2021_GR_00284 - Vrienden van het Drongengoed. Nominatieve subsidie. Goedkeuring.

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen; 

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 225 §3 betreffende de criteria die bepalen of vermoed wordt dat een rechtspersoon met welbepaalde taken van gemeentelijk belang belast is; 

Gelet op de collegebeslissing van 25 oktober 2021 betreffende de toekomstige samenwerking met de vzw Vrienden van het Drongengoed;

Gelet op de collegebeslissing van 22 november 2021 betreffende de toekomstige samenwerking met de vzw Vrienden van het Drongengoed;

Gelet op de collegebeslissing van 6 december 2021 betreffende het voorstel voor de toekomstige samenwerking met de vzw Vrienden van het Drongengoed;

Gelet op actie 1417: Ontstane dynamiek binnen Landschapspark Drongengoed bestendigen en verder ontwikkelen zoals opgenomen in de meerjarenplanning 2020-2025 van het lokaal bestuur, goedgekeurd door de gemeenteraad op 21 december 2021;

Gelet op het positief advies van het Agentschap Binnenlands Bestuur van 2 december 2021;

Gelet op de bestaande samenwerking tussen het lokaal bestuur en de Drongengoedhoeve, meer concreet in de vorm van de samenwerkingsovereenkomst tussen bvba IMMO LAKE en prefusiebestuur Knesselare van 3 januari 2006;

Gelet op het overleg van 28 oktober 2021 met de voorzitter en secretaris van de vzw Vrienden van het Drongengoed waarin het voorstel voor de toekomstige samenwerking besproken werd;

Overwegende dat de samenwerkingsovereenkomst o.a. de toegankelijkheid, openingsuren, werkzaamheden aan de publiek toegankelijke ruimten, verbintenissen van de gemeente, overleg en duur van de samenwerking in het kader van het Interreg-project bezoekerscentrum Landschapsinfocentrum Meetjesland aan de Drongengoedhoeve vastlegt; dat het lokaal bestuur meer concreet in het kader van deze overeenkomst jaarlijks huur en elektriciteit betaalt en een personeelslid ter beschikking stelt voor het uitbaten van het toeristisch infokantoor op de Drongengoedhoeve en dit 52 zondagen per jaar (in de winterperiode 26 dagen aan 6 uur/dag, in de zomerperiode 26 dagen aan 8 uur/dag); dat bvba IMMO LAKE zich er anderzijds toe verbonden heeft om kosteloos ruimte ter beschikking te stellen voor het onderbrengen van het bezoekerscentrum en voor het aanleggen en onderhouden van een kruidentuin; dat deze overeenkomst ten einde loopt op 31 december 2021;

Overwegende dat de vereniging Vrienden van het Drongengoed een vzw-structuur met rechtspersoonlijkheid betreft;

Overwegende dat de perken van de kruidentuin dagelijks onderhouden worden door de vrijwilligers van vzw Vrienden van het Drongengoed; dat de vzw de gemaakte onkosten en vrijwilligersvergoedingen daarvoor per kwartaal vordert aan het lokaal bestuur; dat het lokaal bestuur instaat voor het scheren van de hagen in en rondom de kruidentuin en voor het onkruidvrij maken van de paden in de kruidentuin;

Overwegende dat de vzw Vrienden van het Drongengoed een taak uitvoert die waardevol is voor de inwoners, doch geen taak is van gemeentelijk belang in de fusiegemeente omdat de publiek-private samenwerking tussen de Drongengoedhoeve en het lokaal bestuur historisch gegroeid is in prefusiegemeente Knesselare, dat de vzw Vrienden van het Drongengoed autonoom functioneert; dat zij hun inkomsten grotendeels uit de samenwerking met het lokaal bestuur genereren;

Overwegende dat de vzw Vrienden van het Drongengoed vanaf 1 januari 2022 volledig zelf (met eigen vrijwilligers) wenst in te staan voor het verzekeren van het toeristisch onthaal op en rond de Drongengoedhoeve, voor het gehele onderhoud van de kruidentuin en voor het organiseren van publieksactiviteiten; dat dit een unieke publiek-private samenwerking betreft die historisch gegroeid is in prefusiegemeente Knesselare; dat het lokaal bestuur dit partnerschap ook na het verlopen van de samenwerkingsovereenkomst wenst verder te zetten, als meerwaarde voor de inwoners die nog steeds gebruik zullen kunnen maken van de faciliteiten op en rond de Drongengoedhoeve; dat deze site laagdrempelig toegankelijk blijft; dat de werking van deze vzw bijgevolg buiten de bepalingen valt zoals vastgelegd in de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen; dat de vzw bijgevolg geen aanspraak kan maken op extra subsidies via die codex; dat daarom een gemeentelijke nominatieve subsidie aan de vzw Vrienden van het Drongengoed wenselijk is; 

