2021_CBS_01016 - Collegebeslissing betreffende de organisatie van de gemeentelijke vakantiewerkingen tijdens de zomervakantie 2021

Gelet op actie 1016: Het geven van een onkostenvergoeding aan de vrijwillige animatoren;

Gelet op actie 1073: Organiseren van acties ter bevordering van jeugdcultuur: workshops, optreden, theater,…; 

Gelet op actie 1084: Organiseren van acties voor tieners tijdens alle schoolvakanties; 

Gelet op actie 1085: Organiseren van een vakantiewerking in juli en augustus op 3 locaties; 

Gelet op actie 1087: Aanbieden van een vormingsaanbod voor de vrijwillige (hoofd)animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen; 

Gelet op actie 1191: Organiseren van activiteiten tijdens schoolvakanties voor kinderen en jongeren met een beperking; 

Gelet op actie 1192: Stimuleren van inclusie van kinderen en jongeren met een lichte beperking bij de gemeentelijke vakantiewerkingen; 

Gelet op actie 1193: Invulling geven aan ‘Aalter Zomert’ met de organisatie van jeugdactiviteiten; 

Gelet op de zomervakantie die dit jaar plaatsvindt van donderdag 1 juli tot en met dinsdag 31 augustus 2021; 

Gelet op het ministerieel besluit van 6 maart 2021 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op de collegebeslissing van 1 maart 2021 betreffende de aanvullende preventieve maatregelen naar aanleiding van de federale maatregelen in het kader van het coronavirus tot 1 april 2021;

Overwegende dat de organisatie van de gemeentelijke vakantiewerkingen in overleg gebeurde met de cel Risicobeheer; 

Overwegende de adviezen van de cel Risicobeheer voor de organisatie van de gemeentelijke vakantiewerkingen:

• bubbels met een maximum aantal inschrijvingen,
• voorinschrijven is verplicht voor een volledige week,
• extra hygiënische maatregelen nemen,
• geen busvervoer organiseren,
• geen Gammetoenwerking organiseren maar jongeren doorverwijzen naar het Rap op Stap-kantoor voor een activiteit op maat,
• geen uitstappen en zwemactiviteiten organiseren,
• geen Speelpleinwerking in de lokalen van chiro Kierewiet Bellem te organiseren wegens de moeilijke hygiënische omstandigheden,
• geen drank en eten voorzien, maar communiceren naar ouders om eigen koek en drank te voorzien,
• ouders geen toegang te geven tot de Speelplein-locaties;

Overwegende de vraag om het aanbod van de gemeentelijke vakantiewerkingen af te stemmen op het aanbod van de particuliere organisaties die kampen voor kinderen en jongeren organiseren en om voorrang te geven aan de particuliere organisaties en aanvullend te werken met de gemeentelijke vakantiewerking; 

Overwegende dat uit onderzoek blijkt dat er reeds een ruim aanbod aan jeugdkampen wordt georganiseerd door particuliere organisaties en ook de erkende Aalterse jeugdverenigingen minimum 1 week kamp aanbieden aan hun leden; 

Overwegende dat uit onderzoek blijkt dat het aanbod van de particuliere organisaties aan een hogere kostprijs wordt georganiseerd; dat het gemeentelijk aanbod aan een voordeliger tarief wordt aangeboden; dat het gemeentelijk aanbod aanvullend is als het georganiseerd wordt in een deelgemeente waar geen particuliere organisaties hun kamp organiseren; 

Overwegende dat de cel Jeugdvoorzieningen aanvullend zal werken op het particuliere aanbod en volgende periodes de gemeentelijke vakantiewerkingen zal organiseren:

Overwegende dat in de weken waarop de werkingen niet open gesteld zijn voor de kinderen er ingezet wordt op voorbereiding en vorming (brand, EHBO, speelpleinvormingen,…) door en voor de vrijwillige animatorenploeg; dat er dit jaar extra nood aan is door het wegvallen van de vormingen in 2020 door het coronavirus; dat veel jongeren een inhaalbeweging moeten maken voor het volbrengen van de verplichte stage voor het behalen van hun diploma ‘animator in het jeugdwerk’;

