2022_CBS_03239 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring wijzigingen na tweede evaluatie codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik met addenda specifieke bepalingen zalen- en materialengebruik en retributiereglement.

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen:

Gelet op de gemeenteraadbeslissing van 14 juni 2021 betreffende de goedkeuring van de codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik met addenda en retributiereglement;

Gelet op de collegebeslissing van 7 februari 2022 betreffende de goedkeuring om de infrastructuursubsidie te verhogen naar 4.000 euro; dat bijgevolg in artikel 94 bijkomende categorieën klantentype C1/3/1 Jeugdvereniging / jeugdbeweging, het onderdeel Categorie G. infrastructuursubsidie het bedrag wordt verhoogd naar 4000 euro; 

Gelet op de collegebeslissing 21 februari 2022 betreffende de goedkeuring dat het lokaal bestuur voortaan de kosten draagt voor de verzekering van het auditorium en theater ArtA'A; dat deze kosten niet meer dienen gedragen te worden door de aanvrager; dat de premie voortaan ten laste is van het lokaal bestuur Aalter; (bijlage 02);

Gelet op collegebeslissing van 25 april 2022 betreffende het voorstel van Unisono voor het optimaliseren van de overeenkomsten Sabam en Billijke vergoeding voor diverse gemeentelijke gebouwen; (bijlage 03); 

Gelet op de collegebeslissing van 20 juni 2022 betreffende de goedkeuring wijzigingen na evaluatie codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik met addenda specifieke bepalingen zalen- en materialengebruik en retributiereglement; (bijlage 04);

Gelet op het globaal rapport "Thema-audit gemeentelijke premies, subsidies en toelagen" van 13 mei 2019, opgemaakt door Audit Vlaanderen; dat de toetsing aan dit rapport nogmaals is gebeurd op basis van concrete voorbeelden "Iemand (=klant) vraagt (financiële) ondersteuning; dat volgende vaststellingen zijn gebeurd:

1. De individuele premies zijn gebaseerd op specifieke reglementen. De uitbetaling gebeurt rechtstreeks aan de aanvrager.
2. Subsidie ontwikkelingssamenwerking: bestemd voor alle klantengroepen;
3. Erkende verenigingen "CAT A" codex voordelige tarieven zalen en materialen, .. is gebaseerd op codex.
4. Werkingssubsidies voor de erkende verenigingen (Categorie C1/3) is gebaseerd op codex;
5. Werkingssubsidies voor de erkende feestcomités voor organisatie van kermissen. Is gebaseerd op de codex.
6. Fusiesubsidie voor de erkende verenigingen. Is gebaseerd op de codex.
7. Bijzondere projectsubsidie. Is van toepassing enkel voor erkende verenigingen (C1/3). Reglement is opgenomen in de codex.
8. Alle klantentypes kunnen (financiële) ondersteuning en eventuele samenwerking aanvragen aan het lokaal bestuur.
9. Nieuw: nieuwjaarssubsidie --) enkel aan te vragen door een erkend feestcomité --) voorwaarden zijn nu toegevoegd in CBS 20 juni 2022;
10. Nieuw: jubileumsubsidie --) enkel aan te vragen door een erkende vereniging --) voorwaarden zijn nu toegevoegd in dit voorstel;
11. Werkingssubsidie voor samenwerkingsverbanden (klantentype 1/9) --) de voorwaarden zijn bepaald in een samenwerkingsverband (goed te keuren door de gemeenteraad) --) uitbetaling van subsidies gebeurt op basis van de parameters zoals opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst. 
12. Alle andere (financiële) ondersteuningen, die niet gebaseerd zijn op een reglement of een samenwerkingsovereenkomst zijn nominatieve subsidies.

