2022_CBS_02619 - Collegebeslissing betreffende het projectvoorstel Raadpleegomgeving op maat van de burger in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis

Gelet het initiatief van ABB 'Gemeente zonder gemeentehuis', een relanceproject waarbij Vlaanderen steden en gemeenten ondersteunt die samen innovatieve, digitale oplossingen uitwerken om hun dienstverlening en interne werking klantgerichter te maken; dat de opening van de eerste projectoproep gelanceerd werd op 21 september 2021;

Gelet ACT-2047 Gemeente zonder gemeentehuis in het meerjarenplan 2020-2025;

Gelet op ACT-1587 Onderhouden van de gemeenteapp zoals opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025;  

Gelet op ACT-1630 Ontwikkeling/verdere uitrol Smart City-initiatieven (Smart Flanders-programma ABB) zoals opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 9 oktober 2017 betreffende het principe tot het verkennen van de markt en het starten van de aanbestedingsprocedure inzake de aankoop van een gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 13 november 2017 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht ‘Realisatie van een gemeentelijke smartphone applicatie’;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 2 juli 2018 betreffende het testen van de gemeentelijke smartphone applicatie door het college; 

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 9 juli 2018 betreffende de eindredactie door het gemeentebestuur op de pagina’s van de handelaars in de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 9 juli 2018 betreffende de koppeling tussen de Uit in Aalter-kalender en de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 27 augustus 2018 betreffende de pagina’s van de handelaars in de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 17 september 2018 betreffende het toevoegen van (gemeentelijke) informatie over Knesselare in de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 8 oktober 2018 betreffende de aanpassing van de collegebeslissing van 27 augustus 2018 van prefusiebestuur Aalter betreffende de pagina’s van de handelaars in de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van 27 mei 2019 betreffende de voortzetting van de gemeentelijke smartphoneapplicatie, waar het college besloot in te tekenen op het onderhoudscontract van de leverancier, Onze Stad App, Steenweg Deinze 154, 9810 Nazareth;

Gelet op het programma Lokale Besluiten en geLinkte Open Data (LBLOD) van het Agentschap Binnenlands Bestuur waarbij lokale besturen in Vlaanderen hun besluiten en andere documenten moeten publiceren en melden als gelinkte open data; dat op deze manier mensen en (zoek)machines de informatie kunnen raadplegen en hergebruiken; 

Gelet op de collegebeslissing van 2 mei 2022 betreffende principebeslissing voorstel project Gemeente zonder Gemeentehuis integratie besluitvorming in Onze Stad App;

Overwegende dat het project "Gemeente zonder gemeentehuis" kadert in het relanceplan Vlaamse Veerkracht; een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19; dat het relanceplan is onderverdeeld in 7 speerpunten, 35 clusters en 180 projecten; dat digitale transformatie één van de zeven prioriteiten is in het Vlaamse relanceplan; 

Overwegende dat om digitale transformatie bij lokale besturen te versnellen, de Vlaamse Regering de subsidieoproepen ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ inricht; dat een projectsubsidie Gemeente zonder Gemeentehuis inhoudt dat 80% van de totale kosten voor digitale transformatie gesubsidieerd wordt door Vlaamse relancemiddelen;

Overwegende dat in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis projectoproep 6 – specifiek gericht op grootschalige transformaties –het projectvoorstel ‘Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger’ is uitgewerkt; 

Overwegende dat de centrale doelstellingen van het project zijn:

1. Het verkleinen van de afstand tussen de burgers en beleidsmakers;
2. Het bereiken van een betere betrokkenheid van burgers bij besluitvorming;
3. Het realiseren van een betere toegankelijkheid van de raadpleegomgeving;
4. Het behalen van een hogere klantvriendelijkheid van de raadpleegomgeving;
5. Het opzetten van een app-first strategie als beste en meest inclusieve manier om de burger te bereiken.

Overwegende dat dit voorstel past binnen eerdere initiatieven van het lokaal bestuur, met name het gebruik van de gemeentelijke app en de deelname aan het LBLOD-project; 

Overwegende dat via de raadpleegomgeving burgers toegang krijgen tot de openbaar toegankelijke beslissingen van de beleidsorganen; dat de huidige raadpleegomgeving een solide omgeving is, maar berust op een goed geïnformeerde gebruiker die het jargon en reilen en zeilen van lokale besturen kent om zoekacties tot een goed einde te brengen; dat het geen omgeving is waar een ‘doorsnee’ inwoner gemakkelijk inzicht krijgt in het werk van de lokale beleidsmakers; 

