2020_CBS_03904 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring uitgangspunten nieuwe reglementen voor verenigingen: erkenning - subsidies en zalen- en materialengebruik

Gelet op de collegebeslissing van 28 september 2020 betreffende goedkeuring van het project herziening subsidiereglementen;

Gelet op het feit dat deze herziening zowel impact heeft op onderstaande subsidiereglementen, alsook op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 8 juni 2020, waarbij eenvormige klantentypes werden bepaald, in functie van het digitaliseren van de aanvragen gebruik materialen en zalen (cfr. Evenementenloket):

• DS84a Reglement Kampvervoer Jeugd (nog op te maken)
• Reglement onkostenvergoeding vrijwillige animatoren gemeentelijke vakantiewerkingen
• Subsidiereglement  33 subsidiereglement  sportverenigingen Knesselare
• Subsidiereglement  33 subsidiereglement Aalterse sportverenigingen Aalter
• Subsidiereglement 03 toelage jeugdwerk Aalter
• Subsidiereglement 32a culturele verenigingen Aalter
• Subsidiereglement 32a culturele verenigingen Knesselare
• Subsidiereglement 32b Subsidiereglement voor de feestcomités
• Subsidiereglement 37 reglement ontwikkelingssamenwerking
• Subsidiereglement 40 projecten van Aalterse erkende verenigingen Aalter
• Subsidiereglement 40 projecten van erkende verenigingen Knesselare
• Subsidiereglement 40 Wijk, Buurt en Straatfeesten Knesselare
• Subsidiereglementen 03 K jeugdwerk prefusiebestuur Knesselare

Gelet op het feit dat dit project eveneens gerelateerd is aan het "Algemeen Reglement van de Adviesraden (ARAR) - in verband met de erkenning van verenigingen;

Gelet op het voorstel (presentatie in bijlage) van 9 en 14 december 2020, die de voorgestelde aanpak van de werkgroep weergeeft, om tot meer eenvormigere, leanere en klantgerichtere reglementen te komen;

Overwegende dat het voorstel drie onderdelen bevat: de erkenningsprocedure, het subsidiereglement verenigingen en de codex zalen- en materialengebruik;

Overwegende dat wordt voorgesteld om de erkenning van verenigingen los te koppelen van het lidmaatschap van een adviesraad;

Overwegende dat de gewijzigde erkenningsprocedure zal worden opgenomen in het ARAR;

Overwegende dat het gewijzigde ARAR voor advies zal worden voorgelegd aan de verschillende adviesraden;

Overwegende dat het college van burgemeester van schepenen bij aanvragen tot erkenning het reglement ARAR toepast en dat er bijgevolg geen afzonderlijke adviesvragen aan de adviesraden meer noodzakelijk zijn;

Overwegende dat dit een grote verkorting van de erkenningsprocedure tot gevolg heeft;

Overwegende dat wordt voorgesteld om bij de erkenningsprocedure de vereniging onmiddellijk te koppelen aan één van onderstaande klantentypes;

Overwegende dat het bepalen van het klantentype zou gebeuren op basis van onderstaande definities en parameters;

Overwegende dat onderafdelingen, die ontstaan zijn in de schoot van Aalterse verenigingen (bv. Okra Aalter-centrum / Okra Kaarters Aalter-centrum) niet meer afzonderlijk erkend worden; dat houdt in dat de onderafdelingen op naam van de hoofdvereniging wel gebruik kunnen maken van de gemeentelijke faciliteiten;

Overwegende dat door de erkenning de vereniging automatisch gebruik kan maken van de onrechtstreekse financiële voordelen, zoals zal bepaald worden in categorie A van het subsidiereglement;

Overwegende dat het onrechtstreeks financieel voordeel kan bestaan uit: voordelig tarief zalengebruik, incl. reeds betaalde kosten door het gemeentebestuur:  billijke vergoeding, verzekering gebruikers-aansprakelijkheid, gebruik water en elektriciteit, wifi, …., gebruik uitleendienst tegen voordeeltarieven, publicatie contactgegevens op gemeentelijke website, publicaties in “UiT in Aalter”, ….

Overwegende dat deze lijst van onrechtstreekse financiële voordelen nog verder wordt aangevuld in het uiteindelijke subsidiereglement;

Overwegende dat alle adviesraden wel in kennis worden gesteld van elke nieuwe erkenning;

Overwegende dat een erkenning en toekenning van een klantentype niet automatisch recht geven op een subsidie;

Overwegende dat aanvragen van het lidmaatschap adviesraad rechtstreeks wordt aangevraagd aan de adviesraad zelf;

Overwegende dat de adviesraden in hun huishoudelijk reglement zelf bepalen welke verenigingen zij al dan niet toelaten;

Overwegende dat de huishoudelijke reglementen adviesraden dienen goedgekeurd te worden door de gemeenteraad en dat het lokaal bestuur erop toeziet dat elke vereniging in principe lid kan worden van minstens één adviesraad;

Overwegende dat de erkenning zou gelden voor zes jaar; dat elke erkende vereniging tijdens het eerste kalenderjaar van de gemeentelijke legislatuur een aanvraag tot verlenging indient; dat erkenningen niet stilzwijgend kunnen verlengd worden; dat het lokaal bestuur te allen tijde aan elke vereniging kan vragen hun werking aan te tonen, zoals vermeld in het ARAR;

Overwegende dat de erkenningsaanvragen, ook de tussentijdse aanvragen, centraal zouden behandeld worden door de verenigingentoets, in overleg met de betrokken cel;

Overwegende dat erkende verenigingen subsidies kunnen aanvragen;

Overwegende dat dit voortaan zal gebeuren op basis van één subsidiereglement;

