2020_GR_00123 - Organisatiebeheersing Lokaal bestuur Aalter. Rapportering 2019. Vaststelling.

Gelet op artikel 217 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 houdende de omschrijving van het begrip 'organisatiebeheersing' als het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:

1. de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2. wetgeving en procedures naleeft;
3. over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4. op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5. de activa beschermt en fraude voorkomt;

Gelet op artikel 218 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stellende dat het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn;

Gelet op artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stellende dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stellende dat de algemeen directeur  jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad prefusiebestuur Aalter van 3 juni 2019, de beslissing van de OCMW-raad prefusiebestuur Aalter van 3 juni 2019 en de beslissing van de raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Aalter van 3 juni 2019 betreffende het goedkeuren van het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 18 mei 2020 betreffende het voorstel tot rapportering organisatiebeheersing 2019 lokaal bestuur Aalter;

Overwegende dat het prefusiebestuur Aalter sinds het jaar 2000 het ISO-kwaliteitssysteem hanteert en dat de vereisten van het decreet lokaal bestuur inzake organisatiebeheersing volledig werden geïntegreerd in het ISO kwaliteitsmanagementsysteem;

Overwegende dat in 2014 het agentschap Audit Vlaanderen werd opgericht met de opdracht de organisatiebeheersing van de Vlaamse administratie en van de lokale besturen te evalueren en aanbevelingen hierover te formuleren om zo een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een effectieve, integere, kwaliteitsvolle en efficiënte organisatie; dat zij dus instaan voor externe audits bij de lokale besturen;

Overwegende dat Audit Vlaanderen een leidraad voor organisatiebeheersing creëerde, die een kader biedt voor een degelijke organisatiebeheersing; door een zelfevaluatie uit te voeren op basis van deze leidraad kunnen lokale besturen zelf onderzoeken waar ze staan op het vlak van organisatiebeheersing;

Overwegende dat Aalter deze leidraad, onmiddellijk heeft geïmplementeerd in de opbouw van het meerjarenplan onder de strategische doelstelling SD-08 “Aalter wil de gemeentelijke dienstverlening verder innoveren - de klant blijft centraal” met volgende operationele doelstellingen:

1. Doelstellingen, proces- en risicomanagement (DPR)

2. Belanghebbendenmanagement (BHM)

3. Monitoring (MON)

4. Organisatiestructuur (ORG)

5. Personeelsbeleid (HRM)

6. Organisatiecultuur (CUL)

7. Informatie en communicatie (ICO)

8. Financieel management (FIM)

9. Facilitaire middelen (FAM)

10. Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Overwegende dat de actieplannen/acties/indicatoren onder SD8 de mogelijke gedefinieerde risico’s in deze leidraad  afdekken en indien nodig bijsturing mogelijk maken;

Overwegende dat het managementteam deze data ook gebruikt  voor de coördinatie van de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -evaluatie; eveneens voor de  bewaking eenheid van werking, kwaliteit en werking alsook de interne communicatie, conform de verplichtingen artikel 179 tot en met 181 decreet lokaal bestuur;

Overwegende dat elke cel hun eigen data gebruikt  om binnen hun cel bij te sturen, indien noodzakelijk;

Overwegende dat het kwaliteitsmanagementsysteem en het organisatiebeheersingssysteem worden beschreven in het kwaliteitshandboek;

Overwegende dat het kwaliteitshandboek alle activiteiten bestrijkt van het lokaal bestuur van Aalter. Onder lokaal bestuur wordt verstaan: het gemeentebestuur Aalter, het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn Aalter en het Autonoom Gemeentebedrijf Aalter (AGB). Dit document is gebaseerd op en dient als toepassing van de ISO 9001 standaard. Dit handboek, samen met de processen en instructies die erin vermeld worden en verder uitgewerkt in de brochures per cel, geeft de nodige richtlijnen om volledige conformiteit met deze Internationale Standaard te bereiken en te behouden;

Overwegende dat het ISO 9001-certificaat van het lokaal bestuur van toepassing is voor alle clusters, zoals vermeld in het organogram van het lokaal bestuur, met hun geheel aan activiteiten, die het voorwerp uitmaken van de certificatie volgens de internationale kwaliteitsnorm ISO 9001:2015 en de dienstverlening van het Autonoom Gemeentebedrijf. Deze opdrachten worden uitgevoerd door personeel aangesteld door het gemeentebestuur of het bestuur Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn, met uitzondering van de procedureactiviteit 8.3. "Ontwerp en ontwikkeling" aangezien het lokaal bestuur vaak afhankelijk is van de wettelijke bepalingen van andere overheden;

Overwegende dat de organisatiebeheersing onder meer bestaat uit vastgestelde procedures, onderliggende processen en instructies;

Overwegende dat een procedure verduidelijkt en documenteert hoe het lokaal bestuur zijn activiteiten organiseert, voorbereidt en uitvoert; dat deze procedures ervoor moeten zorgen dat het lokaal bestuur functioneert zoals het zou moeten functioneren;