Overwegende dat het maximum aantal inschrijvingen per plein zal bepaald worden aan de hand van de dan geldende coronamaatregelen;

Overwegende dat er in samenspraak met het OCMW plaatsen per werking en per week zullen vrijgehouden worden voor kinderen en jongeren in moeilijke thuissituaties; 

Overwegende dat de inschrijvingen als volgt zullen georganiseerd worden:

• inschrijven voor een volledige week en een volledige dag verplicht,
• ouders moeten verplicht een medische fiche invullen,
• inschrijven kan vanaf een maand voorafgaand aan de werkingsmaand;
• de inschrijftafel op de pleinen zal voorzien worden van ontsmettingsalcohol,
• ouders geven hun kind mee aan de animator en mogen het lokaal/terrein niet betreden,
• de animator aan de inschrijftafel moet steeds een mondmasker dragen;

Overwegende het voorstel dat de kostprijs (per factuur) voor de deelname aan de verschillende werkingen de volgende zal zijn:

• volledige week Speelpleinwerking Aalter-centrum: 25 euro,
• volledige week Speelpleinwerking Knesselare: 25 euro,
• volledige week Mobiele Speelpleinwerking: gratis,
• tienerwerking: aan kostprijs;

Overwegende dat er per Speelpleinwerking minimum 1 workshop zal georganiseerd worden door een externe leverancier en dat deze uitgewerkt zal worden volgens de dan geldende coronamaatregelen;

Overwegende dat bij een onvoldoende aantal animatoren de werking zal geannuleerd worden;

Overwegende dat de Speelpleinwerkingen Aalter-centrum, Knesselare en Mobiele Speelpleinwerking zullen ondersteund worden door een jobstudent per werking;

Overwegende dat de cel Jeugdvoorzieningen een sluitingsweek inlast van maandag 19 tot vrijdag 23 juli 2021; dat dit jaarlijks opnieuw een week is met weinig deelnemers en animatoren;

Overwegende dat de cel Risicobeheer instaat voor de controle van beide Speelpleinwerking-locaties en te allen tijde de veiligheid van de spelende kinderen vooropstaat bij de organisatie van de activiteiten;

Overwegende dat na de nulmeting van de Speelpleinwerking-locaties de cel Gebouwen instaat voor het uitvoeren van de nodige herstellingen;

Overwegende dat na de zomer de Speelpleinwerking-lokalen van De Sjelter, Sportlaan 87, Aalter en de Flabuit, Prinsengoeddreef 33, Knesselare zullen gepoetst worden door de externe firma aangesteld door het college van burgemeester en schepenen;

Overwegende dat voor de aankoop van klein knutselmateriaal zal samengewerkt worden met Euroshop, Koning Leopoldlaan 1, Maldegem omdat de leveranciers De Neef & co, Essenestraat 16, Ternat een gemiddelde levertijd van 1 week hebben en de Speelpleinwerkingen het materiaal sneller nodig hebben;

Overwegende dat er 2 dienstvoertuigen gereserveerd worden via de cel Communicatie en coördinatie voor de volledige maand juli en augustus om de verschillende werkingen te kunnen ondersteunen/bereiken;

Overwegende dat voor de opening van de Speelpleinwerkingen de cel Middelenbeheer instaat voor het transport van materiaal en dat zij afvalzakken en -containers zullen voorzien voor beide Speelpleinwerkingen; dat het kuismateriaal voor het wekelijks onderhoud van beide locaties gereserveerd en besteld zal worden via de cel Middelenbeheer; dat op beide locaties groenonderhoud (gras maaien, onkruid wieden,…) zal gebeuren in samenwerking met de cel Wegen en domeinen; dat er via de cel Evenementen tafels, stoelen en vuilcontainers zullen gereserveerd worden voor de organisatie van de Speelpleinwerkingen; dat er via de cel ROL afvalophaling op de pleinen wordt voorzien; dat er zal samengewerkt worden met de cel Kwaliteit en ICT voor het voorzien van computers, printers en gsm’s per vakantiewerking;

