2021_CBS_01167 - Collegebeslissing betreffende het vernieuwen van de opdracht 'Technisch beheerscontract met totale waarborg - totaal patrimonium'

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van prefusiebestuur Knesselare van 23 december 2009 betreffende de toetreding tot de divisie secundaire diensten van het TMVW in het bijzonder artikel 3 waarbij het college belast wordt met de uitvoering van de beslissing en het gebruiksrecht van de volgende infrastructuur wordt ingebracht:

• het sportcomplex Flabbaert gelegen te Knesselare, Prinsengoeddreef 33, met uitsluiting van de cafetaria, de voetbalkantine, de woning en de chalet, gekadastreerd afdeling 1, sectie A, nr. 44029 A 0961 R2, 44029 A 0961v, 44029 A 0961x, 44029 A 0961 R en 44029 A 0961w,
• het sportcomplex Onderdaele gelegen te Ursel, Urselseweg 185 met uitsluiting van de cafetaria, gekadastreerd afdeling 2, sectie C, nr. 44067 C 0314c, 44067 C 0315c, 44067 C 0301a en 44067 C0316c;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van prefusiebestuur Knesselare van 13 september 2017 betreffende het terugnemen van het gebruiksrecht van het speelplein te sportcomplex Flabbaert gelegen te Knesselare, Prinsengoeddreef 33, kadastraal gekend onder afdeling 1, sectie A, deel perceel 44029 A 0961 R2; 

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 16 december 2019 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020 - 2025;

Gelet op de collegebeslissing van 26 oktober 2009 van het prefusiebestuur Aalter betreffende de gunning van de diensten-opdracht ‘Technisch beheerscontract met totale waarborg’ aan de firma Dalkia, Fernand Demetskaai 52 in Brussel, thans Veolia;

Gelet op de collegebeslissing van 21 januari 2019 betreffende interventies van Veolia in de gebouwen in Knesselare en Ursel;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 4 februari 2019 betreffende de aanstelling van de firma Veolia voor dringende tussenkomsten (depannages) in de OCMW-gebouwen in Knesselare en Ursel;

Gelet op de collegebeslissing van 2 december 2019 betreffende de tijdelijke verlenging van het 'Technisch beheerscontract met totale waarborg - totaal patrimonium' met de firma Veolia nv en te nemen maatregelen ifv de uiteindelijke beëindiging van het contract;

Gelet op de collegebeslissing van 16 november 2020 betreffende een tweede tijdelijke verlenging van het 'Technisch beheerscontract met totale waarborg - totaal patrimonium' met de firma Veolia nv;

Overwegende dat Farys vragende partij is om voor de sites Flabbaert en Onderdaele een technisch beheerscontract met totale waarborg af te sluiten, zodat deze sites qua onderhoud gelijkgeschakeld worden met het andere patrimonium (zowel gemeente, AGB als OCMW) binnen het gemeentebestuur; 

Overwegende dat tijdens een overleg hieromtrent Farys het voorstel opperde, gezien de huidige opdracht met onderhoudsfirma Veolia nv afloopt november 2021, een aanbod te willen doen om de overheidsopdracht voor het volledig patrimonium over te nemen en zo 1 overkoepelend dienstverlener aan te stellen; 

Overwegende dat het voorstel van Farys meer bedenkingen dan opportuniteiten (algemene kennis Farys inzake juridisch en technisch aspect) met zich meebrengt:

• Vermindering werklast voor het gemeentebestuur is relatief ifv aan te leveren informatie, administratieve verwerking (collegebeslissingen bvb), het doornemen van het bestek zodat dit intern gekend is,...
• Zullen we niet betalen voor onze eigen expertise? Vanuit het gemeentebestuur info aanleveren en bij instap betalen  (opmaak vorig bestek kostte het gemeentebestuur ook veel tijd en energie)?
• Welke inspraak zal het gemeentebestuur krijgen?
• Zal de samenwerking met Farys kunnen beperkt worden tot het uitwerken van het bestek, of blijven ze ook op operationeel vlak een partner (voor het gemeentebestuur is het belangrijk dat het contact tussen het bestuur en de dienstverlener 1 op 1 behouden blijft om duidelijke communicatie naar burgers te kunnen voeren)?
• Zal Farys dit bestek ook aan andere besturen aanbieden?
• Zal de facturatie voldoende transparant verlopen? Wat bij protest van een factuur?

Overwegende dat 19 maart 2021 een intern overleg werd georganiseerd om de draagkracht rond eventuele samenwerking met Farys binnen het gemeentebestuur af te toetsen; dat, rekening houdende met voorgaande, kan worden geconcludeerd dat het gemeentebestuur niet overtuigd is dat de meerwaarde om Farys aan te stellen in deze, is aangetoond; dat bijgevolg een consensus is bereikt dat het gemeentebestuur zal optreden als opdrachtgever in dit dossier, ondersteund door een studiebureau technieken ifv oa. opmaak inventaris en dat  Farys de mogelijkheid krijgt om voor de sites Flabbaert en Onderdaele in het gemeentelijk contract te stappen;

Overwegende dat voor aanstelling van een studiebureau technieken 15.000 euro is voorzien onder 2021/ACT-1021/0119-22/615001/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN;

Overwegende dat Farys liet weten niet te kunnen instappen in het gemeentelijk contract gezien zij als exploitant moeten afroepen op eigen raamcontracten volgens het TMVW bestek;

Overwegende dat bijgevolg wordt voorgesteld om Farys een onderhoudstechnisch en financieel aanbod te laten opmaken voor een technisch beheerscontract met totale waarborg voor de sites Flabbaert en Onderdaele (alle sportgerelateerde gebouwen en terreinen inclusief, dus ook de cafetaria en de conciërgewoning binnen het hoofdgebouw Flabbaert en de voetbalkantines in Knesselare en Ursel, dewelke nu niet tot de opdracht behoren);

Overwegende dat wordt voorgesteld om wettelijke keuringen niet langer deel te laten uitmaken van het technisch beheerscontract met totale waarborg ifv controle op de werking van de onderhoudsfirma; dat de optie om hiervoor via Farys te werken wel positief is onthaald tijdens het intern overleg van 19 maart 2021; dat de voorwaarden hiertoe nog verder worden onderzocht (oa. zal het AGB nog moeten instappen, wat een eenmalige kost van 1.250 euro excl. btw met zich meebrengt);

Overwegende dat een overzicht van alle gebouwen aan deze beslissing is toegevoegd; dat dit een eerste voorstel betreft van gebouwen waarvan het opportuun lijkt om deze toe te voegen aan het nieuwe technisch beheerscontract met totale waarborg; dat deze lijst evolutief is;