2020_GR_00094 - Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek. Wijzigingen en addendum. Goedkeuring.

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 9 september 2019 betreffende de goedkeuring van de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek;

Gelet op de brief van Cultuurconnect van 27 maart 2020 betreffende Aanpassingen overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek;

Gelet op de collegebeslissing van 27 april 2020 betreffende de principiële goedkeuring van de wijzigingen aan en het addendum bij Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek;

Overwegende dat Cultuurconnect vzw, volgens de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (General Dataproctection Regulation of GDPR) een privacyverklaring heeft opgemaakt betreffende de bescherming van de persoonsgegevens, zoals die zijn opgenomen in en gebruikt worden door het Bibliotheeksysteem (WISE);

Overwegende dat wordt gevraagd een aantal aanpassingen aan de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek goed te keuren aan de Basisovereenkomst:

Wijziging (onderlijnd) van Art. 3, §3

In geval de schade ontstaan is door een fout of nalatigheid die toerekenbaar is aan Cultuurconnect of zijn aangestelden, dan zal in eerste instantie de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Cultuurconnect worden aangesproken. In het geval en in de mate dat er geen dekking zou zijn onder deze verzekering zal de aansprakelijkheid van Cultuurconnect  voor de resterende schade beperkt zijn tot een totaalbedrag gelijk aan 50% van de totale omzet (exclusief BTW) door Cultuurconnect onder deze overeenkomst bereikt in de periode die loopt van de effectieve aanvangsdatum tot de dag waarop het schadeverwekkend feit dat aanleiding gaf tot de aansprakelijkheid plaatsvond. Deze beperkingen gelden niet voor schade die voortvloeit uit een opzettelijke fout of bedrog, of uit een schending van de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, toerekenbaar aan Cultuurconnect.

aan Bijlage 1 Datagebruikersovereenkomst

Integrale vervanging van Deel 1, 4.5 door onderstaande tekst

Cultuurconnect heeft een machtiging verkregen tot gebruik van het Rijksregisternummer van bibliotheekleden. Cultuurconnect moet een lijst bijhouden van bibliotheken die conform deze machtiging het Rijksregisternummer zullen gebruiken en dient de geactualiseerde lijst minimaal 1 keer per semester ter beschikking te stellen aan de Dienst Toegang Rijksregister. Bibliotheken moeten niet zelf een individuele aanvraag tot gebruik van het Rijksregisternummer indienen.

Het innovatief project dat een functie beoogt te voorzien om persoonsgegevens in het systeem te updaten aan de hand van het Rijksregister (zie art. 8, §4, a van de Overeenkomst) zal pas uitgevoerd worden in de mate dat een machtiging tot toegang tot bepaalde gegevens van het Rijksregister bekomen is die toelaat de voorgenomen functie te voorzien. Indien die machtiging bekomen wordt, en het innovatief project bedoeld in art. 8, §4, a van de Overeenkomst dus uitvoering kan vinden, staat Cultuurconnect in voor de technische koppeling tussen het bibliotheeksysteem en het RR/de KSZ in functie van het correct en up to date houden van gegevens van de eindgebruiker. Cultuurconnect zal hierbij afdoende technische maatregelen nemen om te verhinderen dat toegang mogelijk wordt tot andere persoonsgegevens dan diegene waarvoor de machtiging geldt. Voor deze koppeling zal desgevallend een beroep worden gedaan op Dienstenintegrator Agentschap Informatie Vlaanderen (MAGDA).

Toevoeging (onderlijnd) in Deel 1, 5.2, al. 4, 2e bullet

Versturen van communicatie en direct marketing aan eindgebruikers in verband met producten en diensten die via de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek beschikbaar zijn voor de betreffende eindgebruikers, behoort tot de redelijke verwachtingen van eindgebruikers van bibliotheekproducten en -diensten. Bij de creatie van een Mijn Bibliotheek account kunnen eindgebruikers meteen hun keuze om dergelijke communicatie al dan niet te ontvangen ingeven, en deze keuze kan ook steeds worden aangepast in het Menu Profiel op de Bibliotheekwebsite. Verder neemt Cultuurconnect aanvullende maatregelen om eindgebruikers hierover, en over hun recht hiertegen bezwaar te maken, te informeren (onder meer via een privacyverklaring), en wordt in elke communicatie een effectieve opt-out mogelijkheid voorzien, wat leidt tot verwijdering uit de lijst op basis waarvan de communicatie verstuurd wordt (artikel XII.13 van het Wetboek Economisch Recht).

Overwegende dat wordt gevraagd om de privacyverklaring betreffende het bibliotheeksysteem bekend te maken bij het lenerspubliek;

Overwegende dat aan deze laatste vraag kan worden voldaan door:

• de privacyverklaring op te nemen op de gemeentelijke website via een link naar https://bibliotheek.be/privacyverklaring-bibliotheeksysteem
• de privacyverklaring op te nemen op de bibliotheekwebsite via een link naar https://bibliotheek.be/privacyverklaring-bibliotheeksysteem
• de privacyverklaring, net als het Huishoudelijk reglement op het gebruik van de bibliotheek, in afgeprinte vorm aan elke bibliotheekbalie ter beschikking te houden voor de geïnteresseerde lener;

Overwegende het positieve advies van de heer Jan van Vooren, functionaris voor gegevensbescherming;