Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 20 april 2020 betreffende de goedkeuring van het Bibliotheekreglement voor de bibliotheken Aalter-Ruiselede;
Overwegende de intentie van COMEET Regiobib om te migreren van een samenwerkingsniveau 1 (1x lidgeld betalen, wel nog apart inschrijven per bibliotheek) naar 3b (1 gemeenschappelijk ledenbestand, 1 gemeenschappelijk reglement met overal gelijke parameterinstellingen, 1 financiële organisatie = om het even waar, om het even wat betalen, met jaarlijks 1 transfer van ontvangsten, 1 regiobib met transport = om het even wat van de Regiobib, om het even waar terugbrengen);
Overwegende dat COMEET zich bij dat traject wil laten begeleiden door de Artevelde Hogeschool (Zwijnaardsesteenweg 316 in Gent);
Gelet op de vraag van COMEET (Cultuuroverleg Meetjesland) die via e-mail op dinsdag 20 september 2022 werd doorgezonden:
Onderzoekstraject Regiobib Meetjesland door Artevelde Academy
Geachte Burgemeester en Schepenen,
Sinds juni is Regiobib Meetjesland gestart met een kortlopend onderzoekstraject door Artevelde Academy (onderzoekers Jan Van Hee en Jowyn Vandeputte).
In de loop van dit najaar willen we immers nagaan of de Regiobib op vlak van collectiebeleid een aantal verdere stappen qua samenwerking en afstemming kan zetten binnen het beheerssysteem WISE (uitgerold door Cultuurconnect). Enerzijds zijn er mogelijke administratieve back office aanpassingen, anderzijds ligt een eventuele uitbreiding van de dienstverlening naar de gebruikers op tafel.
Om dit onderzoek grondig te kunnen voeren, willen we zowel een kwantitatieve als kwalitatieve analyse uitvoeren.
Het nodige materiaal voor de cijfermatige analyse (bv. aantal leners en uitleningen qua doelgroep, qua herkomst, hoeveel leners ook in andere bibliotheken lid zijn etc) wordt anoniem geëxporteerd uit de dashboards binnen WISE en valt integraal onder de gegevens die ook doorstromen naar Statistiek Vlaanderen. De bibliothecarissen kunnen die informatie zelf ter beschikking stellen aan de onderzoekers.
Het tweede – kwalitatieve - onderzoeksluik bestaat uit focusgesprekken met gebruikers en een enquête bij bezoekers, afgenomen door studenten van de Artevelde Hogeschool, in de loop van oktober-november. Alle afspraken worden gemaakt in nauw overleg met de bibliothecaris van uw gemeente.
We hielden eraan u hierover te informeren en toestemming te vragen voor het afnemen van de enquête. We hopen het onderzoeksrapport in de loop van januari te kunnen voorleggen.
Voor eventuele verdere vragen kan u uiteraard terecht bij COMEET of de bibliothecaris.
In de hoop op een zo spoedig mogelijk akkoord van het college,
Met vriendelijke groeten,
Rebecca Van Rechem Herlinde Trenson
Coördinator COMEET Voorzitter COMEET
Overwegende dat afstemming en samenwerking op het vlak van collectiebeleid strikt genomen geen voorwaarden zijn om het beoogde traject naar 3b af te leggen;
Overwegende dat in de mededeling niets is terug te vinden over de werkmethode van het Artevelde Hogeschool-team: over welke gegevens men wil detecteren, welke metingen men wil doen, hoe de resultaten zullen worden opgeslagen en gebruikt, welke garanties worden ingebouwd betreffende de anonimiteit van de gegevens;
Overwegende dat in de mededeling niet expliciet staat vermeld dat het onderzoeksteam zelf toegang wil tot het bibliotheekbestand, wat nochtans mag blijken uit de zin "In grote lijnen willen we peilen naar volgende parameters binnen Wise", in het antwoord dat de bibliotheek van de Artevelde Hogeschool mocht ontvangen op zondag 25 september 2022 naar aanleiding van een vraag tot meer verduidelijking:
Beste Jan
In grote lijnen willen we peilen naar volgende parameters binnen Wise:
Er kan nog afgeweken worden van die lijst mocht donderdag blijken dat sommige andere beschikbare gegevens ook relevant zijn.
Met betrekking tot anonimiteit: in Wise worden geen persoonsgegevens opgeslagen, en ook in onze enquête vragen we geen namen:
Gegevens Wise
Niet alle data uit Wise wordt meegenomen naar Wise Analytics. Bij elk veld moeten we de overweging maken of het statistisch relevant is. Voor persoonsgegevens komt daar nog het extra gegeven bij dat deze niet bewaard mogen worden in het datawarehouse. Wat betreft persoonsgegevens nemen we dus enkel de parameters geboortejaar, postcode en geslacht mee. Wat verder in deze cursus vind je een naslagwerk met alle parameters die momenteel beschikbaar zijn.
Verder stuur ik een geheimhoudingsdocument mee. De gegevens worden dus enkel aan jullie voorgelegd en worden door ons nergens anders gebruikt. Door een directeurswissel is dat document wat langer blijven liggen.
De huidige gegevens worden bewaard in een beveiligde Onedrivemap, waar enkel Jan (Van Hee sic.) en ik toegang tot hebben.
We begrijpen dat we omgaan met gevoelige informatie en dat dat twijfels en bezorgdheden oproept. We willen daarom benadrukken dat we heel omzichtig te werk gaan met die gegevens en dat we ze enkel gebruiken waarvoor we ze nodig hebben: het opmaken van een cijferrapport voor jullie gemeenten.
Alvast een fijn weekend gewenst.
Met vriendelijke groeten
Jowyn Vandeputte
Overwegende het Geheimhoudingscontract dat eveneens bij de mail werd gevoegd;
Overwegende artikel 15 van het Bibliotheekreglement voor de bibliotheken Aalter-Ruiselede: "De persoonlijke gegevens die worden verzameld, worden beheerd volgens de geldende wetgeving op de privacy"; dat het ter beschikking stellen van volledige toegang tot de bibliotheekdatabase van de instantie Aalter aan anonieme personen in strijd is met bovenvermeld artikel;
Overwegende het advies van de heer Jan Van Vooren, functionaris voor gegevensbescherming, provincie Oost-Vlaanderen:
Overwegende het voorstel om, rekening houdend met alle bovengenoemde factoren:
Akkoord te gaan met de deelname aan het onderzoekstraject Regiobib Meetjesland met het oog op een meer intensere samenwerking tussen de bibliotheken van het Meetjesland (migratie naar niveau 3b).
Niet akkoord te gaan met het verlenen van toegang tot de gegevensbank van de bibliotheek Aalter-Ruiselede aan medewerkers of studenten van de Artevelde Hogeschool maar wel om zelf de gewenste metingen te verrichten en de resultaten geanonimiseerd ter beschikking te stellen van het onderzoeksteam.
Akkoord te gaan met het verlenen van toegang aan de enquêteurs om hun onderzoek te voeren in ArtA'A, voor zover geen persoonsgegevens worden opgevraagd en als de vragenlijst op voorhand ter goedkeuring aan het college wordt voorgelegd.