2021_CBS_02584 - Collegebeslissing betreffende het ontwerp van het bewegwijzeringsbord in de Sportstraat van het Sportpark Aalter-centrum

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 92, overheidsopdrachten van beperkte waarde kunnen tot stand komen via een aanvaarde factuur (de geraamde waarde excl. btw bereikt de drempel van 30.000,00 euro niet);

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

Gelet op het decreet van 4 mei 2018 betreffende de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare en tot wijziging van de bijlage bij het decreet van 5 juli 2002 tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds en de bijlage bij het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 23 mei 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de principiële beslissing tot de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 23 mei 2017 van prefusiebestuur Knesselare betreffende de goedkeuring van de principiële beslissing tot de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 11 oktober 2017 van prefusiebestuur Aalter om zijn definitieve goedkeuring te hechten aan het gezamenlijk voorstel tot vrijwillige samenvoeging van Aalter en Knesselare;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 11 oktober 2017 van prefusiebestuur Knesselare betreffende de definitieve goedkeuring van de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare met ingang van 1 januari 2019;

Gelet op de collegebeslissing van 10 april 2017 van prefusiebestuur Aalter om over te gaan tot het aanstellen van Claerhout Communicatiehuis, Sint-Denijslaan 485, 9000 Gent voor het opmaken van een communicatieplan voor de fusie van de gemeenten Aalter en Knesselare;

Gelet op de collegebeslissing van 29 mei 2017 van prefusiebestuur Aalter om over te gaan tot de verlenging van de aanstelling van Claerhout Communicatiehuis voor het opmaken van een communicatieplan voor de fusie van de gemeenten Aalter en Knesselare tot en met de 3 infoavonden;

Gelet op de collegebeslissing van 12 juni 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring tot aanstelling van een communicatiebureau betreffende de fusie van de gemeenten Aalter en Knesselare;

Gelet op de collegebeslissing van 22 januari 2018 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht ‘Aanstellen communicatiebureau vervolgtraject fusie Aalter-Knesselare: strategisch communicatieadvies en praktische en inhoudelijke bijstand bij communicatie-acties’; dat deze opdracht gegund is aan Claerhout Communicatiehuis (Sint-Denijslaan 485, 9000 Gent); dat deze opdracht beperkt is tot een maximum van 209.000 euro excl. btw voor een duur van 48 maanden gezien dit een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking betreft;

Gelet op de collegebeslissing van 5 maart 2018 van prefusiebestuur Aalter betreffende de principiële goedkeuring van het voorstel van communicatieplan met betrekking tot het vervolgtraject van de fusie Aalter-Knesselare;

Gelet op de collegebeslissing van 18 januari 2021 betreffende de oprichting van een vaccinatiecentrum in het Sportpark van Aalter-centrum;

Gelet op de collegebeslissing van 25 januari 2021 betreffende de bewegwijzering in en rond de gemeentelijke gebouwen en de verdere uitrol van de algemene gemeentelijke huisstijl;

Gelet op de collegebeslissing van 9 februari 2021 betreffende de bewegwijzering in en rond het Sportpark Aalter-centrum;

Overwegende dat de gegunde bewegwijzering volledig is geproduceerd en gemonteerd, uitgezonderd de borden die aan de voor- en achteringang van de Sportstraat de bezoekers wegwijs dienen te maken in het Sportpark-indoor;

Overwegende dat de zuilen in de Sportstraat, in de toekomst, rondom zullen bekleed worden met fotopanelen van sporters; dat bij de eerste zuil aan de vooringang en de eerste zuil aan de achteringang het frontale paneel zal fungeren als bewegwijzeringsbord, zodat bezoekers vanaf de ingang begeleid worden;

Overwegende dat Claerhout Communicatiehuis al een eerste ontwerp voor de borden van de Sportstraat doorstuurde op 19 maart 2021; dat er vanuit de cel Sport meerdere malen opmerkingen werden gegeven op het ontwerp en dat Claerhout Communicatiehuis telkens de gevraagde aanpassingen doorvoerde;

Overwegende dat de cel Sport zich na alle aanpassingen nog steeds niet kon vinden in het ontwerp van Claerhout Communicatiehuis; dat de cel Sport de ontwerpen voor de borden in de Sportstraat van Claerhout Communicatiehuis telkens te basic vond; dat er op 4 juni 2021 een suggestie werd doorgestuurd naar Claerhout Communicatiehuis om het ontwerp volledig om te gooien en in plaats van een bewegwijzeringsplan om te vormen tot een soort van plattegrond; 

Overwegende dat Claerhout Communicatiehuis aangeeft dat hun initiële ontwerp volledig in lijn is met de rest van de communicatie in en rond het Sportpark; dat zij hieraan dan ook nog steeds de voorkeur geven, aangezien dit minimalistisch ontwerp heel duidelijk, stijlvol en to-the-point is; 

Overwegende dat de vele aanpassingen ertoe geleid hebben dat Claerhout Communicatiehuis heeft aangegeven dat een dergelijke drastische wijziging in hun initieel ontwerp niet meer is inbegrepen in hun offerteprijs; dat hiervoor bijkomend 1.919,06 euro (incl. btw - excl. beeldmanipulaties, beeldmontages, beeldoptimalisaties en inladen beeldmateriaal) dient aangerekend te worden;

Overwegende dat de originele opdracht werd gegund via de procedure van de aanvaarde factuur; dat het maximumbedrag voor deze procedure 30.000 euro excl. btw is;

Overwegende dat de prijs voor dit nieuwe ontwerp de opdracht boven deze drempel doet stijgen; dat dit in strijd is met de wetgeving overheidsopdrachten; 

Overwegende dat een nieuwe opdracht maken voor dit ene bord niet opportuun is daar deze in de originele opdracht zat;

Overwegende dat Claerhout Communicatiehuis stelt dat het bord voldoet aan het gevraagde binnen de opdracht;

Overwegende dat er geen budget beschikbaar is om extra aanpassingen te laten doen;