2021_RMW_00012 - Poolstok. Toetreding. Goedkeuring.

Gelet op de oprichting van het 'Vlaams Selectiecentrum voor het Overheidspersoneel cvba' ook 'Jobpunt Vlaanderen' en/of 'Poolstok' (hierna 'Poolstok' genoemd) bij decreetsmachtiging d.d. 2 maart 1999 door de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaamse Gewest, de steden Leuven, Gent en Antwerpen, de gemeente Wichelen, de VVSG en de dienst voor de Scheepvaart;

Gelet op het decreet van 29 mei 2015 houdende machtiging tot deelneming en de wijziging van de opdracht van de coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid 'Poolstok'; 

Gelet op de statuten van de coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid 'Poolstok' zoals goedgekeurd door de Buitengewone Algemene Vergadering op 25 mei 2018;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van prefusiebestuur Knesselare van 12 november 2014 betreffende de toetreding tot Jobpunt Vlaanderen;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 3 juni 2019 betreffende de uittreding uit Poolstok;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 14 september 2020 betreffende de bekrachtiging van de beslissing betreffende de aanduiding van een vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van Poolstok;

Gelet op de collegebeslissing van 24 april 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht (raamcontract) 'Uitvoeren van rekruterings- en selectieprocedures en opdrachten (volgens behoefte) - gemeentebestuur en OCMW';

Gelet op de collegebeslissing van 20 mei 2019 betreffende de uittreding uit Poolstok;

Gelet op de collegebeslissing van 19 augustus 2019 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht (raamcontract) ‘Het volledig inrichten van een examen’;

Gelet op de collegebeslissing van 17 augustus 2020 betreffende de goedkeuring van de aanduiding van de vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van Poolstok op 4 september 2020;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 15 maart 2021 betreffende de intentie tot aankoop van aandelen van Poolstok;

Gelet op de aansluiting van het prefusiebestuur Knesselare bij Poolstok; dat de intentie werd overgemaakt om uit Poolstok te treden; dat deze procedure door Poolstok nog niet afgerond is; 

Overwegende dat Poolstok een coöperatieve vennootschap van privaat recht is met uitsluitend vennoten uit de publieke en non profitsector in Vlaanderen (aanbestedende overheden);

Overwegende dat Poolstok sinds 2000 operationeel is, en momenteel ruim 370 vennoten telt, waaronder zowel lokale besturen, OCMW’s, autonome overheidsbedrijven, onderwijsinstellingen, intercommunales, politiezones, hulpverleningszones en zorginstellingen;

Overwegende dat Poolstok uitsluitend werkt voor haar vennoten die gezamenlijk het toezicht uitoefenen op de vennootschap  waardoor de quasi inhouse-kwalificatie van toepassing is;

Overwegende dat Poolstok een heel breed dienstenpakket levert zowel inzake werving en selectie, als in de brede P&O-activiteiten (zoals organisatie van assessment centers, doorlichting van organisaties, begeleiding bij veranderingstrajecten, opmaak personeelsplannen, optimaliseren van processen, evaluatie in het algemeen en evaluatie decretale graden, outplacement, coaching en dergelijke meer);

Overwegende dat Poolstok daartoe altijd samenwerkt met dienstverleners na marktvergelijking en met toepassing van de wet overheidsopdrachten;

Overwegende dat via Poolstok externe partners kunnen ingeschakeld worden op het vlak van selectie en search; dat Poolstok al een overheidsopdracht heeft gevoerd om de meest marktconforme prijzen te bekomen; dat de afspraak tussen Poolstok en de externe partners is dat zij aan Poolstok de laagste prijzen aanbieden; dat via een eigen procedure normaal gezien geen lagere prijzen kunnen bekomen worden; 

Overwegende dat Poolstok al een overheidsopdracht heeft gevoerd om de meest marktconforme prijzen te bekomen; dat het lokaal bestuur dat diensten afneemt van Poolstok, geen eigen procedure meer moet voeren maar de keuze heeft tussen mogelijke partners aangezocht door Poolstok; dat voor de luiken selectie en search Poolstok volgende partners aanbiedt: 

• A&S Solutions
• Accord Group
• Agilitas i.s.m. Trifinance
• Ascento
• CC Select
• Fenix Consulting
• Hudson
• Liantis
• Mentor
• Monitor
• Motmans en Partners
• Quintessence Consulting
• RiseSmart
• SD Worx Career Solutions
• Search & Selection
• Securex Consult
• Solvus
• USG Professionals
• Vandelanotte

Overwegende dat de opdracht van prefusiebestuur Aalter is opgedeeld in volgende percelen:

• Perceel 1) Deelname in een jury voor examens waaraan geen psychotechnische proef of assessment gekoppeld is
• Perceel 2) Deelname in een jury voor examens en het uitvoeren van psychotechnische proeven en/of een assessment
• Perceel 3) Uitvoeren van capaciteitstest bij de vrijstelling van een diplomavereiste
• Perceel 4) Het volledig inrichten van een examen
• Perceel 5) Actief benaderen van potentiële kandidaten (direct search of headhunting)

Overwegende dat Perceel 1 Deelname in een jury voor examens waaraan geen psychotechnische proef of assessment gekoppeld is gegund is aan Search and Selection Gent, Koning Albertlaan 79, 9000 Gent;

Overwegende dat Perceel 2 Deelname in een jury voor examens en het uitvoeren van psychotechnische proeven en/of een assessment gegund is aan CC Select, Vliegvelddreef 9, 1082 Sint-Agatha-Berchem;

Overwegende dat Perceel 3 Uitvoeren van capaciteitstest bij de vrijstelling van een diplomavereiste gegund is aan A&S Solutions, Kokerstraat 2a, 9750 Zingem;

Overwegende dat Perceel 4 Het volledig inrichten van een examen gegund is aan CC Select, Vliegvelddreef 9 in Sint-Agatha-Berchem;

Overwegende dat Perceel 5 Actief benaderen van potentiële kandidaten (direct search of headhunting gegund is aan A&S Solutions, Kokerstraat 2a, 9750 Zingem;

Overwegende dat de dienstverleners waarop het lokaal bestuur actueel beroep doet in het kader van selectie en search, ook opgenomen zijn in de door Poolstok aangegane partnerschappen;

Overwegende dat het raamcontract afgesloten door prefusiebestuur Aalter met betrekking tot de uitvoering van rekruterings- en selectieprocedures vervalt op 31 mei 2021; dat het gemeentebestuur geen nieuwe raamcontracten wenst af te sluiten met betrekking tot de uitvoering van rekruterings- en selectieprocedures; dat het de intentie heeft om in dit kader samen te werken met Poolstok;

Overwegende dat het lokaal bestuur via Poolstok gebruik kan maken van de schaalvoordelen zowel inzake kostprijs als kwaliteit van de dienstverleners;

Overwegende dat Poolstok de meest gunstige tarieven garandeert van de specifieke dienstverleners voor het toepassingsgebied van Poolstok;

Overwegende dat de relatie tussen Poolstok en haar vennoten op reglementaire basis stoelt en niet van contractuele aard is, dat de openbare besturen die lid zijn van Poolstok vrijgesteld zijn van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten om van de diensten van de door Poolstok via overheidsopdrachten geselecteerde dienstverleners gebruik te maken;  

Overwegende dat Poolstok aan haar vennoten een netwerk van professionele dienstverleners in de P&O- en consultancysector garandeert;

Overwegende dat de toetreding tot Poolstok geen verplichting tot afname inhoudt en het lokaal bestuur dus zijn maximale keuzevrijheid behoudt; dat het lokaal bestuur zodoende beschikt over een P&O-ondersteuning op afroep zonder verdere verplichting en met behoud van een maximale onafhankelijkheid;

Overwegende dat Poolstok niet in de plaats treedt van het lokaal bestuur doch de rol opneemt van adviesverlening, kwaliteitscontrole, procesbewaking enz. op de opdrachten die door de externe leveranciers worden uitgevoerd;

Overwegende dat openbare besturen vennoot kunnen worden door de éénmalige aankoop van aandelen in functie van de grootte van het bestuur; dat voor elke 10 personeelsleden in dienst 3 aandelen (afronding naar de hogere eenheid) van elk 24,79 euro dienen aangekocht te worden; 

Overwegende dat OCMW Aalter 51,23 personeelsleden heeft uitgedrukt in VTE,  waardoor het OCMW in totaal over 18 aandelen dient te beschikken om volledig conform te zijn met de aansluiting;

Overwegende dat de kostprijs voor het aankopen van de 18 aandelen 446,22 euro bedraagt;

Overwegende dat om beroep te doen op de dienstverlening van Poolstok, een bestuur aandeelhouder moet zijn van Poolstok; dat op het moment dat dienstverlening wordt afgenomen afzonderlijk gefactureerd wordt; dat indien het bestuur gebruik wil maken van de dienstverlening van Poolstok aandelen dienen gekocht te worden;

Overwegende dat de raad voor maatschappelijk welzijn hiervoor bevoegd is;