2021_CBS_00844 - Collegebeslissing betreffende het digitaliseren van BKO De Froezel

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 7 juni 2004 betreffende het facturatieprogramma dienst Kinderopvang - pakket Reinaert;

Gelet op de beslissing van de stuurgroep Fusie Aalter – Knesselare op 12 februari 2018 om akkoord te gaan met volgende fasen in de ICT-transformatie in het fusietraject:

• Fase 1: inventarisatie en voorbereidende stappen om de 2 besturen te verbinden
• Fase 2: verbinding maken tussen de ICT-netwerken van de 2 besturen
• Fase 3: afstemmen van de softwareapplicaties (focus op bedrijfskritische software nl dienstverlening die dient aangeboden te worden vanaf 01/01/2019) en daadwerkelijke integratie van ICT-infrastructuur, hard- en software
• Fase 4: verdere integratie van de software en waar mogelijk optimalisatie (van de hard- en software);

Gelet de collegebeslissing van 3 februari 2020 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht aanpassen en uitbreiden verbinding remote locaties;

Overwegende dat de software Reinaert het lokaal bestuur in staat stelt om volledig te voldoen aan de subsidievoorwaarden van Kind&Gezin; dat de tevredenheid in de cel Kinderopvang sinds 2004 zeer hoog ligt; dat de ondersteuning door FDEM voor deze software steeds correct en snel verloopt tot tevredenheid van de betrokken cellen;

Overwegende dat BKO de Froezel te Aalterbrug geen internet en geen beveiligde verbinding heeft met het gemeentelijk netwerk; dat hierbij geen automatische verwerking is van de gegevens van BKO software Reinaert; dat er geen verbinding is met de tijdsregistratie software SDP; dat het personeel ter plaatse niet beschikt over mail en internet op deze locatie;

Overwegende dat door middel van de installatie van een lokaal Sophos RED device de locaties permanent kunnen verbonden worden met het gemeentelijk netwerk op een beveiligde manier; dat deze connectie centraal kan gemonitord worden; dat hierdoor de personeelsleden kunnen inloggen met een persoonlijke account conform de richtlijnen van informatieveiligheid; dat hiermee gemeentelijke software beschikbaar komt en het personeel op deze locaties hun tijdsregistraties en verlofaanvragen kunnen registreren in SDP; 

Overwegende dat vandaag de aanwezigheden van BKO Froezel worden bij gehouden op papier; dat deze gegevens nadien manueel moeten ingegeven worden in Reinaert software; dat er geen live-data beschikbaar is van wie wel of niet aanwezig is; dat er een risico bestaat op menselijke fouten bij overtikken van gegevens;

Overwegende dat een RED device reeds is aangekocht en geconfigureerd conform de collegebeslissing betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht aanpassen en uitbreiden verbinding remote locaties;

Overwegende dat voor het beschikbaar maken van een satelliet-installatie van Reinaert software de volgende zaken moeten voorzien worden:

• aansluiten internet lijn
• plaatsen PC
• configuratie Reinaert;

Overwegende dat een Telenet Business Fibernet aansluiting gratis geïnstalleerd wordt; dat de maandelijkse kost van deze aansluiting 52,54 euro per maand excl btw bedraagt;

Overwegende dat een vaste PC voor BKO De Froezel reeds beschikbaar is;

Overwegende dat het bestuur beschikt over 7 licenties voor satellieten; dat voor BKO De Froezel een extra licentie nodig is; dat aan de leverancier FDEM een offerte gevraagd is; dat op deze 8ste licentie een korting voorzien wordt van 50% wat de éénmalige kost brengt op 435,60 euro incl btw; dat de jaarlijkse onderhoudskost zoals contractueel vastgelegd 20% bedraagt van deze instapkost; dat de instapkost inclusief activering en installatie is;