bestuur”; dat activiteiten in samenwerking met het lokaal bestuur te beschouwen zijn als activiteiten waarbij:

• het lokaal bestuur het initiatief neemt en bijgevolg optreedt als organisator/communicator van de activiteit;
• het lokaal bestuur verantwoordelijk is voor de inhoud en het verdere verloop van de activiteit(en);
• het lokaal bestuur beroep kan doen op een klantencategorie, zoals bepaald in DEEL I. ALGEMENE BEPALINGEN, artikel 1, om een inhoudelijke meerwaarde te creëren. Met deze klantencategorie wordt altijd een afsprakennota vastgelegd; 
• de interne opvolging gebeurt door de cel, aangeduid door het bestuur.

Overwegende dat de Academie voor muziek, woord en dans op zaterdag 13 mei 2023 van 9.00 u tot 13.00 u een opendeurmoment wil organiseren voor nieuwe leerlingen;

Overwegende dat het concept van de opendeurdag er als volgt uit ziet:

• Doorlopend:
  • 'Open lessen': de geplande lessen gaan door met open deuren, bezoekers kunnen vrij in en uit lopen
  •  'Infostand + inschrijvingsstand': info over het aanbod van de academie, wat men mag verwachten, welke vakken, ... Inschrijvingen van nieuwe leerlingen is mogelijk
• 9.00 u:
  • 'Kriebelsessie': voor kinderen van 6 en 7 jaar, interactief voor de domeinen muziek, woord en dans in het Theater
• 10.00 u:
  • 'Infomoment aanbod volwassenen'
  • 'Ateliersessie': voor kinderen vanaf 8 jaar, interactief voor de domeinen muziek, woord en dans in het Theater
• 11.00 u:
  • 'Infomoment aanbod volwassenen'
  • 'Kriebelsessie': voor kinderen van 6 en 7 jaar, interactief voor de domeinen muziek, woord en dans in het Theater
• 12.00 u
  • 'Ateliersessie': voor kinderen vanaf 8 jaar, interactief voor de domeinen muziek, woord en dans in het Theater
• Op uitnodiging:
  • 'Doorstroommoment': de leerlingen van 1.2 en 2.4 krijgen de mogelijkheid om de nieuwe vakken van de volgende graad te verkennen

Overwegende dat het inhoudelijke en logistieke aandeel in de organisatie van deze opendeurdag door het team van de Academie wordt opgenomen;

Overwegende dat de Academie de opendeurdag wil bekend maken bij het brede publiek; dat hiervoor gedacht wordt aan de communicatiekanalen TotAalter, website, persbericht; dat het ontwerpen en drukken van een flyer ter aankondiging en een infobrochure schooljaar 2023-2024 bovendien ook wenselijk is; dat het drukwerk voor deze flyer om de opendeurdag te promoten (3500 exemplaren te verdelen in Aalter en de filiaalgemeentes) en infobrochure schooljaar 2023-2024 (7.000 exemplaren te verdelen in Aalter en de filiaalgemeentes) geraamd wordt op 650,00 euro (521,00 euro voor de infobrochure schooljaar 2023-2024 en 118,00 euro voor de flyer ter promotie van de opendeurdag) kan uitgevoerd worden binnen het lopend raamcontract met drukkerij Bulckens; dat het ontwerpen van de flyer en infobrochure geraamd wordt op 4 uur per ontwerp;