Overwegende dat de jaarlijkse gemeentelijke dotatie wordt berekend aan de hand van 4 cumulatieve thema's, met name: tegemoetkoming voor het organiseren van events, tegemoetkoming voor het onderhouden van het domein, tegemoetkoming voor overheadkosten en tenslotte een tegemoetkoming voor het organiseren van een onthaal;

Overwegende dat voorgesteld wordt om een werkingsbudget ter beschikking te stellen voor het organiseren van publieksactiviteiten, met een maximum van 2500 euro per jaar dat dient te voldoen aan volgende voorwaarden en waarvan het totale subsidiebedrag zal bepaald worden op basis van volgende variabele parameters:

• het beoogde publiek is minstens één van volgende doelgroepen: gezinnen, kinderen, medioren, ouderen;
• de doelstelling van het evenement draagt bij aan één van volgende ambities: promotie van het gebied, ontmoeting, educatie;
• het totale subsidiebedrag naar aanleiding van de events zal bepaald worden op basis van enerzijds het aantal aanwezigen en anderzijds de duurtijd van het event; de totale subsidie is bijgevolg de som van beide parameters:
  • subsidie op basis van het geschat aantal aanwezigen:  0<30: 50 euro, 30<60: 100 euro, 60<90: 150 euro, 90<120: 200 euro, >120: 250 euro, >500: 500 euro;
  • subsidie op basis van de duurtijd: halve dag: 25 euro, dag: 50 euro, meerdaags: 250 euro.
• de vzw voegt bij hun jaarlijkse rapportering en subsidieaanvraag gevoerd promotiemateriaal per publieksactiviteit toe als bewijsstuk (flyer, folder of afdruk communicatie van een publieksactiviteit).

Overwegende dat het totale subsidiebedrag naar aanleiding van de uitgevoerde onderhoudswerken in de kruidentuin zal bepaald worden op basis van volgende parameters:

• subsidie op basis van de onderhouden hagen: 4,85 euro per lopende meter;
• subsidie op basis van het aantal onderhouden m² kruidentuin (paden + perken): 3,00 euro per m²;
• de vzw voegt bij hun eindrapportering en subsidie-aanvraag 4 recente foto's toe als bewijsstuk.

Overwegende dat voorgesteld wordt om ook een overheadbudget ter beschikking te stellen voor het aankopen van machines en plantgoed voor het onderhoud van de kruidentuin, met een maximum van 1200 euro per jaar, dat enkel uitbetaald wordt op basis van het voorleggen van kostenbewijzen bij de eindrapportering;

Overwegende dat het totale subsidiebedrag in het kader van het toeristisch onthaal berekend zal worden op basis van het aantal gepresteerde dagen van de vrijwilligers als parameter:

• subsidie op basis van het aantal geopende dagen van het infokantoor: 35 euro/dag; 
• de vzw houdt een logboek bij van de geopende dagen van het infokantoor en de eventueel verkochte toeristische brochures en voegt dit toe aan de eindrapportering als bewijsstuk.

Overwegende dat de samenwerking (en eventuele gemeentelijke subsidie) slechts een looptijd van 1 jaar kent; dat de vzw Vrienden van het Drongengoed bijgevolg jaarlijks voor aanvang van het nieuwe jaar (december voorafgaand) een gemeentelijke subsidie kan aanvragen; dat deze aanvraag een rapportering moet zijn die minstens bovenstaande gegevens/parameters en bewijsstukken moet bevatten;

Overwegende dat voor het jaar 2022 aan de vzw Vrienden van het Drongengoed een nominatieve subsidie gegeven kan worden mits volgende voorwaarden:

• missie: de vzw Vrienden van het Drongengoed voert een taak uit die waardevol is voor de inwoners maar geen taak van gemeentelijk belang is die door het lokaal bestuur zelf dient uitgevoerd te worden;
• structuur: de vereniging is een rechtsgeldige vzw en probeert zelf ook structurele inkomsten te genereren en rapporteert hierover aan het lokaal bestuur;
• financiering: het lokaal bestuur kent aan vzw Vrienden van het Drongengoed een dotatie als nominatieve subsidie toe, berekend op basis van de verrichte werkzaamheden (onderhoud kruidentuin en organisatie toeristisch onthaal) en georganiseerde activiteiten; de vzw zal hier tegen uiterlijk 15 december 2022 over rapporteren aan het lokaal bestuur via een jaarverslag dat minstens een overzicht geeft van de inkomsten en uitgaven, voorwaarden, parameters en gegevens zoals hierboven vermeld;
• organisatie: de vzw sluit de noodzakelijke verzekeringen af voor het gebouwenbeheer, voor de vrijwilligers, voor het inrichten van de activiteiten en staat zelf in voor het organiseren ervan van de activiteiten en het uitbetalen van de vrijwilligers, rekening houdend met de toepasselijke wetgeving.

