Notulen  Vast Bureau

Artikel 89 van het decreet over het lokaal bestuur: De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 6 december 2021 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in 2022;

Gelet op het voorstel van kalender:

Maandag 26 december 2022 - geen vast bureau

Maandag 2 januari 2023 - geen vast bureau

Maandag 9 januari 2023 - vast bureau - nieuwjaarsreceptie

Maandag 16 januari 2023 - vast bureau

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, meer bepaald artikel II.25 betreffende de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën;  

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, meer bepaald artikel III.82,§2 en artikel III.88,§1 betreffende de categorieën van bestuursdocumenten waarvoor overheidsinstanties de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen, het centrale register waarin de categorieën moeten bekendgemaakt worden en de procedure voor selectie en vernietiging; 

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 21 mei 2021 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën (Substitutiebesluit);

Gelet op de collegebeslissing van 25 november 2019 betreffende de mogelijkheden tot beheer van het archief en de aanpak op korte termijn van de archiefzolder in het gemeentehuis van Knesselare; 

Gelet op de collegebeslissing van 6 januari 2020 betreffende de mogelijkheden tot beheer van het archief; 

Gelet op de collegebeslissing van 20 januari 2020 betreffende het gebruik van de kelderruimte in het gemeentehuis door toneelvereniging Filotrakk;

Gelet op de collegebeslissing van 9 maart 2020 betreffende de aanpassing van de data voor het gebruik van de kelderruimte in het gemeentehuis door toneelvereniging Filotrakk;

Gelet op de collegebeslissing van 29 juni 2020 betreffende de tijdelijke toekenning van stockage ruimte voor Filotrakk; 

Gelet op de collegebeslissing van 17 augustus 2020 betreffende de inrichting van de archiefruimtes en de aanpak van het archiefbeheer; 

Gelet op het verslag van het managementteam van 30 augustus 2022 betreffende de werkwijze voor de substitutie van de binnenkomende post; 

Gelet op de audit briefwisseling uitgevoerd door Audio waarbij als een van de aanbevelingen werd geformuleerd om de fysieke verdeling van de inkomende post naar de cellen en de medewerkers af te schaffen; 

Overwegende dat Audio heeft aanbevolen de fysieke stroom van briefwisseling bij A-post te verminderen; dat Audio hiervoor aanraadt om de fysieke briefwisseling centraal te bewaren en enkel de briefwisseling digitaal te verspreiden, op enkele uitzonderingen na; dat de papieren versies volgens Audio mogen gesubstitueerd worden, gezien ze onderzocht hebben dat Aalter kan voldoen aan de voorwaarden van substitutie; dat hiervoor een stappenplan werd opgesteld door de archivaris en gestart wordt met een proefproject om in kaart te brengen welke documenten wel nog fysiek verdeeld moeten worden;

Overwegende dat het bestuur de werkwijze voor de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën als vermeld in artikel II.25 van het Bestuursdecreet, schriftelijk vastlegt per categorie van bestuursdocumenten; dat het mogelijk is om één werkwijze vast te stellen voor verschillende categorieën van bestuursdocumenten; dat de werkwijze voor de voormelde vervanging ertoe leidt dat de elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van het analoge bestuursdocument; dat de werkwijze moet voldoen aan de eigen organisatiebeheersing; 

Overwegende dat de werkwijze volgende zaken dient te omvatten:
1° een vastlegging van de technische specificaties van de elektronische kopie;
2° een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging;
3° een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van kracht is.

Overwegende dat bestuursdocumenten niet in aanmerking komen voor vervanging als de drager:
1° essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft;
2° specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft;
3° museale waarde heeft.

Overwegende dat in het kader van de aanbevelingen naar aanleiding van de audit door Audio als proefproject de verdeling van de poststukken grotendeels digitaal verloopt; dat als volgende stap de werkwijze voor substitutie voor de binnenkomende post en de werkwijze voor substitutie voor de uitgavendossiers dient vastgelegd te worden; dat een voorstel werd opgemaakt door de archivaris; 

Overwegende dat sinds het Bestuursdecreet van 7 december 2018 lokale besturen op een rechtsgeldige manier papieren documenten kunnen  vervangen door een digitale kopie met behoud van de bewijswaarde (= substitutie); dat deze vervanging moet voldoen aan een aantal voorwaarden die worden toegelicht in het Substitutiebesluit van 21 mei 2021; dat de werkwijzes die voorgelegd worden, tegemoet komen aan deze voorwaarden en ervoor zorgen dat het lokaal bestuur Aalter op een wettelijke manier aan substitutie kan doen; dat voor elke procedure van vervanging er een werkwijze dient opgesteld te worden, vandaar de aparte werkwijze voor binnenkomende post en de aparte werkwijze voor uitgavendossiers; 

Overwegende dat een sluitend federaal wettelijk kader voor substitutie ontbreekt; dat voor documenten waarover een federale bevoegdheid geldt en die niet onder het substitutiebesluit van het Vlaams wettelijk kader kunnen behoren, een risicoanalyse en een uitzonderingsflow werd beschreven; dat op deze manier het lokaal bestuur Aalter zich indekt  bij de substitutie van deze documenten; 

