2021_CBS_03442 - Collegebeslissing betreffende het budget voor externe digitaliseringsopdrachten

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 21 mei 2021 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2019 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020-2025 van het lokaal bestuur; 

Gelet op gemeenteraadsbeslissing van 21 december 2020 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020/2 2020 - 2025 van het lokaal bestuur;

Gelet op ACT-1755 Uitbouwen van een degelijk uniform archief en laten opstellen van een informatiebeheersplan; 

Overwegende dat er binnen het lokaal bestuur Aalter een groeiende nood is aan digitaal werken, dat personeelsleden door digitale dossiers plaats- en tijdsonafhankelijk kunnen werken, dat de kastruimte in de bureaus aanzienlijk verminderd is door de herinrichting van het gemeentehuis;

Overwegende dat er momenteel nog te weinig controle is op de uitvoering van de verschillende digitaliseringsprojecten; dat personeelsleden vaak op eigen initiatief dossiers scannen zonder specifieke aandacht voor het scanproces zelf; dat personeelsleden vaak te weinig kennis hebben van belangrijke aandachtspunten bij het digitaliseren;

Overwegende dat digitaliseren een tijdsintensief werk is; dat personeelsleden vaak te weinig tijd hebben om dit werk goed uit te voeren;

Overwegende dat digitaliseren meer is dan enkel het inscannen van dossiers; dat er heel wat metadata en context moeten vastgelegd worden voor de digitale bestanden zodat deze bruikbaar zijn, terug te vinden zijn en op termijn goed gearchiveerd kunnen worden;

Overwegende dat het rechtsgeldig vervangen van analoge bestuursdocumenten door digitale bestuursdocumenten mogelijk is door het besluit van de Vlaamse Regering; dat dit dient te gebeuren via een werkwijze beschreven in het besluit; dat de papieren dossiers kunnen vernietigd worden wanneer er gedigitaliseerde dossiers zijn waardoor de papierstroom vermindert;

Overwegende dat tijdens de coronamaatregelen eigen personeelsleden bijkomende digitaliseringsopdrachten hebben opgenomen; dat verwacht wordt dat de behoefte aan digitalisering zal blijven bestaan en nog zal toenemen; dat hiervoor ook beroep zal moeten gedaan worden op externe ondersteuning; dat bij de meerjarenplanaanpassing 2022 een indicatief budget van 5.000 euro kan opgenomen worden; dat met een dergelijk budget vermoedelijk ca 25 lopende meter archief kan gedigitaliseerd worden; dat de effectieve kostprijs voor een digitaliseringsopdracht afhangt van het soort dossiers en formaat (bv kaartmateriaal);

Gelet op artikel II.22 tot en met artikel II.25 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 die elektronische uitwisseling van berichten mogelijk maken, toelaten dat bestuurshandelingen in elektronische vorm gebeuren, ook als de toepasselijke regelgeving enkel voorziet in analoge procedures en die het mogelijk maakt de analoge bestuursdocumenten opgemaakt of ontvangen bij de toepassing van wettelijke of reglementaire bepalingen, te laten vervangen door rechtsgeldige elektronische kopieën;