Gelet op de e-mails van zondag 28 november 2021 en dinsdag 17 mei 2022 van 'Lions Club Meetjesland' i.v.m. de organisatie van een conventie op zaterdag 22 april 2023;
Overwegende dat 'Lions Club Meetjesland' op vrijdag 21 april en zaterdag 22 april 2023 het auditorium van het gemeentehuis in Aalter-centrum heeft gereserveerd voor de voorbereiding en organisatie van hun conventie;
Overwegende dat na een plaatsbezoek op woensdag 30 maart 2022 werd vastgesteld dat de galerij (kelderruimte) in het gemeentehuis voor hen niet voldoet voor het aanbieden van een koffie, een walking lunch en de organisatie van een afsluitende receptie en daarom toelating wordt gevraagd om een tent te plaatsen op het grasplein (voetbalterrein), grenzend aan de Sint-Gerolflaan;
Overwegende het voorstel van de burgemeester om de kosten van de receptie voor rekening te nemen van het gemeentebestuur;
Overwegende het voorstel om de organisator zelf te laten instaan voor de volledige praktische uitwerking van dit event;
Overwegende dat vanuit de cel Gebruiksbeheer en evenementen nog een coördinatievergadering zal worden belegd;
Overwegende dat er voldoende budget is op budgetsleutel 'receptiekosten' 2022/GBBGEBR/0710-20/614505/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN;
Toelating te geven aan Lionsclub Meetjesland voor het plaatsen van een tent op het grasplein ter hoogte van het voetbalplein.
Akkoord te gaan om, in het kader van een goed gemeentelijk nabuurschap, de kosten van de receptie, die zal plaatsvinden vóór aanvang van de walking dinner, ten laste te nemen op basis van de nodige bewijsstukken. Er zal evenwel geen personeel ter beschikking worden gesteld.