2023_CBS_00519 - Collegebeslissing betreffende de periodieke rapportering LB365

Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 11 oktober 2021 betreffende de goedkeuring van de selectievereisten, raming en plaatsingsprocedure van de opdracht Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten') - fase 4 / perceel 3.4.B) ONDERSTEUNING SOFTWARE- EN DIGITALISERINGSPROJECTEN;

Gelet op de collegebeslissing van 7 november 2016 van prefusiebestuur Aalter betreffende de engagementsverklaring CCSP aankoopconsortium; dat werd beslist om voor het ontwikkelen van een Midoffice samen te werken met V-ICT-OR vzw en andere Vlaamse openbare besturen;

Gelet op de collegebeslissing van 20 februari 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, raming en de gunningswijze voor de opdracht ‘Generieke componenten' (samenaankoop o.l.v. V-ICT-OR);

Gelet op de collegebeslissing van 20 november 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht (samengevoegde opdracht) ‘Generieke componenten’ voor Vlaamse gemeenten;

Gelet op de collegebeslissing van 22 januari 2018 van prefusiebestuur Aalter akkoord te gaan met de ondertekening van de engagementsverklaring consortium “samen aanbesteden”;

Gelet op de collegebeslissing van 15 april 2019 betreffende Consortium LB365 (samen aanbesteden): goedkeuren addendum engagementsverklaring V-ICT-OR vzw;

Gelet de collegebeslissing van 15 februari 2021 betreffende de goedkeuring van de kwalitatieve selectie voor de opdracht 'Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten')';

Gelet de collegebeslissing van 8 maart 2021 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten')' - Perceel 8) (3.8) Softwarelicenties en beheer;

Gelet de collegebeslissing van 29 maart 2021 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten')' - Percelen 3, 4, 5, 6 en 7;

Gelet de collegebeslissing van 21 juni 2021 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten')' - Percelen 1 en 2;

Gelet op de collegebeslissing van 4 oktober 2021 betreffende Consortium LB365 (samen aanbesteden): goedkeuren beheer budgetten binnen consortium;

Gelet op de collegebeslissing van 24 januari 2022 betreffende de goedkeuring van de kwalitatieve selectie en het bestek voor de opdracht 'Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten') - fase 4 / perceel 3.4.B) ONDERSTEUNING SOFTWARE- EN DIGITALISERINGSPROJECTEN';

Gelet de collegebeslissing van 19 december 2022 betreffende het cloudadvies in het kader van LB365;

Gelet de collegebeslissing van 13 februari 2023 betreffende de goedkeuring van de gunning van de deelopdracht 'Junior Project Manager' binnen de opdracht 'Project LB365 - fase 4 / perceel 3.4.B) ONDERSTEUNING SOFTWARE- EN DIGITALISERINGSPROJECTEN';

Gelet op de managementrapportering opgemaakt door V-ICT-OR over LB365 waarin een overzicht wordt gegeven van volgende elementen: 

• nieuws
• voltooide dossiers
• toekomstplannen
• voortgang besturen
• financieel overzicht;

 Overwegende dat volgende zaken in het lokaal bestuur Aalter lopende zijn:

• Migratie Aalter (CRM on premise naar LB365) : versneld gestart door een beveiligingsaanpassing opgelegd door Microsoft, waardoor email-verwerking via de huidige CRM omgeving niet langer mogelijk ging zijn vanaf januari 2023
  • e-mail registratie is over gezet op LB365
  • Postregistratie wordt voorbereid in LB365
  • Opzetten van Meldingen via LB365 is gestart
  • Opzetten Klachten via LB365 wordt opgestart.
• Subsidieoproep Gemeente zonder gemeentehuis: subsidieaanvraag ingediend (Torhout en Aalter): "Data inzicht als basis voor kwalitatievere & efficiëntere dienstverlening" werd niet weerhouden.
• Migratie van een lokale CRM naar LB365 voorbereiden samen met  andere lokale besturen: In dit kader zal ondersteuning voorzien worden voor Aalter en Ronse bij het configureren van Postregistratie. Eenzelfde opzet wordt uitgewerkt voor Klachten en Meldingen.
• Werkgroepen binnen het consortium LB365 werken intussen verder aan nieuwe modules in LB365: op vraag van Aalter werd een werkgroep voor Openbaarheid van bestuur (Inzagerecht) versneld opgestart. Het lokaal bestuur Aalter werkt mee in deze werkgroepen;