Notulen  Vast Bureau

Artikel 89 van het decreet over het lokaal bestuur: De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 6 december 2021 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in 2022;

Gelet op het voorstel van kalender:

Maandag 14 november 2022 - geen vast bureau

Maandag 21 november 2022 - vast bureau - raad voor maatschappelijk welzijn

Maandag 28 november 2022 - vast bureau

Maandag 5 december 2022 -  vast bureau

Gelet op artikel 74 juncto artikel 19 van het decreet lokaal bestuur: De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn beslist tot bijeenroeping van de raad voor maatschappelijk welzijn en stelt de agenda van de vergadering op. De agenda bevat in ieder geval de punten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld;

Gelet op het huishoudelijk reglement, goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn op 25 januari 2019;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 6 december 2021 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en de raad voor maatschappelijk welzijn in 2022;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 mei 2019 betreffende het definitief vaststellen van de definiëring van het dagelijks personeelsbeheer;

Gelet op de beslissingen genomen door de algemeen directeur aangaande het dagelijks personeelsbeheer;

Overwegende dat het vast bureau ter zitting geïnformeerd werd over deze beslissingen door de algemeen directeur;

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen:

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 14 juni 2021 betreffende de goedkeuring van de codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik met addenda en retributiereglement;

Gelet op het globaal rapport "Thema-audit gemeentelijke premies, subsidies en toelagen" van 13 mei 2019, opgemaakt door Audit Vlaanderen; dat de toetsing aan dit rapport nogmaals is gebeurd op basis van concrete voorbeelden "Iemand (=klant) vraagt (financiële) ondersteuning; dat volgende vaststellingen zijn gebeurd:

1. De individuele premies zijn gebaseerd op specifieke reglementen. De uitbetaling gebeurt rechtstreeks aan de aanvrager.
2. Subsidie ontwikkelingssamenwerking: bestemd voor alle klantengroepen;
3. Erkende verenigingen "CAT A" codex voordelige tarieven zalen en materialen, .. Is gebaseerd op codex.
4. Werkingssubsidies voor de erkende verenigingen (Categorie C1/3) is gebaseerd op codex;
5. Werkingssubsidies voor de erkende feestcomités voor organisatie van kermissen. Is gebaseerd op de codex.
6. Fusiesubsidie voor de erkende verenigingen. Is gebaseerd op de codex.
7. Bijzondere projectsubsidie. Is van toepassing enkel voor erkende verenigingen (C1/3). Reglement is opgenomen in de codex.
8. Alle klantentypes kunnen (financiële) ondersteuning en eventuele samenwerking aanvragen aan het lokaal bestuur.
9. Nieuw: nieuwjaarssubsidie --) enkel aan te vragen door een erkend feestcomité --) voorwaarden zijn nu toegevoegd in het CBS 20 juni 2022;
10. Nieuw: jubileumsubsidie --) enkel aan te vragen door een erkende vereniging --) voorwaarden zijn nu toegevoegd in het ontwerp CBS 10 oktober 2022;
11. Werkingssubsidie voor samenwerkingsverbanden (klantentype 1/9) --) de voorwaarden zijn bepaald in een samenwerkingsverband (goed te keuren door de gemeenteraad) --) uitbetaling van subsidies gebeurt op basis van de parameters zoals opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst. 
12. Alle andere (financiële) ondersteuningen, die niet gebaseerd zijn op een reglement of een samenwerkingsovereenkomst zijn nominatieve subsidies.

Gelet op de collegebeslissing van 7 februari 2022 betreffende de goedkeuring om de infrastructuursubsidie te verhogen naar 4.000 euro (bijlage 01); dat bijgevolg in artikel 94 bijkomende categorieën klantentype C1/3/1 Jeugdvereniging / jeugdbeweging, het onderdeel Categorie G. infrastructuursubsidie het bedrag wordt verhoogd naar 4000 euro; 

Gelet op de collegebeslissing 21 februari 2022 betreffende de goedkeuring dat het lokaal bestuur voortaan de kosten draagt voor de verzekering van het auditorium en theater ArtA'A; dat deze kosten niet meer dienen gedragen te worden door de aanvrager; dat de premie voortaan ten laste is van het lokaal bestuur Aalter; (bijlage 02);

Gelet op collegebeslissing van 25 april 2022 betreffende het voorstel van Unisono voor het optimaliseren van de overeenkomsten Sabam en Billijke vergoeding voor diverse gemeentelijke gebouwen; (bijlage 03); 

