2020_CBS_00083 - Collegebeslissing betreffende de optimalisatie van linux servers Cipal-Schaubroeck naar aanleiding van de fusie Aalter-Knesselare

Gelet op het decreet van 4 mei 2018 betreffende de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare en tot wijziging van de bijlage bij het decreet van 5 juli 2002 tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds en de bijlage bij het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van prefusiebestuur Aalter van 23 mei 2017 betreffende de goedkeuring van de principiële beslissing tot de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van prefusiebestuur Knesselare van 23 mei 2017 betreffende de goedkeuring van de principiële beslissing tot de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van prefusiebestuur Aalter van 11 oktober 2017 om zijn definitieve goedkeuring te hechten aan het gezamenlijk voorstel tot vrijwillige samenvoeging van Aalter en Knesselare;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van prefusiebestuur Knesselare van 11 oktober 2017 om zijn definitieve goedkeuring te hechten aan het gezamenlijk voorstel tot vrijwillige samenvoeging van Aalter en Knesselare;

Gelet op het verslag van de Stuurgroep fusie Aalter-Knesselare van 27 november 2017; 

Gelet op de nota ICT voorgesteld op de Ambtelijke Coördinatiewerkgroep op 19 maart 2018;

Gelet op de actie SG 420 goedgekeurd door de Stuurgroep Fusie Aalter-Knesselare op 4 mei 2018 met betrekking tot proces 10. ICT Informatie en communicatietechnologie (123) (ICT):
Op basis van de inventaris van de softwarepakketten volgende voorstellen goed te keuren:
§ De bestaande contracten gaan over naar de nieuwe organisatie vanaf 01/01/2019. Aan de leverancier zal een brief gestuurd worden om hem in kennis te stellen dat de gemeenten Aalter en Knesselare fusioneren vanaf 01/01/2019 en dat de nieuwe gemeente de rechten en plichten overneemt.
§ Er wordt gevraagd aan de leverancier om de contracten van beide gemeenten te integreren.
§ Aan de leverancier wordt gevraagd om de nodige stappen te ondernemen voor een geïntegreerde werking vanaf 01/01/2019 en hiertoe aan de besturen kenbaar te maken welke stappen dienen ondernomen te worden (inclusief de eventuele kosten die hiermee gepaard gaan);

Overwegende dat bij uitvoering van actie SG 420, gezien de korte termijn, gekozen is om meerdere linux servers te behouden; dat hierbij archief Aalter en archief Knesselare op aparte servers staan; dat het behouden van meerdere servers een impact heeft op het aantal licenties en andere kosten; dat er momenteel nog 4 linux servers in gebruik zijn, waarvan 2 voor prefusie Aalter en 2 voor prefusie Knesselare;

Overwegende dat eind 2019 beide serverparken fysiek verder geconsolideerd zijn; dat hierdoor de verdere optimalisatie van deze servers kan uitgevoerd worden;

Overwegende dat Cipal Schaubroeck in november 2019 een offerte heeft ingediend om de verschillende linux servers te consolideren naar 3 linux servers:

• 1 server voor de financiële toepassingen

• 1 archief (pre-fusie besturen)

• 1 server OCMW;

Overwegende dat de kost voor deze consolidatie een éénmalige kost is van 2.310 euro excl. btw; dat hierdoor de onderhoudskosten dalen van 1.558,59 euro excl btw per jaar naar 1.103,09 euro excl btw per jaar;

Overwegende dat hiervoor budget voorzien was op 2019/ACT-0652/0119-23/240100/GEMEENTE/CBS/IP-BO;