Gelet op de collegebeslissing van 2 september 2019 betreffende de goedkeuring van het plaatsen van een Bancontacttoestel in de bibliotheek Ruiselede;
Gelet op de collegebeslissing van 3 augustus 2020 betreffende de goedkeuring van de gebruikersovereenkomst voor het online betalen via de bibliotheekwebsite Mijn Bibliotheek;
Gelet op de vraag om in de mate van het mogelijke zoveel mogelijk naar cashloze eerstelijnsbalies over te schakelen, teneinde steeds een duidelijk zicht te hebben op de kasstromen van de verschillende eerstelijnsbalies;
Overwegende de motivering van de cel Budget:
- dat het aantal transacties in de deelvestigingen bijzonder laag is, dat niettegenstaande het lage aantal transacties in de procedure voor controle en opvolging van de kasontvangsten dezelfde stappen dienen uitgevoerd te worden, dat het nagenoeg onmogelijk is om realtime de ontvangsten te boeken in Alfa, rekening houdende met de vele kassa's die zijn gedefinieerd naargelang de aard van de inkomsten; dat de ontvangst momenteel geregistreerd wordt in Wise en er geen koppeling mogelijk is met de boekhouding en geen realtime toezicht kan uitgevoerd worden door de cel Budget; dat er momenteel een maandelijkse registratie gebeurt in de boekhouding nadat de kasontvangsten werden opgehaald in de deelvestigingen en ter controle geteld werden in de hoofbibliotheek; dat daarna de ontvangen som op de gemeentelijke rekening wordt geplaatst na afgifte in het bankfiliaal; dat de personeelsinzet voor deze procedure en de jaarlijkse controle nadien door de cel budget van verkeerde registraties in de financiële toepassingen niet te verantwoorden is t.o.v. de kost om in elk deelfiliaal een betaalterminal aan te bieden; dat cashgeld in de verschillende vestigingen steeds een risico op diefstal inhoudt;
- dat deze optimalisatie geen invloed heeft op de klantvriendelijkheid aangezien cashloos betalen voor beide partijen veiliger is, ook op het vlak van hygiëne; dat indien de klant niet onmiddellijk elektronisch kan betalen het openstaand saldo wordt toegevoegd aan het account van de klant en dit nadien bij een volgend bezoek of via de website Mijn Bibliotheek online kan betaald worden; dat voor grote bedragen en indien de klant dit wenst, nog steeds een factuur kan worden opgemaakt;
- dat deze omvorming tegemoetkomt aan de effectieve en efficiënte werking van de diensten en het efficiënt inzetten van de middelen en de bescherming van het activa en de voorkoming van fraude;
Overwegende dat voor volgende vestigingen, geen aanpassingen noodzakelijk zijn omdat de nodige betaaltoestellen aanwezig zijn:
- de hoofdbibliotheek ArtA'A telt twee betaalautomaten waarmee alle betalingen kunnen geregistreerd worden + een Bancontacttoestel
- het Contactpunt Knesselare telt twee Bancontacttoestellen
- de bibliotheekvestiging Ruiselede telt één Bancontacttoestel;
Overwegende dat de bibliotheekvestigingen Bellem, Sint-Maria-Aalter, Ursel en Lotenhulle nog geen cashloze betaalfaciliteiten hebben; dat enkel de vestigingen Ursel en Sint-Maria-Aalter open zijn op eenzelfde dag (dinsdag); dat in al deze vestigingen wifi aanwezig is, waardoor de aankoop van twee mobiele toestellen op 4G, voldoende zou zijn;
Overwegende dat het bovendien ook mogelijk is om steeds van thuis uit openstaande kosten te betalen via de bibliotheekwebsite Mijn Bibliotheek;
Overwegende dat cashloze betalingen een aantal voordelen biedt:
- geen cash meer in de balies, dus ook geen kans op diefstal
- steeds een actueel zicht op de inkomsten die via de bibliotheekbalies worden geïnd
- een meer hygiënische vorm van betalen, wat in coronatijden niet onbelangrijk is;
Overwegende dat cashloze betalingen problemen kunnen opleveren voor ouderen en kinderen, die vaker nog een meer traditionele vorm van betalen hanteren; dat het lokaal bestuur Ruiselede om deze reden (voorlopig) het ontvangen van cashbetalingen nog niet helemaal wenst af te schaffen; dat dus minstens één kassa nog zal blijven bestaan, waarvoor pas op het einde van de maand een overzicht kan gegeven worden van de ontvangsten;
Overwegende de kostprijs van mobiele Bancontacttoestellen 4G: 27,9 euro per exemplaar, per maand, excl. btw en een transactiekost van 0,11 euro excl. btw;
Overwegende dat voor deze aankoop voldoende krediet voorhanden is op budgetsleutel ACT-1220/0703-20/613004;