2023_CBS_00571 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring van de voorbereiding van een onbemande bibliotheek in het Project Reinaertzaal in Ursel

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2019 betreffende de goedkeuring van het strategisch meerjarenplan 2020-2025 van het lokaal bestuur en latere wijzigingen met daarin opgenomen: 

• ACT-1651 ’Aankoop en verbouwen Reinaertzaal’;
• ACT-1644 ‘Verkoop pastorij Eekloseweg 6a, 9910 Ursel’;
• ACT-1643 ‘Verkoop pand Oscar Pluis Rozestraat 8, 9910 Knesselare’;

Gelet op de collegebeslissing van 30 augustus 2021 betreffende de goedkeuring van de gebruiksovereenkomst en de principiële goedkeuring van de aankoop van de Reinaertzaal (parochiezaal en parking) in Onderdale;

Gelet op de collegebeslissing van 18 oktober 2021 betreffende de principiële goedkeuring van de aankoop in functie van de sloop van de Reinaertzaal (parochiezaal en parking) in Onderdale voor de oprichting van een multifunctioneel gebouw in Ursel;

Gelet op de collegebeslissing van 25 oktober 2021 betreffende de goedkeuring van de scope voor het Project Reinaertzaal;

Gelet op de collegebeslissing van 24 oktober 2022 betreffende de principiële goedkeuring van de ontwerpakte voor de aankoop tegen schattingsprijs van de Reinaertzaal en parking in Onderdale voor de oprichting van een multifunctioneel gebouw in Ursel;

Gelet het initiatief van ABB 'Gemeente zonder Gemeentehuis', een relanceproject waarbij Vlaanderen steden en gemeenten ondersteunt die samen innovatieve, digitale oplossingen uitwerken om hun dienstverlening en interne werking klantgerichter te maken; dat de opening van de eerste projectoproep gelanceerd werd op 21 september 2021;

Gelet op ACT-2047 Gemeente zonder Gemeentehuis in het meerjarenplan 2020-2025;

Overwegende dat de huidige bibliotheek in Ursel 6 uren per week open is, waarvan 3 uren voor scholen en 3 uren voor particulieren en dat deze openingsuren in de nieuwe bibliotheek van Ursel in het Project Reinaertzaal mogelijks uitgebreid kunnen worden door de invoer van het systeem van de onbemande bibliotheek en daardoor de collectie meer zelfstandig kan benut worden door scholen en particulieren, zonder de aanwezigheid van het bibliotheekpersoneel;

Overwegende dat een onbemande bibliotheek bij het bibliotheekpersoneel voor meer flexibiliteit zou zorgen, omdat ze de backoffice taken in de bibliotheek van Ursel op eender welk tijdstip kunnen uitvoeren, in plaats van een vast tijdstip op dinsdagnamiddag en hierdoor flexibeler de noden van de balie en activiteiten in ArtA'A kunnen opvangen;

Overwegende dat voor de minimale bibliotheekservice die niet mogelijk is via een onbemande bibliotheek, zoals een nieuwe lener inschrijven of advies geven, er telefonisch kan doorverwezen worden naar ArtA'A, als de toegangsuren tot de onbemande bibliotheek afgestemd worden op de ruime openingsuren van ArtA'A;

Overwegende dat voor de onbemande bibliotheek volgende systemen vereist zijn: een zelfuitleenbalie met betaalsysteem, verlichting door middel van sensoren, camerabewaking, software om openingsuren te regelen, identificatiepaneel om toegang te verlenen en de nodige verbindingen met het gemeentelijk netwerk; 

Overwegende dat door het ontwerpteam op het overleg van 14 februari 2023 over Project Reinaertzaal bevestigd werd dat enkele technische benodigdheden automatisch al opgenomen zijn in het voorstel voor het bouwproject, waaronder verlichting door middel van sensoren en camerabewaking en dit een gunstige invloed kan hebben op de meerkost voor een onbemande bibliotheek;

Overwegende dat het interessant zou zijn om bij  de nieuwbouw rekening te houden met het voorstel van een onbemande bibliotheek en hiervoor al de voorbereidende werken en bekabeling te voorzien, ongeacht het tijdstip wanneer de onbemande bibliotheek definitief zou ingevoerd worden en dit om noodzakelijk kap- en breekwerk achteraf te vermijden;

Overwegende dat er verschillende aanbieders op de markt zijn van het systeem van een onbemande bibliotheek, waarvan de kostprijs geschat wordt op ongeveer 16.000,00 euro exclusief btw, maar daarbij het advies van de cel CCIT is om eerst nog de mogelijkheid verder te onderzoeken om het systeem van de onbemande bibliotheek te realiseren via 'Gemeente zonder Gemeentehuis';