Overwegende dat een toegankelijke en gebruiksvriendelijke raadpleegomgeving met lokale besluiten en reglementen vertrekt vanuit de noden van de inwoner; dat voorbeelden van beleidsmatige informatienoden van de burger zijn:

• “Welke besluiten neemt mijn lokaal bestuur op vlak van sport?”
• “Ik wil alle beslissingen van deze legislatuur aangaande afvalbelasting raadplegen.”
• “Ik wil snel kunnen terugvinden of de lokale politie drones mag inzetten.”
• “Ik wil op een kaart kunnen zien welke omgevingsvergunningen afgeleverd werden.”
• “Ik wil in 1 oogopslag kunnen zien welke besluiten een impact hebben op mijn straat.”
• “Ik wil vanuit een wijzigingsbesluit toegang hebben tot het gecoördineerde reglement.”

Overwegende dat wanneer die vragen met een toegankelijke en gebruiksvriendelijke tool beantwoord kunnen worden, de burger dichter bij de lokale besluitvorming zal staan; dat vanuit het lokaal bestuur dan ook meerwaarde voor de burger wordt gecreëerd wanneer de raadpleegomgeving de volgende functionaliteiten biedt:

1. Het filteren van besluiten op thema en adres;
2. Het doorzoeken van besluiten met alledaagse zoektermen en artificiële intelligentie;
3. Het raadplegen van laatste versies van reglementen.

Overwegende dat die functionaliteiten van de raadpleegomgeving een slimme raadpleegomgeving zullen maken; dat ook in een hoedanigheid als ondernemer of vrijwilliger die functionaliteiten bijzonder interessant zijn voor de burger;

Overwegende dat deze functionaliteiten worden aangeboden in een uitbreiding op de bestaande webgebaseerde raadpleegomgeving; dat de nieuwe functionaliteiten hun volledige potentieel zullen bereiken wanneer ze in een mobiele applicatie aangeboden kunnen worden aan de burger; dat het dan ook de bedoeling is om een van de eerste add-ons te bouwen voor de lokale variant van de Mijn Burgerprofiel-app; dat Vlaanderen immers over geringe tijd een gemeente- of stadsapp zal aanbieden aan lokale besturen; dat dienstenleveranciers hiervoor bijkomende app-modules kunnen ontwikkelen;

Overwegende dat opdat uiteindelijk de burger uiteindelijk een overzicht van besluiten en reglementen op maat kan verkrijgen, er een ontwikkelingstraject is uitgetekend; dat het traject zich niet enkel focust op de frontend functionaliteiten voor de burger, maar ook de nodige ontwikkelingen achterliggend in de backend voorziet; dat het notuleringspakket eNotulen (Cipal Schaubroeck) of Notula (Green Valley) zal uitgebreid worden op vlak van annoteren en gelinkt notuleren; dat ook de raadpleegomgeving van eNotulen of Notula wordt uitgebreid met extra publicatie- en zoekfunctionaliteiten;

Overwegende dat dit gebeurt binnen een samenwerking met de teams LBLOD en OSLO van Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) om te verzekeren dat de ontwikkelingen gebeuren in overeenstemming met de visie van de Vlaamse overheid op gelinkt notuleren en open data; dat het ontwikkelingstraject daarom ook de nodige ruimte voorziet voor lokale besturen, Vlaanderen en dienstenleveranciers om dit project te realiseren in overeenstemming met de ambities voor een open LBLOD-ecosysteem; dat ter realisatie van het LBLOD-ecosysteem ten eerste zal onderzocht worden welke bijkomende datastandaardisatie dient te gebeuren in de vorm van applicatieprofielen; dat ten tweede ontwikkelwerk zal gebeuren op de notuleringspakketten eNotulen en Notula zodat de lokale besturen in de praktijk aan de slag kunnen met datastandaarden, annoteren en notuleren; dat daarop aansluitend ten derde de data van de notulen zullen afgelegd worden naar een bestuursgecontroleerde databron van waaruit ze ook geconsumeerd en verrijkt kunnen worden door andere applicaties; dat het hierdoor ten vierde zal mogelijk zijn om een rijke set aan data te oogsten in de slimme raadpleegomgeving zodat de burger daar een overzicht op maat kan verkrijgen; dat het Agentschap Binnenlands Bestuur hierin duidelijke rollen opneemt met concrete deliverables voor de besturen en dienstenleveranciers;

Overwegende dat Gemeente zonder Gemeentehuis de opportuniteit biedt om deze grootschalige transformatie op vlak van beleidsnabijheid voor de burger en gelinkt notuleren voor de lokale besturen te realiseren met een projectsubsidie van 80%; dat de lokale besturen die het projectvoorstel indienen, een voortrekkersrol opnemen en de toon zetten op vlak van gelinkt notuleren en open data voor de komende jaren;

