2021_RMW_00026 - Arbeidsreglement. Bring Your Own Device. Wijziging. Goedkeuring.

Gelet op beslissing nr. 2016.028 van 8 maart 2016 betreffende de vergoedingen toegekend aan bepaalde personeelsleden voor de aanschaf van een smartphone en accessoires kunnen worden beschouwd als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever overeenkomstig artikel 31, tweede lid, 1°, in fine WIB 92 mits de modaliteiten van de beslissing worden gerespecteerd;

Gelet op beslissing nr. 2016.374 van 17 augustus 2016 betreffende de vergoedingen toegekend aan bepaalde personeelsleden voor de aanschaf van een smartphone en accessoires kunnen worden beschouwd als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever overeenkomstig artikel 31, tweede lid, 1°, in fine WIB 92 mits de modaliteiten van de beslissing worden gerespecteerd -beslissing is geldig voor een periode van 5 jaar;

Gelet op beslissing nr. 2016.549 van 11 oktober 2016 betreffende de forfaitaire maandelijkse vergoedingen die de aanvrager wenst toe te kennen aan de werknemers voor de aanschaf van GSM en laptop binnen de 'Bring Your Own Device' regeling, zoals beschreven in de aanvraag, kunnen worden beschouwd als een terugbetaling van forfaitaire vergoedingen van eigen kosten van de werkgever overeenkomstig artikel 31, tweede lid, 1°, in fine WIB 92, mits de modaliteiten van de beslissing worden gerespecteerd - beslissing is geldig voor een periode van 5 jaar;

Gelet op beslissing nr. 2016.712 van 29 november 2016 betreffende de vergoedingen toegekend aan een personeelslid voor thuis kantoor, BYOD, autokosten en representatiekosten kunnen worden beschouwd als een terugbetaling van forfaitaire vergoedingen van eigen kosten van de werkgever overeenkomstig artikel 31, tweede lid, 1°, in fine en artikel 32, tweede lid, 1°, in fine WIB 92 mits de modaliteiten van de beslissing worden gerespecteerd - beslissing is geldig voor een periode van 5 jaar;

Gelet op beslissing nr. 2016.899 van 24 januari 2017 betreffende de vergoedingen toegekend aan een personeelslid voor kosten van thuiskantoor, internetkosten, secundaire autokosten, representatiekosten en BYOD kunnen worden beschouwd als een terugbetaling van forfaitaire vergoedingen van eigen kosten van de werkgever overeenkomstig artikel 31, tweede lid, 1°, in fine WIB 92 mits de modaliteiten van de beslissing worden gerespecteerd - beslissing is geldig voor een periode van 5 jaar;

Gelet op beslissing nr. 2017.027 van 21 februari 2017 betreffende de vergoedingen toegekend aan personeelsleden voor de aanschaf van een smartphone kunnen worden beschouwd als een terugbetaling van forfaitaire vergoedingen van eigen kosten van de werkgever overeenkomstig artikel 31, tweede lid, 1°, in fine WIB 92 mits de modaliteiten van de beslissing worden gerespecteerd - beslissing is geldig voor een periode van 5 jaar;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 februari 2019 betreffende het arbeidsreglement;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 9 december 2019 betreffende het vaststellen van de GSM policy en de lijst van functies die in aanmerking komen voor een GSM;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 3 mei 2021 betreffende de implementatie van Bring Your Own Device (BYOD);

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 28 juni 2021 betreffende het vaststellen van de GSM - BYOD policy;

Gelet op de bespreking van het voorstel Bring Your Own Device (BYOD) door het managementteam op 30 maart 2021;

Gelet op de goedkeuring van de GSM - BYOD policy, het proces met betrekking tot het toekennen van een GSM en de lijst met specifieke functies voor het toekennen van een GSM en de mogelijkheid om zelf een toestel aan te kopen met toekenning van een BYOD-vergoeding op het vakbondsoverleg van 2 juni 2021;

Gelet op onderstaande voorwaarden van de RSZ voor het toekennen van een kostenvergoeding voor het professioneel gebruik van het privé-toestel van de medewerker (BYOD);

• Het toestel moet hoofdzakelijk voor professionele doeleinden gebruikt worden

• Er mag geen sprake zijn van voorfinanciering (dus het bestuur mag het toestel niet vooraf betalen voor de medewerker)

