2021_CBS_00303 - Collegebeslissing betreffende de bewegwijzering in en rond de gemeentelijke gebouwen en de verdere uitrol van de algemene gemeentelijke huisstijl

Gelet op het decreet van 4 mei 2018 betreffende de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare en tot wijziging van de bijlage bij het decreet van 5 juli 2002 tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds en de bijlage bij het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 23 mei 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de principiële beslissing tot de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 23 mei 2017 van prefusiebestuur Knesselare betreffende de goedkeuring van de principiële beslissing tot de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 11 oktober 2017 van prefusiebestuur Aalter om zijn definitieve goedkeuring te hechten aan het gezamenlijk voorstel tot vrijwillige samenvoeging van Aalter en Knesselare;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 11 oktober 2017 van prefusiebestuur Knesselare betreffende de definitieve goedkeuring van de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare met ingang van 1 januari 2019;

Gelet op de collegebeslissing van 10 april 2017 van prefusiebestuur Aalter om over te gaan tot het aanstellen van Claerhout Communicatiehuis, Sint-Denijslaan 485, 9000 Gent voor het opmaken van een communicatieplan voor de fusie van de gemeenten Aalter en Knesselare;

Gelet op de collegebeslissing van 29 mei 2017 van prefusiebestuur Aalter om over te gaan tot de verlenging van de aanstelling van Claerhout Communicatiehuis voor het opmaken van een communicatieplan voor de fusie van de gemeenten Aalter en Knesselare tot en met de 3 infoavonden;

Gelet op de collegebeslissing van 12 juni 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring tot aanstelling van een communicatiebureau betreffende de fusie van de gemeenten Aalter en Knesselare;

Gelet op de collegebeslissing van 22 januari 2018 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht ‘Aanstellen communicatiebureau vervolgtraject fusie Aalter-Knesselare: strategisch communicatieadvies en praktische en inhoudelijke bijstand bij communicatie-acties’; dat deze opdracht gegund is aan Claerhout Communicatiehuis (Sint-Denijslaan 485, 9000 Gent); dat deze opdracht beperkt is tot een maximum van 209.000 euro excl. btw voor een duur van 48 maanden gezien dit een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking betreft;

Gelet op de collegebeslissing van 5 maart 2018 van prefusiebestuur Aalter betreffende de principiële goedkeuring van het voorstel van communicatieplan met betrekking tot het vervolgtraject van de fusie Aalter-Knesselare;

Gelet op de collegebeslissing van 27 januari 2020 betreffende het ontwerp van de variant op de algemene gemeentelijke huisstijl voor het kunstencentrum door Claerhout Communicatiehuis;

Gelet op de collegebeslissing van 10 februari 2020 betreffende de naamgeving van het kunstencentrum, de ontwikkeling van een beperkte variant op de algemene gemeentelijke huisstijl en de verdere uitrol van de algemene gemeentelijke huisstijl, waarbij onder meer beslist werd de volgende gemeentelijke gebouwen mee te nemen in de verdere uitrol van de algemene gemeentelijke huisstijl:

• Gemeentehuis Aalter-centrum;
• Bibliotheekfilialen;
• Buitenschoolse kinderopvang;
• Sportpark Aalter-centrum;

Gelet op de collegebeslissing van 18 januari 2021 betreffende de oprichting van een vaccinatiecentrum in het Sportpark van Aalter-centrum;

Overwegende het verkennende gratis plaatsbezoek van Communicatiehuis Claerhout (Sint-Denijslaan 485, 9000 Gent) op maandag 23 november 2020, waarbij duidelijk werd gesteld dat er nog heel wat werk aan de winkel is wat de interne en externe bewegwijzering betreft (bv. de dwarse aanduiding van de toiletten, de aanduiding van de ingang aan de achterzijde,…);

Overwegende dat, indien het college wenst over te gaan tot de verdere uitrol van de gemeentelijke huisstijl in het Sportpark Aalter-centrum, er een bijkomend betalend plaatsbezoek dient te gebeuren onder leiding van een wayfinding analyst en art director; dat dit gevolgd dient te worden door:

• een circulatiestudie;
• het uitwerken van de wayfinding methodiek die toepasbaar is voor de verschillende circulatiestromen;
• het bepalen van de signalisatiedragers (functionele signalisatiedragers en belevingssignalisatie);
• de inventarisatie van de signalisatiedragers;

Overwegende dat hieraan een geraamd budget van 7.653,25 euro (incl. btw) is gekoppeld, dat hierin de volgende kosten nog niet zijn inbegrepen:

• creatie, opmaak, premedia en productie van de signalisatie;
• opmaak lastenboek;
• veiligheidssignalisatie;
• meetings;
• verplaatsingskosten;
• koerierdiensten en digitale transportkosten;

