2021_CBS_01150 - Collegebeslissing betreffende upgrade Exclaimer e-mail-handtekeningen

Gelet op de collegebeslissing van 7 februari 2011 van prefusiebestuur Aalter betreffende de opportuniteit tot aankoop licenties programma “Exclaimer Signature Manager”;

Gelet op de collegebeslissing van 2 februari 2015 van prefusiebestuur Aalter betreffende de verlenging van de support (SMA) op de exclaimer software;

Gelet op de collegebeslissing van 3 september 2018 van prefusiebestuur Aalter betreffende het principe om over te gaan tot de aankoop van bijkomende Exclaimer licenties;

Overwegende dat Microsoft in 2019 aangekondigde dat men medio oktober 2020 een substantiële wijziging zou doorvoeren met betrekking tot de authenticatie methode; dat deze wijziging  een dermate grote impact heeft op Exclaimer Signature Manager Outlook Edition; dat deze software na deze update van Microsoft niet langer volledig zal functioneren als dit wordt gebruikt in combinatie met office 365; dat als eerste de software geen e-mail handtekening meer zal kunnen toevoegen aan e-mails verzonden via OWA (mail in de browser), maar mogelijk zullen er ook nog meerdere functionaliteiten uitvallen, afhankelijk van de versie van Outlook die in gebruik is;

Overwegende dat Exclaimer voorstelt om over te stappen naar Exclaimer Cloud ‐ Signatures for Office 365; dat deze moderne cloudoplossing ook gebruik maakt van standaard handtekeningensjablonen (templates) waarbij o.a. de contactgegevens van werknemers automatisch worden ingevuld vanuit de eigen Office 365/Azure Directory; dat verschillende handtekeningen kunnen worden toegekend aan verschillende personen of groepen binnen de organisatie, denk hierbij aan bepaalde clusters, cellen, teams of locaties; dat er nieuwe mogelijkheden zijn om nu meerdere medewerkers toegang te geven tot het cloudabonnement, met een rechtenstructuur dat toegang biedt tot bepaalde functionaliteiten, zo kunnen medewerkers met Administrator‐rechten de infrastructuur, instellingen en meer aanpassen, terwijl medewerkers met Editor‐rechten alleen de e‐mailsjablonen (templates) kunnen bewerken; dat na implementatie van Exclaimer Cloud medewerkers van de cel Communicatie & Coördinatie de communicatie-campagnes in de handtekeningen nu veilig en geheel zelfstandig kunnen beheren zonder support van ICT; dat  Exclaimer Cloud ‐ Signatures for Office 365 de e‐mailhandtekening onder alle e-mail toevoegt, ongeacht vanaf welk apparaat zij ook mailen (incl. smartphones en Ipads);

Overwegende dat het lokaal bestuur reeds in het bezit is van een geldige Exclaimer licentie, waardoor een éénmalige korting wordt toegekend van deze upgrade:

• Gratis ½ dag remote configuratie assistentie & training van het Cloud abonnement, waarde ca. 600,00 euro;
• Gratis omzetting van 2 huidige e-mail template(s), naar een Cloud versie, zodat deze opnieuw gebruikt kan worden, waarde ca. 198,00 euro;
• Het 1e jaar wordt met 2 maanden verlengd. Exclaimer berekent 12 maanden maar zet het abonnement actief voor 14 maanden, waarde 356,00 euro;
• Totale introductie korting bedraagt 1.154,00 euro.

Overwegende dat de huidige kost voor Exclaimer Manager Outlook Edition 3.0 (200 gebruikers) 312,18 euro bedraagt; dat de nieuwe prijs voor Exclaimer Cloud - Signatures for Office 365 (non-profit tarief) (300 gebruikers) 3.876,84 euro (0.89€ per gebruiker per maand) bedraagt;