Overwegende dat door samen een GzG-projectvoorstel in te dienen, er tegemoet gekomen wordt aan de voorwaarden van samenwerking en kennisdeling tussen lokale besturen; dat door de samenwerking kosten kunnen gespreid worden, personeelstaken en -inzet verdeeld worden en risico’s verkleind worden; dat hoe meer besturen het project ondersteunen, hoe groter de voordelen;

Overwegende dat wordt voorgesteld om als lokaal bestuur Aalter op te treden als penhouder van het project;

Overwegende dat Cipal Schaubroeck en Green Valley de lokale besturen ondersteunen bij de uitwerking van het projectvoorstel; dat zij erkennen dat de lokale besturen conform de Wet op de overheidsopdrachten zullen handelen in het aanduiden van een dienstenleverancier na de goedkeuring van het projectvoorstel door de projectjury en de Vlaamse Regering;

Overwegende dat het project via een gefaseerd ontwikkelingstraject wordt gerealiseerd over een doorlooptijd van 30 maanden of 2,5 jaar; dat van lokale besturen die het project indienen een personeelsinzet wordt gevraagd van gemiddeld 1,5 werkdag per maand over de gehele looptijd; dat in werkelijkheid dit zal fluctueren afhankelijk van de projectfase; dat dit betekent dat er 45 werkdagen over de gehele looptijd voorzien worden; dat dit aantal kan gezien worden als een geheel voor zowel de projectleider als de uitvoerend medewerkers van het secretariaat; dat waar de projectleider eerder bij stuurgroepen en functioneel-architecturale workshops betrokken wordt, de uitvoerend medewerkers bij functioneel-praktische workshops, testing en implementatie zullen betrokken zijn;

Overwegende dat die personeelsinzet een financiële waarde vertegenwoordigt vanuit het lokaal bestuur; dat via de GzG-projectsubsidie immers ook 80% van de personeelskost wordt vergoed; dat de personeelssubsidie via onderstaande formule makkelijk kan nagegaan worden:

(brutoloon / 220) x 45 = totale loonkost op project, waarbij:

totale loonkost op project x 0,8 = personeelssubsidie, waarbij:

• Brutoloon: dit is het bruto jaarloon van de medewerker op het project. De opgegeven wedde bevat het brutoloon, het vakantiegeld, de eindejaarspremie en de noodzakelijke indexering;
• 220: dit is het aantal jaarlijkse werkdagen dat gebruikt wordt om een personeelskost per werkdag te bepalen;
• 45: dit is het aantal dagen dat de medewerker presteert op het project.
• 0,8: de totale loonkost op het project wordt voor 80% gesubsidieerd.

Indien meerdere medewerkers op het project zullen werken, dient bovenstaande berekening per medewerker te gebeuren.

Overwegende dat afhankelijk van het aantal lokale besturen dat samen met Aalter het projectvoorstel indient, er al dan niet nog een financiële inbreng is voor de investering; dat volgens een simulatie er netto geen financiële inbreng meer nodig is wanneer 13 of meer lokale besturen het project indienen; dat dit uiteraard dit afhankelijk is van het uiteindelijke aantal lokale besturen alsook van de opgegeven personeelskosten van de lokale besturen; dat al 9 andere besturen hun interesse bevestigd hebben en het voorstel voor eind augustus voorleggen aan hun college van burgemeester en schepenen; 

Overwegende dat naast de investeringskost zijn er ook nog onderstaande andere kosten:

1. Jaarlijkse kost voor hosting, support, onderhoud en updates voor eNotulen/Notula en raadpleegomgeving
2. Eenmalige setup kost voor security vanuit LBLOD
3. Jaarlijkse kost voor serverruimte vanuit LBLOD

Overwegende dat deze kosten afhankelijk zijn van het uiteindelijke aantal lokale besturen dat het project indient; dat er tevens de jaarlijkse kosten zijn voor elk bestuur afhankelijk van het aantal inwoners en/of de hoeveelheid data; dat het alleszins is voorzien om ook de bovenstaande kostenposten mee op te nemen in de subsidieaanvraag; dat voor de jaarlijkse kosten een subsidie wordt gevraagd voor de eerste 4 jaren;

Overwegende dat aan andere geïnteresseerde besturen is gevraagd om ten laatste op 24 augustus 2022 via een principiële beslissing te laten weten of het bestuur wil instappen; dat daarbij ook de nodige personeelsgegevens worden opgevraagd zodat een volledig financieel plaatje kan geschetst worden; dat op 17 augustus 2022 al 6 andere besturen hun interesse om deel te nemen aan het project bevestigd hadden;