Overwegende dat de vraag voor substitutie kadert in de toenemende digitalisering bij de dienstverlening van lokaal bestuur Aalter; dat de postbedeling vanaf 1 januari 2023 enkel digitaal zal verlopen (mits enkele uitzonderingen) en de uitgavendossiers sinds 2022 enkel digitaal worden bijgehouden; dat de substitutie van de poststukken en uitgavendossiers een aantal doelen heeft; dat de stopzetting van de hybride dossiervorming zorgt voor een verminderde aangroei in het papieren archief; dat de stopzetting van de hybride dossiervorming er ook voor zorgt dat de informatie voortaan enkel digitaal is terug te vinden; dat dit leidt tot een tijds- en kostenbesparing (minder klasseer- en opzoekwerk); dat door het substitueren men ten slotte plaats- en tijdsonafhankelijk wil werken; dat opzoeken, aanvullen en werken aan de dossiers vanaf ongeacht welke locatie veel gemakkelijker en sneller kan dan wanneer men nog een papieren dossier heeft; dat de fysieke stukken conform de afspraken in de werkwijze op een veilige manier worden vernietigd; dat de archivaris hiervoor verantwoordelijk is; 

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 173, De algemeen directeur organiseert de behandeling van de briefwisseling. Met behoud van de toepassing van artikel 56, § 5, en 84, § 5, organiseert hij het beheer van het archief waaronder de titels;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 mei 2019 betreffende het definitief vaststellen van de definiëring van het dagelijks personeelsbeheer;

Gelet op de beslissingen genomen door de algemeen directeur aangaande het dagelijks personeelsbeheer;

Overwegende dat het vast bureau ter zitting geïnformeerd werd over deze beslissingen door de algemeen directeur;

Gelet op de goedkeuringslijst van de aanrekeningen  2022 L381, 2022 L382 en 2022 L384;

Gelet op artikel 177 1° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid instaat voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 oktober 2021 betreffende de goedkeuring van de aanpassing van het meerjarenplan 2021/1 2020-2025;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 december 2021 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2022/1 2020-2025;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 december 2021 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2022/1 2020-2025;

Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor:

- het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;

- het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;

Overwegende de opgemaakte bestelbon  O/2022/156 - O/2022/159;

Overwegende dat de huidige modelovereenkomst niet beantwoordt aan de principes en de doelstellingen van 'heerlijk helder' taalgebruik zoals bepaald in het Vlaams regeerakkoord en de beleidsnota Welzijn, Volksgezondheid, Gezin en armoedebestrijding;

Overwegende dat de erkende instellingen voor schuldbemiddeling een nieuwe modelovereenkomst hebben uitgewerkt die voor de doelgroep beter begrijpbaar is; 

Overwegende dat in de te wijzigen modelovereenkomst het grensbedrag nog uitgedrukt is in frank in plaats van euro;

Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op de wet van 12 juni 1991 op het consumentenkrediet;

Gelet op het decreet van 24 juli 1996 houdende regeling tot erkenning en subsidiëring van de instellingen voor schuldbemiddeling en tot subsidiëring van een Vlaams centrum voor schuldenlast;

Gelet op het decreet van 21 juni 2013 houdende diverse bepalingen van het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 25 maart 1997 tot uitvoering van het decreet van 24 juli 1996 houdende regeling tot erkenning en subsidiëring van de instellingen voor schuldbemiddeling en tot subsidiëring van een Vlaams centrum voor schuldenlast;

Gelet op  de beslissing van de Vlaamse regering van 25 maart 1997 tot uitvoering van het decreet van 24 juli 1996 houdende de regeling tot erkenning en subsidiëring van de instellingen voor schuldbemiddeling is opgemaakt in een taal die moeilijk te begrijpen is voor een groot deel van de doelgroep waarvoor de overeenkomst is opgesteld;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 9 september 2022 tot wijziging van artikel 14 en bijlage I van het besluit van de Vlaamse regering van 25 maart 1997 tot uitvoering van het decreet van 24 juli 1996 houdende regeling tot erkenning en subsidiëring van de instellingen voor schuldbemiddeling;

Gelet op het besluit van de directeur-generaal van de administratie gezin en maatschappelijk welzijn van 22 september 2003 houdende erkenning van het OCMW van Knesselare als instelling voor schuldbemiddeling voor een periode van 3 jaar met ingang van 22 september 2003;

Gelet op het besluit van de directeur-generaal van de administratie gezin en maatschappelijk welzijn van 10 december 2003 houdende erkenning van het OCMW van Aalter als instelling voor schuldbemiddeling voor een periode van 3 jaar met ingang van 10 december 2003;

Gelet op het besluit van de waarnemend directeur-generaal van de administratie gezin en maatschappelijk welzijn van 27 februari 2006 houdende de verlenging van de erkenning van het OCMW van Knesselare als instelling voor schuldbemiddeling voor een periode van 6 jaar met ingang van 22 september 2006;

Gelet op het besluit van de directeur-generaal van de administratie gezin en maatschappelijk welzijn van 21 maart 2006 houdende de verlenging van de erkenning van het OCMW van Aalter als instelling voor schuldbemiddeling voor een periode van 6 jaar met ingang van 10 december 2006;

Gelet op het besluit van de secretaris-generaal van het departement welzijn, volksgezondheid en gezin van 22 februari 2012  houdende de verlenging van de erkenning van het OCMW van Knesselare als instelling voor schuldbemiddeling voor een periode van 6 jaar met ingang van 22 september 2012;

Gelet op het besluit van de secretaris-generaal van het departement welzijn, volksgezondheid en gezin van 20 juni 2012  houdende de verlenging van de erkenning van het OCMW van Aalter als instelling voor schuldbemiddeling voor een periode van 6 jaar met ingang van 10 december 2012;

Gelet op de omzendbrief wel/97.05 van 23 juli 1997 van de Vlaamse minister van cultuur, gezin en welzijn, de heer L. Martens betreffende schuldbemiddeling – erkenningsvoorwaarden instellingen voor schuldbemiddeling;