2021_CBS_03449 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring van de bijkomende programmatie voor 'module materialen', onderdeel van de gunning 'Aankoop van een zaalreservatiesysteem'

Gelet op de collegebeslissing van 25 november 2019 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Aankoop van een zaalreservatiesysteem' via de opdrachtencentrale van Cipal dv (vervanging reservatiesystemen Chiron en Ithaca);

Gelet op de detailtoewijs van de gunning:

• Implementatie zalenverhuur (analyse, projectmanagement, opzet, zichtbaar maken op de schermen, opleidingen) voor een totaal bedrag van 11.374 euro incl. btw;
• Implementatie materialenverhuur (analyse, projectmanagement, opzet, opleidingen) voor een totaal bedrag van 8.954 incl. btw;
• Opzetten evenementenloket - front (analyse, projectmanagement, opzet, koppeling aan modules zalen en materialen, opleidingen, opzet kalenders met overzicht events) voor een totaal bedrag van 15.306,50 euro incl. btw;
• Koppeling met back-office CRM (analyse, koppeling) voor een bedrag van 11.797,50 euro incl. btw;
• Algemene opzet (planning + aanvragen online beschikbaar, look-n-feel Aalter website) voor een totaal bedrag van 590 euro incl. btw;
• Voor een totaal bedrag fase 1 van 48.022,00 euro incl. btw;

Gelet op de collegebeslissing van 8 juni 2020 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Aankoop van een zaalreservatiesysteem'. Eenvormig maken configuratie op basis van bestaande reglementen en verdere automatisatie met bijkomende goedgekeurde artikelen waaronder ‘koppeling boekhoudpakket’, ‘mailingmodule’ en ‘online betalingen’;

Gelet op de collegebeslissing van 29 juni 2020 betreffende de gunning 'Aankoop van een zaalreservatiesysteem'. Bijkomende modules 'Inschrijvingen' en 'Ticketing' voor bijkomende digitale automatisatie;

Gelet op de collegebeslissing van 13 juli 2020 betreffende de gunning 'Aankoop van een zaalreservatiesysteem'. Verzoek tot goedkeuring configuratiedocument en bijkomende configuratiekost;

Gelet op de collegebeslissing van 31 augustus 2020 betreffende de gunning 'Aankoop van een zaalreservatiesysteem'. Stavaza oplevering module "verhuur van zalen en materialen" en planning "evenementenloket";

Gelet op de collegebeslissing van 23 november 2020 betreffende de ondertekening van het configuratiedocument voor de modules "verhuur van zalen" en "verhuur en materialen";

Gelet op de collegebeslissing van 1 maart 2021 betreffende de goedkeuring van het configuratiedocument voor de module 'evenementenloket';

Overwegende dat op 24 maart 2020 de eerste workshop voor de module 'materialen' plaatsvond, dat de projectmedewerkers voor deze module feedback en aanpassingen hebben doorgegeven, waarna de leverancier e2e een configuratiedocument opmaakte als basis voor de programmatie van de software, dat goedgekeurd werd door het college van burgemeester en schepenen op 23 november 2020;

Overwegende dat de leverancier de programmatie zoals goedgekeurd aanleverde;

Overwegende dat de zeer flexibele werking van de uitleendienst het bestuur exclusief maakt tegenover andere lokale besturen; dat lokaal bestuur Aalter aan haar verenigingen en bedrijven de mogelijkheid biedt om materiaal op te halen en/of te leveren; dat deze werking in de eerdere workshop onvoldoende overgebracht werd en dient toegevoegd te worden aan de configuratie: klein materiaal wordt standaard opgehaald, groot materiaal wordt standaard geleverd; dat de aanvrager er toch voor kan kiezen om groot materiaal, dat standaard uitgeleverd wordt, zelf te komen ophalen, bijv. om transportkosten uit te sparen of omdat het materiaal buiten het grondgebied Aalter terecht komt en het lokaal bestuur Aalter geen transport voorziet buiten Aalter; dat daarnaast in de back-office dient aangeduid te kunnen worden of het op te halen materiaal toch geleverd moet worden op speciaal verzoek, bijv. voor evenementen georganiseerd door het lokaal bestuur; dat daarom de leverancier per materiaal een eigenschap dient toe te voegen of het standaard 'ophalen', 'leveren' of beiden kan hebben; dat daaruit voortvloeiend de communicaties en exportlijsten verder moeten afgesteld worden; dat in elke communicatie naar de aanvrager de opsplitsing duidelijk dient te zijn welk materiaal de aanvrager moet komen ophalen en welk materiaal geleverd zal worden; dat voor cel Middelenbeheer overzichten dienen gegenereerd te worden van de reservatielijsten per week, per ophaaldatum en per leverdatum, of eender welke periode;

Overwegend dat op dinsdag 14 september 2021 met de medewerkers van de uitleendienst (cel Evenementen) en de betrokken directeurs het configuratiedocument besproken werd samen met de leverancier e2e om de wensen van het bestuur tegenover de technische mogelijkheden af te toetsen;

Overwegend dat de leverancier een bijkomend finaal configuratiedocument opmaakte voor de module 'materialen' (zie bijlage); 

Overwegende dat dit document in bijlage ondertekend dient te worden om zich akkoord te verklaren met de scope en functionaliteiten zoals daarin beschreven;

Overwegende dat na ondertekening van het document de leverancier de programmatie zal opstarten;

Overwegend dat de bijkomende programmatie 20 werkdagen in beslag neemt, waarvan 7,5 dagen ontwikkelkost aan het bestuur aangerekend zal worden, of 5.898,75 euro btw inclusief en 15% onderhoudskost aan 884,82 euro btw inclusief;