Overwegende dat het oorspronkelijk de bedoeling was om de wijzigingen voor te leggen aan de raden in juli 2022, opdat de aangepaste codex, met addenda en het gekoppelde retributiereglement van kracht zou gaan op 1 september 2022; dat wordt voorgesteld om artikel 5 van het collegebesluit van 20 juni 2022 op te heffen en de gewijzigde reglementen pas in werking te laten treden vanaf goedkeuring door de verschillende raden tot en met 31 december 2025;

Overwegende dat de projecteigenaars voorstelden om toch nog eerst verder onderzoek te doen rond de problematiek bijzondere projectsubsidies versus nominatieve subsidies, het ontlenen van afvaleilanden en vuilnisbakken bij de organisatie van evenementen; een nieuwe jubileumsubsidie; ....en bepaalde artikels te verduidelijken;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in DEEL II. ZALEN- EN MATERIALENGEBRUIK artikel 17 sabam, billijke vergoeding en andere wettelijke verplichtingen - paragraaf § 3 als volgt te verduidelijken: De aanvrager dient enkel voor fuiven, live-optredens en theatervoorstellingen (of andere dergelijke activiteiten met inkomgeld) zelf in te staan. Wat precies onder deze termen valt vindt men op de website van de Vlaamse Overheid (https://www.vlaanderen.be/sabam-en-de-billijke-vergoeding). Activiteiten met achtergrondmuziek zijn volledig ingedekt door de overeenkomst die het lokaal bestuur afsloot met Sabam. De kosten voor Sabam voor activiteiten met achtergrondmuziek worden gedragen door het lokaal bestuur Aalter;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in DEEL IV. SUBSIDIERING hoofdstuk 1. Werkingssubsidies erkende verenigingen - artikel 96 bijkomende categorieën klantentype C1/3/5 Culturele vereniging volgende zaken worden aangevuld in: 

• Categorie G. toneelverenigingen wordt aangevuld met "dansverenigingen";
• Categorie I. gekwalificeerde dirigent of regisseur wordt aangevuld met "choreograaf".

Overwegende dat wordt voorgesteld om de verhoging van de infrastructuursubsidie naar 4000 euro, zoals opgenomen in DEEL IV. SUBSIDIERING hoofdstuk 1. Werkingssubsidies erkende verenigingen - artikel 91 berekening, gezien de huidige energiecrisis met terugwerkende kracht te laten ingaan op 1 september 2021 en bijgevolg ook op te nemen in de subsidieberekening van het werkingsjaar 1 september 2021 tot 1 september 2022;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in DEEL IV. SUBSIDIERING HOOFDSTUK 2 Werkingssubsidies erkende gemeentelijke feestcomités - artikel 105  berekening van de subsidies paragraaf 2 als volgt aan te passen: “Het variabele bedrag hangt af van de grootte van de deelkern. De berekening gebeurt in functie van de inwonersaantallen van de respectieve deelkernen en bedraagt 0,5 euro per inwoner.”

Overwegende dat wordt voorgesteld om in HOOFDSTUK 3. SUBSIDIES VOOR BIJZONDERE PROJECTEN in

• artikel 110 voorwaarden: de zin "het bijzonder project heeft een uniek en vernieuwend karakter" te schrappen, aangezien dit wordt afgedekt door artikel 109. toepassingsgebied.
• artikel 111 paragraaf 2 als volgt te verduidelijken: Het college van burgemeester en schepenen beslist binnen de twee maanden, op advies van het dagelijks bestuur van de desbetreffende adviesraad, waarbij de activiteit aansluit bij de opdracht en/of werkveld van de adviesraad en binnen de perken van het nog beschikbare budget, welke projecten worden goedgekeurd en deelt het subsidiebedrag mee.

Overwegende dat wordt voorgesteld om in HOOFDSTUK 7. NIEUWJAARSSUBSIDIE VOOR ERKENDE GEMEENTELIJKE FEESTCOMITES in

• artikel 127 berekening van de subsidies in punt 2 het bedrag van 0,5 euro op te nemen;
• artikel 128 subsidieaanvraag de termijn van indienen te vermelden, meer bepaald twee maanden voor de activiteit plaats vindt; deze termijn geldt niet voor de aanvragen tijdens de nieuwjaarsperiode van 2022-2023.

