2020_CBS_00101 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring van verrekening 1 aan de opdracht 'Generieke componenten voor Vlaamse Gemeenten'

Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, artikel 26 §2 3° (wegens de aard van de te verlenen diensten kunnen de specificaties voor de opdracht niet voldoende nauwkeurig worden vastgesteld om de opdracht volgens openbare of niet-openbare procedures te kunnen plaatsen) en artikel 26 §1 2° a;

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;

Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, artikel 37;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op de collegebeslissing  van 20 februari 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de selectievereisten, de raming en de gunningswijze van deze opdracht; dat het gemeentebestuur Aalter werd gemandateerd om de procedure (gezamenlijk aankoop) te voeren en bij gunning zou optreden in naam van alle bij V-ICT-OR vzw aangesloten leden van de opdracht, mits machtiging van het deelnemende bestuur; dat in geval van een juridisch geschil omtrent deze overheidsopdracht, elk deelnemend bestuur mee verantwoordelijk is voor alle mogelijke kosten in verhouding tot zijn aandeel in de opdracht; de selectievereisten (selectiebestek) en bestek met nr. 2017/001 (Aalter: 281.03-17d0010) voor de opdracht Generieke componenten, zoals opgesteld door V-ICT-OR vzw, Mosten 13, 9160 Lokeren goed te keuren;

Gelet op de collegebeslissing van het prefusiebestuur Aalter van 20 november 2017 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse Gemeenten (percelen 18, 19, 21, 25, 26, 27, 28, 30, 32, 37 en 38) aan Apogado, Nattehofstraat 33B, 2800 Mechelen;

Gelet op de collegebeslissing van 4 november 2019 betreffende de goedkeuring van verrekening 1 aan de opdracht 'Generieke componenten voor Vlaamse Gemeenten';

Overwegende dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2017/001 (Aalter: 281.03-17d0010);

Overwegende dat tijdens de uitvoering van de opdracht bleek dat het noodzakelijk was om volgende wijzigingen aan te brengen:

Overwegende dat de leidend ambtenaar, de heer Johan van der Waal van V-ICT-OR vzw, gunstig advies verleende:

De gezamenlijke 13 leden van het consortium hebben ingestemd met een meerwerk opdracht van Apogado / C-Clear partners. Op 20 november 2017 werden de percelen 18,19,21,25,26,27,28,30,32,37 en 38 gegund aan Apogado / C-Clear partners. Bij de verdere uitwerking van het project is gebleken dat de specificaties voor agendabeheer niet volledig pasten in de generieke bouwstenen waartoe opdracht is gegeven. Het detail van een vergaderapp ontbrak, terwijl dit essentieel is om het vergadergedeelte kwalitatief goed te laten functioneren. In de vergadering van 24 juni 2019 zijn de besturen akkoord gegaan met een meerwerk van 4.615, euro per bestuur. Aan de gemeente Aalter wordt verzocht dit meerwerk aan de firma C-Clear partners te bevestigen, zodat dit mee kan in de facturatie per bestuur. Onderstaand de specificatie van het op te leveren meerwerk: 

In de voortgang van het traject is momenteel 40% van de gereed zijnde componenten gefactureerd door zowel Tobania als Apgado/C-Clear. Naar verwachting zal in september door beide partijen de tweede schijf van 40% van de gereed zijnde componenten worden gefactureerd én 40% eerste schijf van de momenteel ontwikkelde componenten. De laatste schijf van 20% wordt voor eind 2019 verwacht.

Overwegende dat de gemeenten Duffel en Sint-Martens-Latem in het consortium zijn toegetreden; dat bij het toetreden van extra gemeenten een bedrag terugvloeit richting de reeds deelnemende gemeenten; dat voor deze 2 gemeenten tezamen een bedrag van 12.508 euro (6.708 + 5.800 respectievelijk) terug komt naar gemeente Aalter; dat binnenkort ook gemeente Putte zal toetreden, met het respectievelijke bedrag van 5.087 euro; dat de extra uitgave voor deze gunning ruimschoots vergoed wordt door deze terugvloeiende bedragen;

Overwegende dat er in de stuurgroep van het consortium beslissingen moeten genomen worden betreffende bijkomende ontwikkelingen op LB365; dat aan deze beslissingen een uitgave zal verbonden zijn; dat in de meerjarenplanning een budget wordt voorzien voor bijkomende ontwikkelingen; dat gemeente Aalter als gunnende gemeente in het consortium 2 vertegenwoordigers heeft in de stuurgroep, zijnde de heer Didier Van den Meersschaut (ICT) en mevrouw Nancy Nimmegeers (Kwaliteit);

Overwegende dat wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, deze verrekening te gunnen aan Apogado, Nattehofstraat 33B, 2800 Mechelen tegen de totaalprijs van 72.600,00 euro incl. 21% btw, hetzij een extra uitgave van 5.584,64 euro incl. 21% btw (gedeelte gemeente Aalter);

Overwegende dat de prijszetting opgenomen in de collegebeslissing van 4 november 2019 verkeerdelijk als incl. btw werd beschouwd; dat 60.000,00 euro incl. btw 72.600,00 euro incl. 21% btw moet zijn; dat de extra uitgave van 4.615, euro incl. btw 5.584,64 euro incl. 21% btw (gedeelte Aalter) moet zijn;