2020_BURG_00088 - Burgemeesterbeslissing betreffende de organisatie van de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst in het kader van de coronamaatregelen

Gelet op de nieuwe gemeentewet van 24 juni 1988 meer bepaald artikel 134 §1 betreffende de bevoegdheid van de burgemeester om in uitzonderlijke gevallen politieverordeningen uit te vaardigen meer bepaald “In geval van oproer, kwaadwillige samenscholing, ernstige stoornis van de openbare rust of andere onvoorziene gebeurtenissen, waarbij het geringste uitstel gevaar of schade zou kunnen opleveren voor de inwoners, kan de burgemeester politieverordeningen maken, onder verplichting om daarvan onverwijld aan de gemeenteraad kennis te geven, met opgave van de redenen waarom hij heeft gemeend zich niet tot de raad te moeten wenden. Die verordeningen vervallen dadelijk, indien zij door de raad in de eerstvolgende vergadering niet worden bekrachtigd.”

Gelet op de nieuwe gemeentewet van 24 juni 1988 meer bepaald artikel 135 §2 betreffende de bevoegdheid van de burgemeester tot het nemen van passende maatregelen wanneer de openbare gezondheid bedreigd wordt;

Gelet op het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende federale maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken; 

Gelet op het ministerieel besluit van 3 april 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID - 19 te beperken; 

Gelet op het ministerieel besluit van 17 april 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 30 april 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 8 mei  2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 15 mei  2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 20 mei  2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 30 mei 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 5 juni 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende de dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 30 juni 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 10 juli 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 30 juni 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID−19 te beperken;

Gelet op de adviezen van het Agentschap Binnenlands Bestuur van 25 maart 2020 met betrekking tot de organisatie van de zittingen van de bestuursorganen ten gevolge van de maatregelen tegen het coronavirus COVID-19;

Gelet op de adviezen van het Agentschap Binnenlands Bestuur van 25 juni 2020 met betrekking tot de organisatie van de zittingen van de bestuursorganen ten gevolge van de maatregelen tegen het coronavirus COVID-19;

Gelet op de beslissing van de Nationale Veiligheidsraad van 27 maart 2020 om de maatregelen met betrekking tot de beperking van de verspreiding van het coronavirus COVID-19 minstens te verlengen tot en met 19 april 2020;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur, artikel 109 tot en met 113 met betrekking tot de werking en de bevoegdheden van het bjizonder comité voor de sociale dienst; 

Gelet op het huishoudelijk reglement van het bijzonder comité voor de sociale dienst zoals goedgekeurd op 16 januari 2019;

Gelet op de burgemeesterbeslissing van 30 maart 2020 betreffende het digitaal vergaderen van het bijzonder comité voor de sociale dienst in het kader van de coronamaatregelen;

Overwegende dat het Agentschap Binnenlands Bestuur aangeeft dat het mogelijk is om fysiek te vergaderen mits inachtneming van de richtlijnen inzake hygiëne en social distancing; dat volgende specifieke richtlijnen worden meegegeven voor de vergaderingen van het bijzonder comité van de sociale dienst: 

Omwille van de bescherming van de vertrouwelijke gegevens die inherent zijn aan de dossiers die op de agenda van het BCSD staan, dringt een specifieke regeling zich op voor vergaderingen van dit orgaan in de gegeven uitzonderlijke omstandigheden van de maatregelen tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19.

Optie 1: fysiek vergaderen

Als de richtlijnen inzake hygiëne en social distancing kunnen gewaarborgd worden, kan het BCSD nog fysiek vergaderen. Het hoorrecht van de cliënt kan in die situatie ook georganiseerd worden met inachtneming van dezelfde richtlijnen.

Optie 2: virtueel vergaderen

Kan fysiek vergaderen niet in deze omstandigheden, dan kan het BCSD virtueel vergaderen via videoconferentie of een veilige digitale toepassing. Vergaderen via e-mail is omwille van de vertrouwelijkheid van de gegevens niet mogelijk voor het BCSD.

