2022_VB_00287 - Beslissing van het vast bureau betreffende de goedkeuring wijzigingen na tweede evaluatie codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik met addenda specifieke bepalingen zalen- en materialengebruik en retributiereglement.

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen:

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 14 juni 2021 betreffende de goedkeuring van de codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik met addenda en retributiereglement;

Gelet op het globaal rapport "Thema-audit gemeentelijke premies, subsidies en toelagen" van 13 mei 2019, opgemaakt door Audit Vlaanderen; dat de toetsing aan dit rapport nogmaals is gebeurd op basis van concrete voorbeelden "Iemand (=klant) vraagt (financiële) ondersteuning; dat volgende vaststellingen zijn gebeurd:

1. De individuele premies zijn gebaseerd op specifieke reglementen. De uitbetaling gebeurt rechtstreeks aan de aanvrager.
2. Subsidie ontwikkelingssamenwerking: bestemd voor alle klantengroepen;
3. Erkende verenigingen "CAT A" codex voordelige tarieven zalen en materialen, .. Is gebaseerd op codex.
4. Werkingssubsidies voor de erkende verenigingen (Categorie C1/3) is gebaseerd op codex;
5. Werkingssubsidies voor de erkende feestcomités voor organisatie van kermissen. Is gebaseerd op de codex.
6. Fusiesubsidie voor de erkende verenigingen. Is gebaseerd op de codex.
7. Bijzondere projectsubsidie. Is van toepassing enkel voor erkende verenigingen (C1/3). Reglement is opgenomen in de codex.
8. Alle klantentypes kunnen (financiële) ondersteuning en eventuele samenwerking aanvragen aan het lokaal bestuur.
9. Nieuw: nieuwjaarssubsidie --) enkel aan te vragen door een erkend feestcomité --) voorwaarden zijn nu toegevoegd in het CBS 20 juni 2022;
10. Nieuw: jubileumsubsidie --) enkel aan te vragen door een erkende vereniging --) voorwaarden zijn nu toegevoegd in het ontwerp CBS 10 oktober 2022;
11. Werkingssubsidie voor samenwerkingsverbanden (klantentype 1/9) --) de voorwaarden zijn bepaald in een samenwerkingsverband (goed te keuren door de gemeenteraad) --) uitbetaling van subsidies gebeurt op basis van de parameters zoals opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst. 
12. Alle andere (financiële) ondersteuningen, die niet gebaseerd zijn op een reglement of een samenwerkingsovereenkomst zijn nominatieve subsidies.

Gelet op de collegebeslissing van 7 februari 2022 betreffende de goedkeuring om de infrastructuursubsidie te verhogen naar 4.000 euro (bijlage 01); dat bijgevolg in artikel 94 bijkomende categorieën klantentype C1/3/1 Jeugdvereniging / jeugdbeweging, het onderdeel Categorie G. infrastructuursubsidie het bedrag wordt verhoogd naar 4000 euro; 

Gelet op de collegebeslissing 21 februari 2022 betreffende de goedkeuring dat het lokaal bestuur voortaan de kosten draagt voor de verzekering van het auditorium en theater ArtA'A; dat deze kosten niet meer dienen gedragen te worden door de aanvrager; dat de premie voortaan ten laste is van het lokaal bestuur Aalter; (bijlage 02);

Gelet op collegebeslissing van 25 april 2022 betreffende het voorstel van Unisono voor het optimaliseren van de overeenkomsten Sabam en Billijke vergoeding voor diverse gemeentelijke gebouwen; (bijlage 03); 

Gelet op de collegebeslissing van 20 juni 2022 betreffende de goedkeuring wijzigingen na evaluatie codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik met addenda specifieke bepalingen zalen- en materialengebruik en retributiereglement; (bijlage 04);

Gelet op de ontwerp collegebeslissing van 7 november 2022 betreffende de goedkeuring wijzigingen na tweede evaluatie codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik met addenda specifieke bepalingen zalen- en materialengebruik en retributiereglement; (bijlage 05); 

Overwegende dat de codex sedert 1 september 2021 van kracht is en wordt toegepast; dat het ondertussen noodzakelijk is om nog enkele vereenvoudigingen en aanpassingen door te voeren;

Overwegende dat alle voorgestelde wijzigingen en aanvullingen in detail zijn opgenomen in de collegebeslissingen van 20 juni 2022 en 7 november 2022;