Gelet op de collegebeslissing van 20 juni 2022 betreffende de goedkeuring wijzigingen na evaluatie codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik met addenda specifieke bepalingen zalen- en materialengebruik en retributiereglement; (bijlage 04);

Gelet op de ontwerp collegebeslissing van 7 november 2022 betreffende de goedkeuring wijzigingen na tweede evaluatie codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik met addenda specifieke bepalingen zalen- en materialengebruik en retributiereglement; (bijlage 05); 

Overwegende dat de codex sedert 1 september 2021 van kracht is en wordt toegepast; dat het ondertussen noodzakelijk is om nog enkele vereenvoudigingen en aanpassingen door te voeren;

Overwegende dat alle voorgestelde wijzigingen en aanvullingen in detail zijn opgenomen in de collegebeslissingen van 20 juni 2022 en 7 november 2022;

Overwegende dat het OCMW enkel bevoegd is voor het gebruik van het Ontmoetingscentrum Kerkem; dat volgende wijzigingen hierop betrekking hebben;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in de codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik in DEEL II. ZALEN- EN MATERIALENGEBRUIK artikel 17 sabam, billijke vergoeding en andere wettelijke verplichtingen - paragraaf § 3 als volgt te verduidelijken: De aanvrager dient enkel voor fuiven, live-optredens en theatervoorstellingen (of andere dergelijke activiteiten met inkomgeld) zelf in te staan. Wat precies onder deze termen valt vindt men op de website van de Vlaamse Overheid (https://www.vlaanderen.be/sabam-en-de-billijkevergoeding). Activiteiten met achtergrondmuziek zijn volledig ingedekt door de overeenkomst die het lokaal bestuur afsloot met Sabam. De kosten voor Sabam voor activiteiten met achtergrondmuziek worden gedragen door het lokaal bestuur Aalter;

Overwegende dat wordt voorgesteld om het gebruik van een waarborg (inclusief de jaarwaarborgen) in de codex, de addenda en het gekoppelde retributiereglement te schrappen;

Overwegende dat wordt vastgesteld er vaak annulaties of wijziging uren zijn bij het gebruik van de accommodaties; dat bij voorafgaande verplichte betaling de kost hoog kan oplopen bij jaarreservaties; dat er dan omwegen gezocht worden opdat de vereniging niet alles in één keer zou moeten betalen; dat bij voorafgaande facturaties bij annulaties en wijzigingen gebruik accommodaties telkens aanpassingen van facturen dienen te gebeuren en/of opmaak van creditnota's; dat dit veel werk met zich meebrengt voor de back-office; dat het achteraf betalen bij gebruik accommodaties van het Sportpark wel vlot verloopt;

Overwegende dat bijgevolg wordt voorgesteld om de betalingen bij zalen- en materiaal gebruik allemaal achteraf en via overschrijving te laten verlopen; dat op die manier het aantal regularisaties en manuele handelingen drastisch zullen verminderen; dat de factuur telkens digitaal zal worden bezorgd; dat bijgevolg artikel 19. de betaling als volgt zal worden  aangepast: "§ 1. Zowel éénmalige als periodieke gebruikers betalen het verschuldigde maandbedrag achteraf. De factuur wordt digitaal bezorgd."; § 2 wordt geschrapt;

Overwegende dat bij evenementen de aanvragen momenteel ten vroegste één jaar op voorhand kunnen gebeuren; dat wordt voorgesteld om dit met één jaar te vervroegen omdat bij grote evenementen tijdig de locatie en materiaal dienen vastgelegd te kunnen worden;

Overwegende dat artikel 13 § 7 als volgt wordt aangepast: De beheerders kunnen om ernstige redenen (waaronder bijvoorbeeld het niet betalen van facturen) een gemaakte en/of volgende aanvraag weigeren. De beheerder behoudt zich het recht voor eventuele aanpassingen door te voeren zonder enig recht op schadevergoeding;