Overwegende dat op basis van bovenstaande studie en inventarisatie een keuze zal dienen gemaakt te worden over wat het college concreet gerealiseerd wenst te zien; dat pas na deze beslissing kan overgaan worden tot het maken van de technische tekeningen, de productie en de montage; dat de kosten die hieraan verbonden zijn nog niet geraamd kunnen worden;

Overwegende dat bovenstaand proces gevolgd dient te worden voor de interne en externe signalisatie van alle gemeentelijke gebouwen; dat dit impliceert dat er hiervoor nog geen raming gegeven kan worden;

Overwegende dat per gebouw voor alle fases (1. plaatsbezoek en studie/2. technische tekeningen en productie/3. montage) de markt bevraagd dient te worden en dat telkens aan de economisch meest voordelige bieder (rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding) dient gegund te worden; 

Overwegende dat de volgende gemeentelijke gebouwen nog niet (voldoende) meegenomen zijn in de verdere uitrol van de nieuwe gemeentelijke huisstijl:

• Sportcomplex Flabbaert;
• Sportcentrum Onderdaele;
• Gemeentelijke sportaccommodatie in de verschillende deelkernen;
• Gemeentehuis Aalter-centrum;
• Locaties Buitenschoolse Kinderopvang;
• Dagopvang Kwakkie;
• OCMW Knesselare;
• Bibliotheekfilialen;
• Gemeentelijke ontmoetingscentra;

Overwegende dat interne en/of externe signalisatie zowel analoog als digitaal kan zijn;

Overwegende dat de digitale schermen boven de snelbalies in het gemeentehuis Aalter-centrum binnenkort vervangen worden door nieuwe exemplaren, waarvan de content kan bestaan uit

• het weergeven van de vergaderingen met externen (automatische koppeling met het reservatieprogramma);
• gemeentelijke informatie (manuele input door de cel Communicatie en coördinatie);

Overwegende dat uit ervaring blijkt dat er heel wat personeelscapaciteit ingezet dient te worden voor de opvolging van de verdere uitrol van de gemeentelijke huisstijl in en rond een gemeentelijk gebouw; dat er voor een initiële setup ongeveer 80 werkuren geschat wordt en voor een gelijkaardig gebouw 25 werkuren (bv. Sportpark Aalter-centrum: 80 werkuren; Sportcomplex Flabbaert: 25 werkuren; Sportcentrum Onderdaele: 25 werkuren); 

Overwegende dat er voor digitale signalisatie na de oplevering mogelijks periodiek content en/of aansturing verwacht zal worden vanuit de cel Communicatie en coördinatie (bv. voor het interactief scherm in ArtA'A); dat dit eveneens extra personeelsinzet met zich meebrengt;

Overwegende dat het Sportpark Aalter-centrum het grootste kiesbureau is tijdens verkiezingen en dus de meeste burgers over de vloer krijgt die niet noodzakelijk vertrouwd zijn met het gebouw en zijn directe omgeving;

Overwegende dat het Sportpark Aalter-centrum binnenkort ingericht wordt als vaccinatiecentrum; dat het wenselijk is dat iedereen vlot zijn/haar weg naar en in het Sportpark vindt;

Overwegende het voorstel om het traject met betrekking tot de verdere uitrol van de gemeentelijke huisstijl te starten in en rond het Sportpark Aalter-centrum in functie van de inrichting van het vaccinatiecentrum; dat daarna de volgende gemeentelijke gebouwen in chronologische volgorde aan bod kunnen komen:

• Sportcomplex Flabbaert;
• Sportcentrum Onderdaele;
• Gemeentelijke sportaccommodatie in de verschillende deelkernen;
• Locaties Buitenschoolse Kinderopvang;
• Dagopvang Kwakkie;
• Bibliotheekfilialen;
• Gemeentelijke ontmoetingscentra;
• Gemeentehuis Aalter-centrum;
• Oud-klooster;

Overwegende dat de leverancier Communicatiehuis Claerhout (Sint-Denijslaan 485, 9000 Gent) aangeeft tegen 1 maart 2021 te kunnen voorzien in de externe signalisatie (totems) en de circulatie in de Sportstraat van het Sportpark Aalter-centrum; 

Overwegende dat de leverancier Communicatiehuis Claerhout enkel een offerte kan geven voor de studie (7.653,25 euro (incl. btw) en dat er pas nadat er keuzes gemaakt zijn op basis van de studie een nieuwe offerte kan volgen voor de productie en montage;

Overwegende dat wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, de opdracht 'Externe signalisatie en circulatie Sportstraat Sportpark Aalter-centrum' te gunnen aan Communicatiehuis Claerhout (Sint-Denijslaan 485, 9000 Gent);

Overwegende dat er 12.000 euro beschikbaar is op ACT-1812 ‘Implementeren van de nieuwe huisstijl’ (lokaal bestuur);

Overwegende dat er 12.000 euro beschikbaar is op ACT1890 ‘Implementeren van de nieuwe huisstijl’ (AGB);