Voor de op de agenda ingeschreven zaken worden voor elk agendapunt de sociale verslagen vanaf de verzending van de oproeping ter beschikking gehouden van de voorzitter en de leden van het BCSD. Zij kunnen de dossiers raadplegen op het OCMW mits inachtneming van de richtlijnen inzake hygiëne en social distancing of via een veilig digitaal systeem (bijvoorbeeld het beveiligd intranet). Bij systemen voor het houden van een videoconferentie moet aan de cliënt de mogelijkheid worden geboden om online (bijvoorbeeld in de lokalen van het OCMW) gehoord te worden. Een andere mogelijkheid bestaat erin dat de cliënt vooraf de mogelijkheid krijgt om bijvoorbeeld telefonisch aan de voorzitter (samen met de persoon die de vergaderingen van het BCSD opvolgt) verhaal te doen, waarvan dan relaas wordt gedaan aan de leden van het BCSD. Dit wordt dan genotuleerd in het sociaal dossier.

Indien het OCMW over een veilig digitaal systeem beschikt dat alle documenten op een veilige manier ter beschikking stelt van de leden van het BCSD, is het in bepaalde gevallen mogelijk om via dit systeem te vergaderen. Dit is het geval wanneer de digitale toepassing toelaat opmerkingen en vragen te noteren en te beantwoorden. In het systeem kan de voorzitter van het BCSD op schriftelijke wijze verslag doen van het verhaal van de cliënt. Via die digitale toepassing kan dan ook worden gestemd. 

Geen fysieke of digitale zittingen mogelijk

Als fysiek bijeenkomen niet mogelijk is met inachtneming van de richtlijnen van hygiëne en social distancing en als het BCSD niet de mogelijkheden bezit om in de gegeven omstandigheden via videoconferentie of via het digitaal systeem te vergaderen, dan is het aangewezen dat de burgemeester op grond van artikel 134, §1 en artikel 135, §2 van de Nieuwe Gemeentewet een gemotiveerd besluit neemt dat er geen zittingen van het BCSD kunnen plaatsvinden (hieronder verstaan geen fysieke, noch digitale zittingen).

In dat geval beslist de voorzitter van het BCSD conform artikel 114 over dringende hulpverlening, binnen de perken van het huishoudelijk reglement. Desgevallend kan het BCSD voorafgaandelijk aan het burgemeestersbesluit het kader voor dringende steun zoals uitgewerkt in het huishoudelijk reglement aanpassen zonder evenwel afbreuk te doen aan het bepaalde in artikel 114.  Hiertoe kan het BCSD fysiek bijeenkomen – indien mogelijk – of virtueel of zelfs per email aangezien er voor dit (enig) agendapunt geen vertrouwelijke gegevens zijn die moeten beschermd worden. Het BCSD kan na de federale fase van het crisisbeheer het huishoudelijk reglement opnieuw aanpassen naar de situatie van voor de aanpassingen.

De beslissingen die de voorzitter van het BCSD met toepassing van artikel 114 van het DLB neemt worden ter bekrachtiging voorgelegd op de eerstvolgende vergadering van het BCSD.

Overwegende dat de infrastructuur van het lokaal bestuur de richtlijnen inzake hygiëne en social distancing kan waarborgen; dat indien geen fysieke vergaderingen mogelijk zijn, volgende regeling gehanteerd wordt:  

• de voorbereiding voor de zitting van het bijzonder comité voor de sociale dienst wordt conform het huishoudelijk reglement digitaal en beveiligd ter beschikking gesteld van de leden 
• cliënten krijgen vooraf de mogelijkheid om telefonisch toelichting te geven aan de voorzitter, een verslag van deze toelichting wordt opgenomen in het sociaal dossier 
• na het versturen van de agenda met de voorstellen van beslissing, kunnen de leden een stem uitbrengen waarbij ze ofwel het punt goedkeuren ofwel aanduiden om het punt te bespreken en commentaar kunnen invoeren
• op een vooraf vastgesteld tijdstip wordt het invoeren van de stemmingen  en commentaren afgesloten
• de voorzitter gaat na of op basis van de ingevoerde commentaren, een aanpassing dient aangebracht te worden aan het voorstel van beslissing
• er wordt een tweede stemronde geopend waarbij de leden kunnen stemmen op de beslissingen die werden aangepast en de beslissingen die werden toegevoegd aan de agenda
• de tweede stemronde wordt afgesloten op een vooraf vastgesteld tijdstip 
• de besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen
• bij staking van stemmen is het voorstel verworpen
• alle leden die zich niet afwezig hebben gemeld voor de behandeling van de agendapunten en die hebben deelgenomen aan de digitale stemming, worden als aanwezig beschouwd voor de digitale vergadering en ontvangen een presentiegeld