2021_CBS_00162 - Collegebeslissing betreffende de CRM ondersteuning in het kader van migratie naar LB365

Gelet op de collegebeslissing van 22 augustus 2016 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht Upgrade en verdere ontwikkeling van een midofficesysteem (CRM) aan Net IT, Gentse Steenweg 281 te 9620 Zottegem tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 60.064,50 euro excl. btw of 72.678,05 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 28 november 2016 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, raming en gunningswijze voor de opdracht (raamcontract) ‘Supportcontract Microsoft Dynamics CRM';

Gelet de collegebeslissing van 6 maart 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht (raamcontract) ‘Supportcontract Microsoft Dynamics CRM';

Gelet op de collegebeslissing van 20 november 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten (percelen 18, 19, 21, 25, 26, 27, 28, 30, 32, 37 en 38) aan Apogado (C-Clear partners), Nattehofstraat 33B, 2800 Mechelen, voor het totaal bedrag van 495.312,20 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 2 september 2019 betreffende de voorlopige oplevering van de opdracht 'Upgrade en verdere ontwikkeling van een midofficesysteem (CRM)' - Goedkeuren (2019_CBS_02622);

Gelet op de collegebeslissing van 7 december 2020 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, raming en gunningswijze (raamovereenkomst) 'Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten)' (2020_CBS_03749);

Overwegende dat het supportcontract met Net IT verliep eind 2020; dat in de loop van 2021 de migratie ingezet wordt naar LB365, het CRM systeem ontwikkeld in de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten;

Overwegende dat de dagdagelijkse support in 2021 best kan uitgevoerd worden door de partij die het lokaal bestuur zal ondersteunen in de migratie naar LB365, conform de raamovereenkomst 'Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten)'; dat conform deze raamovereenkomst een supportbudget zal worden voorzien op afroep, na overleg met de betrokken leverancier;

Overwegende dat bij de migratie nog ondersteuning zal nodig zijn van de huidige leverancier, Net IT, Gentse Steenweg 281 te 9620 Zottegem voor specifieke technische kennis over het huidige CRM-platform waarover de partij die dagdagelijkse support zal voorzien (nog) niet beschikt; dat deze ondersteuning enkel op afroep zal gebeuren en via aangenomen factuur;

Overwegende dat meerdere voorstellen zijn ingediend door Net IT; dat uiteindelijk een voorstel 'Net IT Supportbudget op afroep 2021' werd ingediend op 24 december 2020 (MS/QUO-08391/0) met een ingeschat budget; dat deze kosten maandelijks worden gefactureerd conform afname, met detailrapportering van de uitgevoerde taken;

Overwegende dat een afspraak wordt vastgelegd dat voor acties die meer dan een halve dag innemen proactief contact wordt opgenomen met het lokaal bestuur; dat deze acties mogelijks apart zullen gefactureerd worden na goedkeuring via collegebeslissing;

Overwegende dat het voorstel van Net IT voorziet in 3 dagen analyse, 3 dagen project management en 12 dagen consultancy conform de prijzen vastgesteld in het schrijven van 14 december (IP20202520); dat het budget geraamd is op 13.320 euro excl btw;