2021_CBS_02335 - Collegebeslissing betreffende het principe om toekomstige infovergaderingen voor de hele bevolking te livestreamen

Gelet op de collegebeslissing van 7 juni 2021 betreffende de online toelichting van het verkeerscirculatieplan;

Overwegende dat het gemeentebestuur niet over de nodige beeld- en geluidsapparatuur beschikt om dergelijke online infovergaderingen met visualisaties (kaartmateriaal) kwalitatief te laten verlopen en dat het college daarom besliste dit uit te besteden;

Overwegende dat de drie interactieve vergaderingen op maandagavond 7 juni, dinsdagavond 8 juni en woensdagavond 9 juni plaatsvonden in de studio van Claerhout Communicatiehuis (Sint-Denijslaan 485, Gent); dat dit op een zeer professionele wijze is verlopen met een optimale beeld- en klankkwaliteit; dat deze uitzendingen in goede banen werden geleid door vier professionals met bijhorende professionele apparatuur;

Overwegende dat er in coronatijden mogelijks nog digitale interactieve vergaderingen zullen georganiseerd worden; 

Overwegende dat het livestreamen van fysieke infovergaderingen na corona eveneens een grote meerwaarde heeft, aangezien burgers die niet fysiek aanwezig kunnen zijn van thuis uit rechtstreeks kunnen meevolgen of het filmpje nadien kunnen herbekijken;

Overwegende dat ook interne infovergaderingen voor alle personeelsleden gestreamd kunnen worden voor diegenen die er door omstandigheden niet (fysiek) bij kunnen zijn;

Overwegende dat er voor toekomstige digitale interactieve vergaderingen en voor toekomstige livestreams van fysieke infovergaderingen

• ofwel een gemeentelijke locatie kan ingericht worden en het nodige beeld- en klankmateriaal kan aangekocht te worden om dit in eigen beheer te doen;
• ofwel beroep te doen op externen en hiervoor de meest gerede procedure op te starten (met een geraamde kostprijs van 2.460 euro incl. btw per vergadering);

Overwegende dat het in eigen beheer livestreamen impliceert dat hiervoor één of meerdere locaties dienen bepaald te worden; dat dit logischer wijze de raadzaal en het auditorium in het gemeentehuis zouden zijn; dat dit als meerwaarde biedt dat hierdoor eveneens de zitting van de gemeenteraad gestreamd zou kunnen worden met beeld;

Overwegende dat bij navraag bij potentiële leveranciers blijkt dat voor het bepalen van het nodige beeld- en klankmateriaal voor bovenstaande gemeentelijke locaties en de bijhorende prijzen een plaatsbezoek en een uitgebreide studie nodig is; dat voor de raadzaal moet gerekend worden op minimum 12.000 euro (incl. btw); dat voor het auditorium een raming gegeven wordt tussen de 20.000 euro en 100.000 euro (incl. btw); dat er desgevallend bij voorkeur gekozen wordt voor eenvoudig te bedienen apparatuur, zodat de personeelsinzet tot het minimum beperkt kan worden;

Overwegende dat de vernieuwing van de klankinstallatie in het auditorium sowieso op de planning staat;

Overwegende het voorstel om het livestreamen in eigen beheer verder te onderzoeken en voor dit onderzoek een project op te starten;

Overwegende het voorstel om in afwachting van de resultaten van bovenstaand project livestreams uit te besteden en hiervoor de meest gerede procedure op te starten;