2022_VB_00370 - Beslissing van het vast bureau betreffende de werkwijze voor substitutie van de poststukken

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, meer bepaald artikel II.25 betreffende de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën;  

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, meer bepaald artikel III.82,§2 en artikel III.88,§1 betreffende de categorieën van bestuursdocumenten waarvoor overheidsinstanties de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen, het centrale register waarin de categorieën moeten bekendgemaakt worden en de procedure voor selectie en vernietiging; 

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 21 mei 2021 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën (Substitutiebesluit);

Gelet op de collegebeslissing van 25 november 2019 betreffende de mogelijkheden tot beheer van het archief en de aanpak op korte termijn van de archiefzolder in het gemeentehuis van Knesselare; 

Gelet op de collegebeslissing van 6 januari 2020 betreffende de mogelijkheden tot beheer van het archief; 

Gelet op de collegebeslissing van 20 januari 2020 betreffende het gebruik van de kelderruimte in het gemeentehuis door toneelvereniging Filotrakk;

Gelet op de collegebeslissing van 9 maart 2020 betreffende de aanpassing van de data voor het gebruik van de kelderruimte in het gemeentehuis door toneelvereniging Filotrakk;

Gelet op de collegebeslissing van 29 juni 2020 betreffende de tijdelijke toekenning van stockage ruimte voor Filotrakk; 

Gelet op de collegebeslissing van 17 augustus 2020 betreffende de inrichting van de archiefruimtes en de aanpak van het archiefbeheer; 

Gelet op het verslag van het managementteam van 30 augustus 2022 betreffende de werkwijze voor de substitutie van de binnenkomende post; 

Gelet op de audit briefwisseling uitgevoerd door Audio waarbij als een van de aanbevelingen werd geformuleerd om de fysieke verdeling van de inkomende post naar de cellen en de medewerkers af te schaffen; 

Overwegende dat Audio heeft aanbevolen de fysieke stroom van briefwisseling bij A-post te verminderen; dat Audio hiervoor aanraadt om de fysieke briefwisseling centraal te bewaren en enkel de briefwisseling digitaal te verspreiden, op enkele uitzonderingen na; dat de papieren versies volgens Audio mogen gesubstitueerd worden, gezien ze onderzocht hebben dat Aalter kan voldoen aan de voorwaarden van substitutie; dat hiervoor een stappenplan werd opgesteld door de archivaris en gestart wordt met een proefproject om in kaart te brengen welke documenten wel nog fysiek verdeeld moeten worden;

Overwegende dat het bestuur de werkwijze voor de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën als vermeld in artikel II.25 van het Bestuursdecreet, schriftelijk vastlegt per categorie van bestuursdocumenten; dat het mogelijk is om één werkwijze vast te stellen voor verschillende categorieën van bestuursdocumenten; dat de werkwijze voor de voormelde vervanging ertoe leidt dat de elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van het analoge bestuursdocument; dat de werkwijze moet voldoen aan de eigen organisatiebeheersing; 

Overwegende dat de werkwijze volgende zaken dient te omvatten:
1° een vastlegging van de technische specificaties van de elektronische kopie;
2° een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging;
3° een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van kracht is.

Overwegende dat bestuursdocumenten niet in aanmerking komen voor vervanging als de drager:
1° essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft;
2° specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft;
3° museale waarde heeft.

Overwegende dat in het kader van de aanbevelingen naar aanleiding van de audit door Audio als proefproject de verdeling van de poststukken grotendeels digitaal verloopt; dat als volgende stap de werkwijze voor substitutie voor de binnenkomende post en de werkwijze voor substitutie voor de uitgavendossiers dient vastgelegd te worden; dat een voorstel werd opgemaakt door de archivaris; 

Overwegende dat sinds het Bestuursdecreet van 7 december 2018 lokale besturen op een rechtsgeldige manier papieren documenten kunnen  vervangen door een digitale kopie met behoud van de bewijswaarde (= substitutie); dat deze vervanging moet voldoen aan een aantal voorwaarden die worden toegelicht in het Substitutiebesluit van 21 mei 2021; dat de werkwijzes die voorgelegd worden, tegemoet komen aan deze voorwaarden en ervoor zorgen dat het lokaal bestuur Aalter op een wettelijke manier aan substitutie kan doen; dat voor elke procedure van vervanging er een werkwijze dient opgesteld te worden, vandaar de aparte werkwijze voor binnenkomende post en de aparte werkwijze voor uitgavendossiers; 

Overwegende dat een sluitend federaal wettelijk kader voor substitutie ontbreekt; dat voor documenten waarover een federale bevoegdheid geldt en die niet onder het substitutiebesluit van het Vlaams wettelijk kader kunnen behoren, een risicoanalyse en een uitzonderingsflow werd beschreven; dat op deze manier het lokaal bestuur Aalter zich indekt  bij de substitutie van deze documenten; 

Overwegende dat de vraag voor substitutie kadert in de toenemende digitalisering bij de dienstverlening van lokaal bestuur Aalter; dat de postbedeling vanaf 1 januari 2023 enkel digitaal zal verlopen (mits enkele uitzonderingen) en de uitgavendossiers sinds 2022 enkel digitaal worden bijgehouden; dat de substitutie van de poststukken en uitgavendossiers een aantal doelen heeft; dat de stopzetting van de hybride dossiervorming zorgt voor een verminderde aangroei in het papieren archief; dat de stopzetting van de hybride dossiervorming er ook voor zorgt dat de informatie voortaan enkel digitaal is terug te vinden; dat dit leidt tot een tijds- en kostenbesparing (minder klasseer- en opzoekwerk); dat door het substitueren men ten slotte plaats- en tijdsonafhankelijk wil werken; dat opzoeken, aanvullen en werken aan de dossiers vanaf ongeacht welke locatie veel gemakkelijker en sneller kan dan wanneer men nog een papieren dossier heeft; dat de fysieke stukken conform de afspraken in de werkwijze op een veilige manier worden vernietigd; dat de archivaris hiervoor verantwoordelijk is; 

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 173, De algemeen directeur organiseert de behandeling van de briefwisseling. Met behoud van de toepassing van artikel 56, § 5, en 84, § 5, organiseert hij het beheer van het archief waaronder de titels;