Overwegende het voorstel om in samenwerking met een externe leverancier een aanbod uit te werken voor de Tienerwerking Aalter om volgende redenen:

• ouders van tieners zoeken opvang voor hun jongeren voor een volledige week,
• tieners graag op voorhand de invulling van het aanbod willen weten,
• tieners op zoek zijn naar activiteiten met een inhoud die aansluit bij hun leefwereld, studies, …,
• het moeilijker wordt om vrijwilligers te vinden die zich 2 dagen in de week willen engageren voor de organisatie van de activiteiten voor de Tienerwerking Aalter;

Overwegende het voorstel om een bestek uit te schrijven voor de organisatie van Tienerkampen onder volgende voorwaarden:

• volledige week van maandag tot en met vrijdag,
• animatoren worden door de externe organisatie voorzien,
• 4 weken in de zomervakantie,
• kampen moeten aanvullende zijn binnen het Smartcity-project van het gemeentebestuur,
• kampen moeten een aanbod uitwerken passende in het STEM-project en jongeren stimuleren om voor STEM-opleidingen en -loopbanen te kiezen,
• de kampen zullen doorgaan in lokalen van Art A’A;

Overwegende dat de kostprijs voor de deelname aan de Tienerwerking afhankelijk zal zijn van de kosten die de externe leverancier maakt voor de organisatie van hun kampen; dat er zal opgenomen worden in de overeenkomst dat minimum 2 plaatsen zullen voorzien worden voor jongeren die aansluiten via het OCMW;

Overwegende dat het zomeraanbod gecommuniceerd zal worden in TotAalter, op de gemeentelijke website en de verscheidene sociale media;

Overwegende dat voor de organisatie van de gemeentelijke vakantiewerkingen er zal samengewerkt worden met volgende leveranciers die een raamcontract hebben bij het gemeentebestuur Aalter:

• Unic Aalter: Ijzerstraat 8, Aalter
• Hubo Aalter: Groendreef 24, Aalter;

Overwegende het voorstel van de cel Jeugdvoorzieningen en de vrijwilligers van de gemeentelijke vakantiewerkingen om bedrukte T-shirts, met vermelding van animator en Speelpleinwerking Aalter, aan te kopen; dat deze T-shirts zorgen voor duidelijke aanspreekpunten en zichtbaarheid voor kinderen en ouders;

Overwegende dat er doorheen de zomervakantie bedankingsactiviteiten zullen georganiseerd worden voor de vrijwillige animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen;

Overwegende dat er doorheen de zomervakantie verschillende vormingen voor de vrijwillige animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen zullen georganiseerd worden;

Overwegende dat de kosten voor de organisatie van de vormings- en bedankingsactiviteiten zullen betaald worden met de middelen voorzien op actie 1087: Aanbieden van een vormingsaanbod voor de vrijwillige (hoofd)animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen;

Overwegende dat de kosten voor de organisatie van de Speelpleinwerking Aalter-centrum, Speelpleinwerking Knesselare en de Mobiele Speelpleinwerking zullen betaald worden met de middelen voorzien op actie 1085: Organiseren van een vakantiewerking in juli/augustus op drie locaties;

Overwegende dat de kosten voor de organisatie van de Tienerwerking door een externe leverancier zullen betaald worden met de middelen voorzien op actie 1084: organiseren van activiteiten voor tieners tijdens alle schoolvakanties en actie 1191: organiseren van activiteiten tijdens schoolvakanties voor kinderen en jongeren met een beperking;