Overwegende dat de procedures zijn uitgeschreven in het kwaliteitshandboek ISO 9001:2015;

Overwegende dat deze procedures worden ondersteund door processen; dat een proces bestaat uit een opeenvolging van activiteiten om welbepaalde operationele doelstellingen te bereiken;

Overwegende dat het klachtenbehandelingssysteem uitgeschreven is in het proces 'klachtenbehandeling' en bijgevolg integraal deel uitmaakt van het organisatiebeheersingssysteem;

Overwegende dat de processen beheerd worden door middel van een daartoe ontworpen softwarepakket (Protos-BPMone); een softwarepakket dat bijgevolg alle gestandaardiseerde procesbeschrijvingen bevat; dat het personeel, door middel van CRM, te allen tijde deze processen kan raadplegen;

Overwegende dat de processen worden ondersteund door gestandaardiseerde invuldocumenten of DS-formulieren en instructies voor de niet pc-gebruikers;

Overwegende dat deze DS-formulieren specifieke (invul)documenten zijn die door de cel zelf worden ontworpen; dat deze documenten worden voorzien van een voetnoot die het documentnummer, de versie, de datum van deze versie en de naam van de cel bevat;

Overwegende dat de cel Kwaliteit en ICT een register bijhoudt met het documentnummer, de naam van het document, de versie en de datum van opmaak of laatste aanpassing en de beheerder van het document;

Overwegende dat het personeelslid de DS-formulieren, nodig voor de uitvoering van zijn proces ter realisatie van het product, onmiddellijk terugvindt in het softwarepakket Protos-BPMone of CRM;

Overwegende dat verschillende processen over meetpunten beschikken;

Overwegende dat acties, komende uit de doelstellingen geformuleerd door het beleid, worden opgevolgd in het softwarepakket foxbeleid;

Overwegende dat bij het begin van elk werkjaar een brochure per cel wordt opgemaakt met volgende inhoud:

• WERKEN BIJ HET GEMEENTEBESTUUR

  • Wat is onze opdracht? Wat is de missie van onze cel?

  • Wat wil onze organisatie bereiken? Wat is de visie van onze cel?

  • Team en huisvesting

  • Interne communicatie

  • Externe communicatie

  • Welke informatietechnologieën gebruikt onze cel?

  • Welke wetgeving en technieken worden toegepast in onze cel?

  • In mijn cel worden de rollen als volgt verdeeld

  • Welke algemene vormingen worden aangeboden?

  • Wat zijn onze kernwaarden?

  • Evaluatieprocedure

  • Welke afspraken maken we bij het begin van het jaar?

  • Verlofkalender

• ORGANISATIEBEHEERSING

  • Wij werken kwaliteitsvol.

  • Wij werken veilig.

  • Wij werken veilig – informatieveiligheid.

  • De productencatalogus.

  • Voor welke producten zijn wij eindverantwoordelijk?

  • Algemene producten.

  • Welke processen past onze cel toe? Van welke processen zijn we eigenaar?

  • Onze cel is eigenaar van volgende documenten.

• DE BELEIDS- EN BEHEERSCYCLUS (BBC)

  • Cyclus

  • Beleidsverantwoordelijkheid: politieke aansturing en aanspreekpunt

  • Beleidsbepaling

    • Welke zijn de strategische keuzes (LT) en operationele doelstellingen (KT) van het bestuur?

  • Beleidsuitvoering

    • Jaarplanning cel

    • De cel volgt volgende samenwerkingsverbanden op

  • Beleidsevaluatie, terugkoppeling en bijsturing

    • Wat zijn de kritische succesfactoren voor de cel?

    • Wat meten we?

    • Wanneer rapporteren we aan wie?

    • Wat wordt gerapporteerd?

• Verklarende woordenlijst

Overwegende dat in elke brochure per cel het luik “beleidsevaluatie en terugkoppeling” in detail weergeeft welke indicatoren in doelstellingen / acties en welke meetpunten in processen voor de cel van toepassing zijn;

Overwegende dat elke cel maandelijks rapporteert aan het aansturend lid van het college en aan het managementteam;

Overwegende dat elk aansturend lid van het college maandelijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen;

Overwegende dat beide entiteiten op deze manier kunnen bijsturen waar nodig;

Overwegende dat de eindresultaten van de organisatie op jaarbasis zijn weergeven in de doelstellingenrealisatienota's per thema zoals opgenomen in het meerjarenplan onder SD-08 Aalter wil de gemeentelijke dienstverlening verder innoveren – de klant blijft centraal;

Overwegende dat de eindresultaten van elke cel van het lokaal bestuur Aalter  worden verduidelijkt in het beheersrapport jaarverslag 2019 ingedeeld  in vijf categorieën: Klanten, Strategie, Financiën, Interne werking & organisatiebeheersing en Innovatie & Toonaangevendheid;