2021_CBS_00360 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring van het addendum 'Aansluiting speciale collectie' op de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 9 september 2019 betreffende de goedkeuring van de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 18 mei 2020 betreffende de goedkeuring van de wijzigingen en het addendum bij de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek;

Gelet op het bestaande contract tussen het gemeentebestuur Aalter en de toenmalige Vlaamse Vereniging Familiekunde - afdeling Meetjesland, zoals ondertekend op 25 juli 1994 door beide partijen en waarin de vereniging haar patrimonium (boeken, tijdschriften, kaarten, foto's...) ter beschikking stelt van het gemeentebestuur Aalter voor opname in het documentatiecentrum;

Gelet op het mailbericht van Cultuurconnect vzw, het Vlaams steunpunt cultuurbeleid (Priemstraat 51 in Brussel), verzonden op 18 januari 2021, betreffende speciale collecties in het bibliotheeksysteem Aalter - documentatiecentrum;

Gelet dat voor speciale collecties die worden opgenomen in het eengemaakt bibliotheeksysteem een apart addendum aan de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek dient te worden goedgekeurd;

Overwegende dat onder speciale collecties wordt verstaan, die collecties waarvan een andere instantie dan de openbare bibliotheek collectiehouder (eigenaar) is; 

Overwegende dat de collectie van het documentatiecentrum wordt gecatalogiseerd en opgenomen in het eengemaakt bibliotheeksysteem; dat zich onder die collectie een groot aantal werken bevinden die behoren tot het patrimonium van Familiekunde Vlaanderen, regio Meetjesland; dat die werken net zo goed worden beschreven en opgenomen in de bibliotheekcatalogus; 

Overwegende dat Familiekunde Vlaanderen, hoewel eigenaar blijvend van de werken, niet de intentie heeft om die terug op te eisen en weg te halen uit het documentatiecentrum;

Overwegende dat bij het invoeren van de werken in de catalogus geen andere personen betrokken zijn dan de catalografen onder het bibliotheekpersoneel; dat aan de opname van deze speciale collectie geen kosten verbonden zijn, voor zover zij niet als een aparte vestiging (bibliotheek) worden beschouwd; dat de werken niet als aparte collectie worden ingevoerd, maar als deel uitmakend van de collectie Documentatiecentrum; dat in de beschrijving weliswaar de herkomst van het werk wordt weergegeven, maar dat dit veld niet zichtbaar is in de catalogus; dat alle werken behorende tot de collectie Documentatiecentrum als Niet uitleenbaar worden ingevoerd; dat de werken ten allen tijde uit de catalogus kunnen worden verwijderd, indien die niet langer deel zouden uitmaken van de bibliotheekcollectie;

Overwegende dat Familiekunde Vlaanderen, bij monde van de ondervoorzitter, de heer Adhémar Van Acker (Beukenpark 54 in Aalter) instemt met de opname van de collectie in de bibliotheekcatalogus, zonder verdere restricties;

Overwegende dat bijgevolg het addendum Aansluiting speciale collectie op de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek zonder verdere aanvullingen, opmerkingen of beperkingen kan worden goedgekeurd;