Overwegende dat een simulatie, om de noodzakelijke kredieten in het meerjarenplan te voorzien, op basis van gegevens 2021, volgend resultaat oplevert:

Overwegende dat wordt voorgesteld om een nieuwe subsidie “Jubileumsubsidie” te lanceren met volgende uitgangspunten en voorwaarden:

• het lokaal bestuur wenst elke erkende vereniging een jubileumsubsidie te geven voor de organisatie van een jubileumevenement;
• de vereniging is erkend door het lokaal bestuur en bestaat minstens 25 jaar; 
• het subsidiebedrag is een vast bedrag van 250 euro dat enkel wordt toegekend voor 25 - 50 – 75 – 100 jaar … en daarna telkens om de 25 jaar. De oprichtingsdatum, zoals opgenomen in de Kruispuntbank geldt als startdatum voor de verenigingen zonder winstoogmerk. Voor de feitelijke verenigingen geldt de opgegeven datum in de erkenningsaanvraag. Op basis van deze data wordt het aantal jaren berekend.
• de aanvraag gebeurt na het plaatsvinden van de jubileumviering, samen met de aanvraag van de werkingssubsidie van het afgelopen werkingsjaar. De aanvraag gebeurt via hetzelfde aanvraagformulier van de werkingssubsidie. Als bijlage wordt het bewijs van de viering toegevoegd.
• de uitbetaling gebeurt, na controle, samen met de uitbetaling van de werkingssubsidie, conform artikel 90. aanvraagproces van de codex.

Overwegende dat een simulatie, om de noodzakelijke kredieten in het meerjarenplan te voorzien, op basis van gegevens vanuit 275 erkenningsdossiers van de verenigingen 2021, volgend resultaat oplevert:

Overwegende dat wordt voorgesteld om in het retributiereglement op gebruik zalen- en materialen van 20 juni 2021 de tarieven voor het klantentype C1/8 Politieke fractie Aalter voor elke vermelde accommodatie in de codex te herleiden tot het nultarief; dat het klantentype C1/8 Politieke fractie Aalter voor vervoer van materiaal van de uitleendienst eveneens geen retributie dient te betalen; dat dit klantentype eveneens de algemene reserveringsregels dient te volgen;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in het retributiereglement op gebruik zalen- en materialen van 20 juni 2021  artikel 1: Grondslag volgende aanpassingen te doen: 

• § 3. SPORTPARK AALTER-CENTRUM OUTDOOR, SPORTPARK LOTENHULLE, SPORTPARK BELLEM EN SPORTPARK SINT-MARIA-AALTER - hoofdstuk 1 Onder sportpark Aalter-centrum outdoor wordt verstaan: "het duiveltjesterrein" te schrappen;
• § 9. MATERIAAL UITLEENDIENST § 1. Het gamma van de uitleendienst omvat: "de verkeersborden inname openbaar domein" te schrappen; de het aanvragen van verkeersborden wordt rechtstreeks aangevraagd aan Mobiliteit;
• § 10. VERVOER MATERIAAL UITLEENDIENST § 1. Het gemeentebestuur stelt transport ter beschikking voor: "signalisatiemateriaal (verkeersborden of onderdelen ervan)" te schrappen;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in het retributiereglement op gebruik zalen- en materialen van 20 juni 2021 artikel 3:Tarieven volgende aanpassingen te doen:

• § 8. AUDITORIUM GEMEENTEHUIS AALTER: de klantentypes C2/4 Scholen buiten Aalter en C2/5 Openbare instelling buiten Aalter dienen hetzelfde tarief te betalen als het klantentype C2/3 Verenigingen van buiten Aalter;
• § 6. ONTMOETINGSCENTRUM KERKEM: om voor het volledige klantentype C1/3 Erkende vereniging Aalter hetzelfde tarief te hanteren als bij het gebruik van het gemeenschapscentrum, meer bepaald het nultarief. 
• § 7. KUNSTENCENTRUM ArtA’A  hoofdstuk §1. "De politieke fracties, vertegenwoordigd in de gemeenteraad van Aalter kunnen maximaal een maal per jaar gebruik maken van het Kunstencentrum ArtA’A." te schrappen; 
• § 8. AUDITORIUM GEMEENTEHUIS AALTER hoofdstuk §1. "De politieke fracties, vertegenwoordigd in de gemeenteraad van Aalter kunnen maximaal een maal per jaar gebruik maken van het auditorium." te schrappen;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in het retributiereglement op gebruik zalen- en materialen van 20 juni 2021 artikel 4: Vrijstellingen volgende aanpassingen te doen:

• § 5. GEBRUIK VAN HET GEMEENSCHAPSCENTRUM hoofdstuk "§ 2. Aalterse politieke fracties kunnen maximum eenmaal per jaar éénzelfde locatie gratis gebruiken (Klantentype C1/8 Politieke fractie Aalter." te schrappen; 
• § 8. AUDITORIUM GEMEENTEHUIS AALTER hoofdstuk "§ 4. Aalterse politieke fracties kunnen maximum eenmaal per jaar éénzelfde locatie gratis gebruiken (Klantentype C1/8 Politieke fractie Aalter)." te schrappen;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in het retributiereglement op gebruik zalen- en materialen van 20 juni 2021 artikel 5: Voorrangsregels volgende aanpassingen te doen:

• § 6. ONTMOETINGSCENTRUM KERKEM hoofdstuk "§ 5. Aalterse politieke fracties kunnen maximum eenmaal per jaar éénzelfde locatie gratis gebruiken (klantentype C1/8 Politieke fractie Aalter), maar genieten geen voorrangsregels." te schrappen;

Overwegende dat de uitleendienst afvaleilanden en vuilnisbakken ontleent bij de organisatie van evenementen van derden; dat het ingezameld afval op een evenement voortaan als ‘bedrijfsafval’ wordt aanzien, wat betekent dat dergelijk afval niet met de wekelijkse huisvuilophalingsdienst mag meegegeven worden; dat dit een impact heeft op de ontlening van afvaleilanden en vuilnisbakken, aanwezig in het gamma van de uitleendienst;

Overwegende dat volgende uitzondering op deze regel geldt: max. 3 vuilniszakken (60 liter) restafval én max. 3 vuilniszakken (60 liter) pmd; dat dit betekent dat wanneer er tijdens een activiteit of evenement 3 vuilniszakken restafval en 3 vuilniszakken pmd worden verzameld,  dit toch ‘mag’ worden meegegeven met de huis-aan-huisophalingen;

Overwegende dat voor evenementen die méér restafval “produceren” dan bovengenoemde uitzonderingsregel, een private ophaalfirma moet worden ingeschakeld;

Overwegende dat de cel Gebruiksbeheer en evenementen aan verenigingen  volgende boodschap meegeeft:  “Verenigingen dienen voortaan zelf in te staan voor hun afvalbeleid (bv. gebruik van tonnen, houten constructies,… waarbij het ontstane afval vervolgens in gemeentelijke huisvuilzakken wordt gedeponeerd (restafval en pmd), rekening houdend met de uitzonderingsregel”;  dat dit tot gevolg heeft dat het lokaal bestuur in principe geen afvalcontainers meer ter beschikking kan stellen aan de verenigingen; gezien een dergelijke afvalcontainer 240 liter inhoud bevat (de uitzonderingsregel van 60 liter huisvuilzakken kan hier niet toegepast worden); 

Overwegende dat het lokaal bestuur toch opteert om de verenigingen  de kans te geven om een degelijk afvalbeleid te organiseren tijdens hun evenementen; dat voorgesteld werd om de huidige afvalcontainers (240 liter) toch nog te ontlenen onder volgende specifieke voorwaarden:

• De vereniging zorgt zelf voor de recyclage van het ontstane afval (toepassing uitzonderingsregel, evt. huur grotere afvalcontainer bij private firma om de kleinere afvalcontainer daarin uit te kieperen).
• De vereniging zorgt dat de gebruikte afvalcontainers leeg én proper worden achtergelaten.