2021_GR_00059 - Provinciebestuur Oost-Vlaanderen. Samenwerkingsovereenkomst ICT-ondersteuning. Wijziging. Goedkeuring.

Gelet op het voorstel om een ICT-hoofdmedewerker en/of een ICT-coördinator/manager in te schakelen binnen de samenwerkingsovereenkomst;

Gelet op specifieke opdrachten waarbij een ICT-hoofdmedewerker of een ICT-coördinator/manager ter beschikking kan gesteld worden; dat het aantal beschikbare dagen voor de ICT-consulent dan verhoudingsgewijs verminderd wordt naargelang het aantal gebruikte ICT-hoofdmedewerker of ICT-coördinator/managerdagen;

Gelet op het voorstel voor ICT-samenwerkingsovereenkomst met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen, waarbij het provinciebestuur een ICT-deskundige ter beschikking stelt voor à rato van 153 dagen per jaar;

Gelet op het krediet dat opgenomen is in het budget van 2021, op budgetcode: 2021/ACT-1221/0119-23/613002/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN;

Overwegende dat gangbare ratio voor medewerkers vs. ICT-medewerker 70:1 is; dat door een aantal aanpassingen aan de manier van werken dit voor het bestuur naar een meer realistische index van 110:1 kan gebracht worden; dat dit neerkomt op 3,5 VTE; dat het gemeentebestuur momenteel 2 VTE in dienst heeft;

Overwegende dat in bovenstaande analyse geen rekening gehouden wordt met de opstart en opvolging van projecten, enkel met helpdesk: ondersteunen personeel en onderhouden bestaande infrastructuur; dat voor de opstart en uitwerking van projecten (vb. implementatie nieuw softwarepakket, upgrade servers, project Samen Aanbesteden,...) ook bijkomende capaciteit nodig is en het dan aangewezen zou zijn om beroep te kunnen doen op een ICT-hoofdmedewerker of ICT-coördinator/manager;

Overwegende dat het lokaal bestuur sinds september 2014 samenwerkt met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen (piva eGov) dat op kostendelende basis een niet-commercieel gebonden ICT-deskundige aanbiedt aan geïnteresseerde lokale besturen;

Overwegende dat het Intern Verzelfstandigd Agentschap van het provinciebestuur Oost-Vlaanderen (piva eGov) als missie heeft externe informatica-gerelateerde ondersteuning te bieden en daarbij intermediair op te treden naar de centrale overheden toe;

Overwegende dat het lokaal bestuur voor de terbeschikkingstelling de kosten betaalt;

Overwegende dat de kostprijs voor de terbeschikkingstelling van een ICT-consulent op jaarbasis forfaitair 62.678,12 euro bedraagt; dat dit neerkomt op 409,66 euro per dag;

Overwegende dat de kostprijs voor de terbeschikkingstelling van een ICT-hoofdmedewerker 393,11 euro per dag bedraagt en de kostprijs voor de terbeschikkingstelling van een ICT-coördinator/manager 476,41 euro bedraagt; dat de kostprijs voor de ICT-consulent verhoudingsgewijs wordt verminderd naargelang het aantal gebruikte ICT-hoofdmedewerker of ICT-coördinator/manager dagen;

Overwegende dat de kostprijs vanaf 2022 jaarlijks op 1 januari aangepast wordt in verhouding met de verhoging of de verlaging van de gezondheidsindex van de maand december van het voorgaande jaar overeenkomstig de formule: kostprijs x index december van het voorgaande jaar / index december 2020;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 8 juli 2019 betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst ICT-ondersteuning met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen;

Gelet op de collegebeslissing van 2 juni 2014 van het prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht (raamcontract) ‘Aanstelling externe leverancier voor diverse ICT-diensten: percelen 1 (ICT-ondersteuning), 2 (GIS-ondersteuning) en 3 (Veiligheidsconsulent)’;

Gelet op de collegebeslissing van 21 maart 2018 van het prefusiebestuur Knesselare betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst ICT-ondersteuning met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen;

Gelet op de collegebeslissing van 11 juni 2018 van het prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst ICT-ondersteuning met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen;

Gelet op de collegebeslissing van 3 juni 2019 betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst ICT-ondersteuning met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen;

Gelet op de collegebeslissing van 25 januari 2021 betreffende de goedkeuring van de wijziging van de samenwerkingsovereenkomst ICT-ondersteuning met het provinciebestuur Oost-Vlaanderen;