• Men mag als werkgever geen forfaitaire vergoeding toekennen

• Men mag als werkgever enkel een vergoeding toekennen mits het voorleggen van een factuur (afgeleverd door de werknemer)

• Deze vergoeding is vastgelegd voor 3 jaar gebruik; dus deze kan men niet toekennen aan een werknemer die een toestel reeds langer dan 3 jaar heeft

• Men moet steeds 100 euro van de kostenvergoeding aftrekken voor persoonlijk gebruik van de werknemer (ongeacht het bedrag van het toestel)

• Per functie zal men een bedrag moeten vastleggen; dit bedrag komt overeen met de waarde van een toestel dat men nodig acht voor deze functie;

Gelet op de mail van 26 april 2021 van het RSZ contactcenter met de bevestiging van bovengenoemde voorwaarden met betrekking tot BYOD;

Overwegende dat de representatieve vakbonden tijdens de vergadering van het overlegcomité op 2 juni 2021 een positief advies uitgebracht hebben over het concept van BYOD;

Overwegende dat er een artikel aan het arbeidsreglement dient toegevoegd te worden omtrent het gebruik van BYOD;

Overwegende dat voor een aantal vastgelegde functies, opgenomen in de lijst van functies voorgelegd aan het vast bureau op 9 december 2019, een mobiel telefonietoestel en abonnement ter beschikking gesteld wordt door het bestuur; dat in bepaalde gevallen deze toestellen ook privé kunnen gebruikt worden; 

Overwegende dat bepaalde functies een persoonlijk mobiel telefonietoestel vereisen; dat in andere gevallen een mobiel telefonietoestel per team wordt ter beschikking gesteld;

Overwegende dat dit overzicht kan bijgewerkt worden indien er nieuwe functies zouden gecreëerd worden binnen het lokaal bestuur;

Overwegende dat enkele personeelsleden de vraag stelden of het mogelijk was om zelf een toestel naar keuze aan te kopen en hiervoor een tussenkomst te krijgen van het lokaal bestuur indien het toestel ook professioneel gebruikt wordt; 

Overwegende dat volgens het principe van BYOD het personeelslid de mogelijkheid heeft om zelf een mobiel toestel aan te kopen, dewelke eveneens gebruikt zal worden voor professionele doeleinden, en hiervoor via het lokaal bestuur een onkostenvergoeding ontvangen overeenstemmend met de RSZ bepalingen;

Overwegende dat volgende types worden aangekocht voor de toestellen die individueel en ook privé kunnen gebruikt worden en hieraan volgende richtprijzen worden toegekend; 

• Leden CBS en decretale graden: iPhone €1000
• Andere leden MT: iPhone SE €520
• Andere personeelsleden: Samsung €300;

Overwegende volgend voorstel van het  managementteam; om met ingang van 1 januari 2021 de personeelsleden onderstaande keuzemogelijkheden te bieden;

• de keuze om gebruik te maken van een toestel, volgens de vastgelegde types, dat ter beschikking wordt gesteld door het lokaal bestuur
• de keuze om zelf een ander type toestel aan te kopen, mits toekenning van een BYOD-vergoeding overeenstemmend met de RSZ bepalingen;

Overwegende volgend voorstel van het managementteam; indien het personeelslid met ingang van 1/1/2021 zelf een toestel aankoopt, komt het lokaal bestuur tussen in de aankoopprijs voor ten hoogste het bedrag van het type toestel dat anders door het bestuur zelf zou worden voorzien, rekening houdend met de  contouren vastgelegd door de RSZ;

Overwegende dat het mogelijk is om de BYOD-vergoeding in één keer of in schijven toe te kennen, met als voorstel om de vergoeding in één keer toe te kennen;

Overwegende dat het personeelslid volgens het principe van BYOD geen voordeel alle aard moet betalen, dit aangezien er steeds een verrekening is van 100 euro voor eigen gebruik;

Overwegende dat bij uitdiensttreding de cel Personeel een verrekening zal moeten maken van de toegekende BYOD-vergoeding op basis van het aantal gewerkte maanden gedurende de vastgelegde periode van 3 jaar;