2022_CBS_01946 - Collegebeslissing betreffende de organisatie van activiteiten binnen de cel Jeugdwerk en Welzijn

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van prefusiebestuur Aalter van 10 juni 2013 betreffende de hervorming van de concessie Vzw Gemeentelijk jeugdcentrum Aalter; 

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn verschillende activiteiten organiseert; dat deze activiteiten onder te verdelen zijn in volgende categorieën:

- Vormingen voor vrijwilligers, ouders en andere doelgroepen

- Lezingen voor vrijwilligers, ouders en andere doelgroepen

- Intervisies voor vrijwilligers van de verschillende werkingen

- Infomomenten voor vrijwilligers over de organisatie van activiteiten

- Vergaderingen met externen

- Praatpunten en praatgroepen voor anderstalige nieuwkomers

- Infostanden op locatie (bv Jaarmarkt, avondmarkt) 

- Speelpleinwerking en andere jeugdactiviteiten;

Overwegende dat op die verschillende activiteiten meestal een drankje en hapje wordt aangeboden; dat dit meestal gaat over een broodje, een koekje voor bij de koffie of een stuk fruit; dat voor de aankoop van deze voedingswaren steeds gebruik wordt gemaakt van een door het gemeentebestuur afgesloten raamcontract (bv Foodie, Unic, Fincioen); dat er enkel bij een andere aanbieder wordt aangekocht wanneer blijkt dat er geen raamcontract voorhanden is; 

Overwegende dat voor activiteiten die plaatsvinden in jeugdcentrum Kadans gebruik wordt gemaakt van de gebruikersovereenkomst met de Vzw Kadans; dat daarin staat beschreven dat de afname van drank verplicht is bij activiteiten in het gebouw; 

Overwegende dat het bij de start van het werkjaar nog niet altijd volledig duidelijk is welk format een bepaalde activiteit zal hebben noch hoeveel het aantal aanwezigen zal zijn; dat daarom vaak achteraf een bestelbon wordt opgemaakt; dat de cel Boekhouding vraagt om een principiële beslissing om mogelijke verwarring te voorkomen; dat elk personeelslid zelf verantwoordelijk is voor het opmaken van de nodige bestelbon en het koppelen aan de correcte jaarbudgetrekening;