Overwegende dat er wordt afgestapt van een verdeling van de subsidiepot, die gebaseerd is op een puntensysteem;

Overwegende dat dit gegeven volgende voordelen zal bieden; dat er geen discussie meer zal zijn tot welke adviesraad men kan behoren; dat de vereniging perfect op voorhand weet hoeveel subsidie zij kan krijgen (transparanter); dat er minder fouten gebeuren bij de subsidieberekeningen; dat deze manier van werken minder discussie zal teweeg brengen; dat de werklast voor het berekenen van de subsidies aanzienlijk zal verminderen;

Overwegende dat binnen elke klantentype wordt gewerkt met verschillende categorieën;

Overwegende dat het beleid de categorieën bepaalt in functie van de beleidsvisie; dat het beleid door deze manier van werken éénmalige bijkomende categorieën kan definiëren om een bepaalde beleidsvisie te benadrukken;

Overwegende dat bij elke categorie parameters worden vastgelegd waaraan de vereniging dient te voldoen; dat de parameters dan worden vertaald in vaste bedragen;  dat de som van de bedragen in de verschillende categorieën het totaalbedrag van de subsidie bepaalt;

Overwegende dat er wordt voorgesteld om zoveel mogelijk eenvormige categorieën te creëren in de verschillende klantentypes, zoals bijvoorbeeld bij categorie B ‘actief ledenaantal, categorie C ‘de vereniging is een VZW’ en categorie D ‘vereniging is actief lid van een adviesraad’;

Overwegende dat onderafdelingen, die ontstaan zijn in de schoot van Aalterse verenigingen, niet meer in aanmerking komen voor het verkrijgen van afzonderlijke subsidies; activiteiten van onderafdelingen kunnen wel nog een rol spelen in het bepalen van het subsidiebedrag;

Overwegende dat wordt voorgesteld om wijk- en buurtcomités en verenigingen Oudstrijders te koppelen aan het klantentype C1/3/5 Culturele vereniging en dat zij geen beroep kunnen doen op de verschillende categorieën die het subsidiebedrag zullen bepalen, maar dat zij een vast subsidiebedrag zullen ontvangen;

Overwegende dat wordt voorgesteld om oudercomités te koppelen aan het klantentype C1/3/8 Welzijnsvereniging en dat zij geen beroep kunnen doen op de verschillende categorieën die het subsidiebedrag zullen bepalen, maar dat zij een vast subsidiebedrag zullen ontvangen;

Overwegende dat wordt voorgesteld om een maximumbedrag per klantentype te bepalen om buitensporige subsidiebedragen te vermijden;

Overwegende dat het nieuw subsidiereglement van kracht zou gaan vanaf 1 september 2021; dat de berekening zal gebeuren op basis van een werkingsjaar dat start op 1 september tot 1 september jaar +1;

Overwegende dat dit concreet betekent dat de subsidies 2022 zullen worden berekend op het werkingsjaar dat start vanaf 1 september 2021 tot 1 september 2022; dat de uitbetaling is voorzien in het najaar 2022;

Overwegende dat dit eveneens betekent dat de subsidies 2021 zullen worden berekend op basis van de bestaande afzonderlijke reglementen; dat de uitbetaling is voorzien in het najaar 2021;

Overwegende dat 'het erkend zijn' en 'minstens één jaar werking' kunnen aantonen de basisvoorwaarden zijn om subsidies te kunnen aanvragen;

Overwegende dat onderzocht wordt of het reglement voor ontwikkelingssamenwerking en het reglement kampvervoer kunnen opgenomen worden in dit subsidiereglement;

Overwegende dat wordt voorgesteld om de subsidiereglementen projectsubsidies en individuele kadervorming jeugdwerkinitiatieven niet op te nemen in dit reglement;

Overwegende dat de verantwoordelijken van de klantentypes de opdracht hebben gekregen om tegen half januari 2021 een simulatie te maken op basis van het bovenvermeld voorstel subsidiereglement en het resultaat te plaatsen ten aanzien van de verkregen subsidies in 2019; dat het de doelstelling blijft van het beleid dat ongeveer 90% van alle verenigingen een gelijkaardig subsidiebedrag krijgen ten aanzien van 2019;

Overwegende dat het eveneens de doelstelling is om de codex zalen- materialengebruik, zoals voorgesteld aan het college op 8 juni 2020, te evalueren en bij te sturen waar nodig;

Overwegende dat er wordt voorgesteld de definitie van het Klantentype 'C1/2 Ondernemer Aalter' als volgt aan te vullen: 'Een VZW wordt beschouwd als een niet-erkende vereniging (klantentype C1/5 Niet-erkende vereniging Aalter). Een VZW kan zich eveneens laten erkennen als vereniging.';

Overwegende dat wordt voorgesteld om de ontwerpen van de nieuwe reglementen, meer bepaald het ARAR, een éénvormig subsidiereglement met simulaties en de codex zalen- materialengebruik ter goedkeuring voor te leggen aan het college van burgemeester en schepenen vóór 1 februari 2021;

Overwegende dat wordt voorgesteld om vanaf 1 februari 2021 de adviesvragen, met betrekking tot bovenvermelde drie reglementen, te starten aan de verschillende adviesraden, om daarna de uiteindelijke reglementen voor te leggen aan de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn en raad van bestuur AGB in de periode van april – mei 2021;

Overwegende dat wordt voorgesteld om vanaf mei – juni 2021 te starten met de nieuwe erkenningsprocedure, maximaal gedigitaliseerd binnen de mogelijkheden; dat bij deze start ook de bekendmaking van de nieuwe reglementen dient te gebeuren; dat hiervoor door het projectteam nog een communicatieplan zal worden opgemaakt;