Overwegende dat in het addendum Gebruik Ontmoetingscentrum Kerkem het gebruik van de waarborg overal werd geschrapt;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in het retributiereglement op gebruik zalen- en materialen van 20 juni 2021 de tarieven voor het klantentype C1/8 Politieke fractie Aalter voor elke vermelde accommodatie in de codex te herleiden tot het nultarief; dat dit klantentype eveneens de algemene reserveringsregels dient te volgen;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in het retributiereglement op gebruik zalen- en materialen van 20 juni 2021 artikel 1: Grondslag § 6. ONTMOETINGSCENTRUM KERKEM volgende aanpassingen te doen:  het volledige klantentype C1/3 Erkende vereniging Aalter hetzelfde tarief te laten hanteren als bij het gebruik van het gemeenschapscentrum, meer bepaald het nultarief;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in het retributiereglement op gebruik zalen- en materialen van 20 juni 2021 artikel 5: Voorrangsregels volgende aanpassingen te doen: § 6. ONTMOETINGSCENTRUM KERKEM hoofdstuk "§ 5. Aalterse politieke fracties kunnen maximum eenmaal per jaar éénzelfde locatie gratis gebruiken (klantentype C1/8 Politieke fractie Aalter), maar genieten geen voorrangsregels." te schrappen;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 december 2021 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2022/1 2020-2025;

Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor:

- het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;

- het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;

Overwegende de opgemaakte bestelbonnen O/2022/134 - O/2022/138;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 7 dat bepaalt dat een Huis van het Kind een lokaal samenwerkingsverband is tussen actoren op vlak van preventieve gezinsondersteuning;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 8 dat stelt dat een Huis van het Kind minimaal inzet op preventieve gezondheidszorg, opvoedingsondersteuning en activiteiten met als doel om ontmoeting en sociale cohesie te bevorderen;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 15 juli 2020 betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst betreffende de ketenaanpak intrafamiliaal geweld; 

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 14 februari 2022 betreffende de goedkeuring van de intentieverklaring van het Impulsproject Intrafamiliaal Geweld; 

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 28 mei 2019 betreffende de oprichting van Huis van het Kind Aalter;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 8 juni 2020 betreffende de toetreding tot de ketenaanpak Intrafamiliaal geweld; 

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 31 januari 2022 betreffende het instappen in de samenwerking Impulsproject Intrafamiliaal Geweld; 

Gelet op de oproep van minister Verlinden betreffende het impulstraject Intrafamiliaal geweld;

Gelet op de vraag van de stad Gent, gegeven op 14 januari 2022;

Overwegende dat OCMW Aalter al eerder instapte in de ketenaanpak Intrafamiliaal geweld; dat de doelstellingen van dit impulsproject zijn:

- ondersteuning van de expertise in de steden en gemeenten die met intrafamiliaal geweld worden geconfronteerd

- aanmoedigen van de betrokken steden en gemeenten om hun ervaring en deskundigheid met andere steden en gemeenten te delen. Er wordt gestreefd naar de ontwikkeling van een supralokale samenwerking.

- innoverende proefprojecten ontwikkelen;

Overwegende dat uit het jaarrapport van de Ketenaanpak Oost-Vlaanderen blijkt dat 50 procent van de aanmeldingen rond IFG (Intra Familiaal Geweld) komen uit de referentieregio rond Gent; dat zij daarom vaststellen dat het noodzakelijk is om over het fenomeen IFG interstedelijk overleg, samenwerking en expertisedeling te voeren en preventieve, curatieve en handhavende acties op elkaar af te stemmen; 

Overwegende dat de stad Gent al langer een traditie en expertise heeft in bijvoorbeeld het organiseren van vormingen en netwerkmomenten rond IFG; dat op deze manier dit aanbod ook kan ontsloten worden in andere steden en gemeenten; 

Overwegende dat het Impulsproject voorziet in een subsidie van 100.000 euro per project over een termijn van 2 jaar; dat er 15 projecten gekozen worden; dat er een maximum van 30 procent van de middelen mag besteed worden aan personeelskosten; dat het overige bedrag bestemd is voor:

- het versterken en verbreden van het middenveld

- het faciliteren van pilootprojecten om hiaten weg te werken

- het organiseren van netwerkmomenten;

Overwegende dat de stad Gent het project zal trekken; dat dit inhoudt dat zij het subsidiedossier indienen, het platform zullen faciliteren en coördineren en het overzicht bewaken van alle te ontwikkelen acties; dat er van de deelnemende gemeenten gevraagd wordt om:

- het subsidiedossier te onderschrijven

- de intentieverklaring te ondertekenen

- actief deel te nemen aan het platform (5 maal per jaar)

- lokale pilootacties uitrollen binnen de projectsubsidie

- ambassadeur te zijn voor de eigen gemeenten voor het project

- de samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen in drievoud;