Overwegende dat het OCMW enkel bevoegd is voor het gebruik van het Ontmoetingscentrum Kerkem; dat volgende wijzigingen hierop betrekking hebben;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in de codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik in DEEL II. ZALEN- EN MATERIALENGEBRUIK artikel 17 sabam, billijke vergoeding en andere wettelijke verplichtingen - paragraaf § 3 als volgt te verduidelijken: De aanvrager dient enkel voor fuiven, live-optredens en theatervoorstellingen (of andere dergelijke activiteiten met inkomgeld) zelf in te staan. Wat precies onder deze termen valt vindt men op de website van de Vlaamse Overheid (https://www.vlaanderen.be/sabam-en-de-billijkevergoeding). Activiteiten met achtergrondmuziek zijn volledig ingedekt door de overeenkomst die het lokaal bestuur afsloot met Sabam. De kosten voor Sabam voor activiteiten met achtergrondmuziek worden gedragen door het lokaal bestuur Aalter;

Overwegende dat wordt voorgesteld om het gebruik van een waarborg (inclusief de jaarwaarborgen) in de codex, de addenda en het gekoppelde retributiereglement te schrappen;

Overwegende dat wordt vastgesteld er vaak annulaties of wijziging uren zijn bij het gebruik van de accommodaties; dat bij voorafgaande verplichte betaling de kost hoog kan oplopen bij jaarreservaties; dat er dan omwegen gezocht worden opdat de vereniging niet alles in één keer zou moeten betalen; dat bij voorafgaande facturaties bij annulaties en wijzigingen gebruik accommodaties telkens aanpassingen van facturen dienen te gebeuren en/of opmaak van creditnota's; dat dit veel werk met zich meebrengt voor de back-office; dat het achteraf betalen bij gebruik accommodaties van het Sportpark wel vlot verloopt;

Overwegende dat bijgevolg wordt voorgesteld om de betalingen bij zalen- en materiaal gebruik allemaal achteraf en via overschrijving te laten verlopen; dat op die manier het aantal regularisaties en manuele handelingen drastisch zullen verminderen; dat de factuur telkens digitaal zal worden bezorgd; dat bijgevolg artikel 19. de betaling als volgt zal worden  aangepast: "§ 1. Zowel éénmalige als periodieke gebruikers betalen het verschuldigde maandbedrag achteraf. De factuur wordt digitaal bezorgd."; § 2 wordt geschrapt;

Overwegende dat bij evenementen de aanvragen momenteel ten vroegste één jaar op voorhand kunnen gebeuren; dat wordt voorgesteld om dit met één jaar te vervroegen omdat bij grote evenementen tijdig de locatie en materiaal dienen vastgelegd te kunnen worden;

Overwegende dat artikel 13 § 7 als volgt wordt aangepast: De beheerders kunnen om ernstige redenen (waaronder bijvoorbeeld het niet betalen van facturen) een gemaakte en/of volgende aanvraag weigeren. De beheerder behoudt zich het recht voor eventuele aanpassingen door te voeren zonder enig recht op schadevergoeding;

Overwegende dat in het addendum Gebruik Ontmoetingscentrum Kerkem het gebruik van de waarborg overal werd geschrapt;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in het retributiereglement op gebruik zalen- en materialen van 20 juni 2021 de tarieven voor het klantentype C1/8 Politieke fractie Aalter voor elke vermelde accommodatie in de codex te herleiden tot het nultarief; dat dit klantentype eveneens de algemene reserveringsregels dient te volgen;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in het retributiereglement op gebruik zalen- en materialen van 20 juni 2021 artikel 1: Grondslag § 6. ONTMOETINGSCENTRUM KERKEM volgende aanpassingen te doen:  het volledige klantentype C1/3 Erkende vereniging Aalter hetzelfde tarief te laten hanteren als bij het gebruik van het gemeenschapscentrum, meer bepaald het nultarief;

Overwegende dat wordt voorgesteld om in het retributiereglement op gebruik zalen- en materialen van 20 juni 2021 artikel 5: Voorrangsregels volgende aanpassingen te doen: § 6. ONTMOETINGSCENTRUM KERKEM hoofdstuk "§ 5. Aalterse politieke fracties kunnen maximum eenmaal per jaar éénzelfde locatie gratis gebruiken (klantentype C1/8 Politieke fractie Aalter), maar genieten geen voorrangsregels." te schrappen;