Overwegende dat een simulatie van de financiering op basis van de gegevens van 2020 volgende balans geeft:

UITGAVEN lokaal bestuur aan vzw Vrienden van het Drongengoed in 2020 voor een totaal van 20.212,93 euro:

• arbeidsprestaties onderhoud kruidentuin (8 werkdagen per jaar, 2 arbeiders op D-niveau, gemiddelde anciënniteit: 25,65 euro/uur brutokost): 3119.04 euro;
• uitbetaling onderhoud kruidentuin (werkingskosten 2020): 376,63 euro;
• uitbetaling onderhoud kruidentuin (vrijwilligersvergoedingen 2020): 1065 euro;
• huur (en elektriciteit) infokantoor: 5038,54 euro;
• arbeidsprestaties infokantoor (52 zondagen per jaar, 26 dagen aan 6 uur/dag, 26 dagen aan 8 uur/dag, 27,73 euro/uur brutokost): 10.093,72 euro

SIMULATIE NOMINATIEVE SUBSIDIE lokaal bestuur aan vzw Vrienden van het Drongengoed in 2022 voor een totaal van 15.323,35 euro:

• werkingsbudget culturele publieksactiviteiten van de vzw ter promotie van het gebied (inclusief 2 gratis rondleidingen i.s.m. het lokaal bestuur i.k.v. gegidste natuurwandelingen ter promotie van de lokale natuur + en gratis ter beschikking stellen van de locatie voor evenementen met het lokaal bestuur als organisator): maximaal 2500 euro;
• onderhoud kruidentuin: hagen: 311 lopende meter x 4,85 euro/lopende meter: 1508,35 euro;
• onderhoud kruidentuin: paden + perken: 625 m² x 3,00 euro/m²: 1875 euro;
• overheadkost onderhoud kruidentuin (aankoop machines en plantgoed): maximaal 1200 euro;
• toeristisch onthaal: (60 vakantiedagen + 104 weekenddagen) x 35 euro/dag: 5740 euro;
• overheadkost toeristisch onthaal (aankoop toeristische brochures, computer, onderhoud ruimte en materiaal): maximaal 2500 euro. 

Overwegende dat de vzw Vrienden van het Drongengoed de betaling als volgt kan aanvragen: een eerste voorschot in januari 2022, een tweede voorschot in april 2022 en het saldo van de subsidie in december 2022 aan de hand van de bewijsstukken hiertoe (jaarrapport 2022); 

Overwegende dat de vzw Vrienden van het Drongengoed niet door het lokaal bestuur is belast met enige taken van gemeentelijk belang; dat in afgeleide de vzw Vrienden van het Drongengoed niet bestaat uit gemeenteraadsleden of leden van het college van burgemeester en schepenen, noch dat leden van de organen van de vzw Vrienden van het Drongengoed worden aangewezen of voorgedragen door die personen; dat het lokaal bestuur of haar vertegenwoordigers ook niet beschikken over de meerderheid van de stemrechten in één of meer van de organen van de vzw Vrienden van het Drongengoed;

Overwegende dat na overleg en inzicht in de jaarrekening 2019 van de vzw blijkt dat de gemeentelijke subsidie ± 60% van de inkomsten van de vzw Vrienden van het Drongengoed vormt; dat de vzw eigen inkomsten vooral haalt uit de organisatie van activiteiten; dat hier bijgevolg, in toepassing van artikel 225 van het Decreet Lokaal Bestuur, alsnog een vermoeden kan ontstaan dat de rechtspersoon in kwestie door de gemeente met welbepaalde taken van gemeentelijk belang is belast gezien hij voldoet aan de voorwaarde dat financiële middelen voor meer dan de helft door de gemeente gefinancierd worden; dat dit vermoeden echter formeel weerlegbaar is gezien meerdere keren gesteld werd dat de vereniging niet met beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang belast is en dus ook geen taken van gemeentelijk belang uitvoert;

Overwegende dat het bepalen van het bedrag van de subsidie pas kan gebeuren na ontvangst en analyse van de bewijsstukken; dat voorgaande een indicatieve simulatie is;

Overwegende dat het Agentschap Binnenlands Bestuur het voorstel voor nominatieve subsidie aan vzw Vrienden van het Drongengoed positief adviseerde; dat uit de voorgelegde feiten blijkt dat vermoeden 1° en 2° duidelijk niet van toepassing zijn; dat uit de voorgelegde feiten echter blijkt dat vermoeden 3° mogelijks wel van toepassing kan zijn; dat dit vermoeden echter formeel weerlegbaar is gezien meerdere keren gesteld werd dat de vereniging niet met beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang belast is en dus ook geen taken van gemeentelijk belang uitvoert; dat het Agentschap Binnenlands Bestuur stelt dat het aanvaardbaar is om op basis van deze argumentatie een nominatieve subsidie toe te kennen aan de vzw Vrienden van het Drongengoed;